Met de razendsnelle ontwikkeling van kunstmatige intelligentie (AI) grijpen steeds meer HR-afdelingen naar AI-systemen voor recruitment, personeelsbeoordelingen en procesoptimalisatie. Maar niet alles wat technologisch mogelijk is, is ook toegestaan. De AI-verordening (AI-act), die sinds 1 augustus 2024 geldt, stelt strikte eisen aan het gebruik van AI binnen arbeidsrelaties. Werkgevers moeten zich hier goed op letten, want de gevolgen van kunnen groot zijn als zij de regels overtreden.

Werkgeversvereniging AWVN onderzocht de juridische en praktische implicaties van de AI-act en doet drie belangrijke aanbevelingen. Door nú actie te ondernemen, kunnen organisaties AI verantwoord inzetten, risico’s beheersen en voldoen aan de wetgeving.

Strengere regels voor AI in HR
De AI-act introduceert een risicogebaseerde aanpak voor AI-systemen en verdeelt deze in drie categorieën:

• Verboden AI-systemen (bijvoorbeeld systemen die burgers manipuleren of onderbewuste beïnvloeding toepassen).
• Hoog-risico AI-systemen (AI die invloed heeft op fundamentele rechten, zoals systemen voor personeelsselectie of prestatiebeoordelingen).
• Laag-risico AI-systemen (bijvoorbeeld AI-gebruik voor eenvoudige administratieve taken).

Belangrijk om te weten voor HR-professionals
Alle AI-systemen die worden ingezet binnen arbeidsrelaties, vallen automatisch onder de categorie ‘hoog risico’. Dit betekent dat er strenge regels gelden voor AI-toepassingen zoals:

• AI-gestuurde sollicitatie- en selectieprocedures
• Automatische beoordeling van prestaties of promoties
• AI-gebruik bij beslissingen over ontslag of contractverlenging

Werkgevers moeten aantonen dat hun AI-systemen transparant, controleerbaar en niet discriminerend zijn. Wie dit niet goed regelt, loopt het risico op juridische problemen en reputatieschade.

• Over het algemeen geldt hierbij ook de stelregel dat AI-systemen nooit zelfstandig beslissingen mogen nemen over mensen. Hierbij moet dus (op zijn minst) altijd betrokkenheid zijn van een ander mens.
• Een ander belangrijk aandachtspunt is dat je met de inzet van kunstmatige intelligentie een hoog risico loopt dat privacygevoelige gegevens onbedoeld 'weglekken' en in de (openbare) cloud van AI-programma's terechtkomen.

Drie actiepunten voor het werken met AI in HR
AWVN doet drie concrete aanbevelingen om HR-afdelingen en werkgevers klaar te maken voor de AI-act.

1. Zorg voor AI-geletterdheid in uw organisatie
Sinds 2 februari 2025 zijn organisaties verplicht om over AI-geletterdheid te beschikken. Dit houdt in dat medewerkers die werken met AI-systemen, deze moeten kunnen begrijpen, evalueren en verantwoord toepassen.

Een gebrek aan AI-geletterdheid brengt risico’s met zich mee. Medewerkers moeten bijvoorbeeld kunnen herkennen wanneer een AI-systeem verkeerde of discriminerende beslissingen neemt. Organisaties kunnen AI-trainingen intern of extern organiseren, afhankelijk van de complexiteit van de gebruikte systemen.

Een goede AI-training omvat:

• Basiskennis van AI en hoe de systemen in de organisatie worden ingezet.
• Bewustwording van ethische, juridische en privacy-risico’s.
• Praktische vaardigheden om AI-beslissingen te controleren en beoordelen.

Door medewerkers AI-geletterd te maken, kunnen werkgevers niet alleen voldoen aan de wet, maar ook zorgen dat AI eerlijk en effectief wordt ingezet. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft hier meer informatie over de noodzaak en toepassing van AI-geletterdheid. Daar vind je ook een meerjarig actieplan om de AI-geletterdheid te bevorderen en ontwikkelen.

2. Breng het gebruik van AI in kaart
De AI-act verplicht werkgevers om volledig inzicht te hebben in de AI-systemen die zij gebruiken. Dit betekent:

•  Inventariseren: Welke AI-toepassingen worden momenteel gebruikt binnen HR?
• Beoordelen: Vallen deze systemen onder de categorie ‘hoog risico’?
•  Impactanalyse: Wat zijn de juridische en ethische risico’s?

Werkgevers mogen AI niet zomaar implementeren zonder grondige risicoanalyse. Dit betekent dat:

• AI-systemen voor werving en selectie moeten worden getest op bias en discriminatie.
• AI-gestuurde prestatiebeoordelingen moeten transparant en controleerbaar zijn.
• Automatische besluitvorming over contracten of ontslag extra juridisch getoetst moet worden.

Het systematisch in kaart brengen van AI-gebruik voorkomt juridische verrassingen en helpt organisaties om compliant te blijven.

3. Voorkom dat u ongemerkt als ‘aanbieder’ wordt geclassificeerd
De AI-act maakt onderscheid tussen:

• Aanbieders: organisaties die AI-systemen ontwikkelen of aanpassen.
• Gebruikersverantwoordelijken: organisaties die AI-systemen toepassen binnen hun processen.

Een valkuil voor werkgevers is dat zij ongemerkt als ‘aanbieder’ worden geclassificeerd als zij substantiële wijzigingen aan een AI-systeem aanbrengen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een bedrijf een bestaand AI-systeem zelf herprogrammeert, uitbreidt of aanscherpt.

Waarom is dit belangrijk? Aanbieders van AI-systemen vallen onder veel strengere regelgeving dan gebruikers. Werkgevers kunnen hierdoor onbedoeld te maken krijgen met complexe compliance-eisen en extra juridische verplichtingen.

Om dit te voorkomen, is het cruciaal om:

• AI-systemen alleen te gebruiken zoals ze zijn ontworpen.
• Geen substantiële wijzigingen aan bestaande AI-systemen aan te brengen.
• Duidelijk te documenteren welke partij verantwoordelijk is voor AI-instellingen en -beslissingen.

Door rolvast te blijven, kunnen organisaties juridische risico’s beperken en voorkomen dat ze onbedoeld in een strenger compliance-regime terechtkomen.

Conclusie: Werkgevers moeten nú in actie komen
De AI-act is geen toekomstmuziek: organisaties moeten nu al kunnen aantonen dat ze AI op een verantwoorde manier inzetten. Werkgevers die hier niet aan voldoen, riskeren juridische problemen en reputatieschade.

Wat werkgevers nú dus moeten doen:

• AI-geletterdheid bevorderen bij HR-medewerkers en andere betrokkenen.
• Inventariseren welke AI-systemen in gebruik zijn en beoordelen of ze aan de AI-act voldoen.
• Voorkomen dat ze als AI-aanbieder worden geclassificeerd door systemen niet zelf aan te passen.

Door proactief te handelen, kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan de wet, maar ook AI op een eerlijke, transparante en effectieve manier inzetten binnen HR.

Actiepunt	Waarom het belangrijk is
Zorg voor AI-geletterdheid	Verplicht sinds 2 februari 2025, voorkomt fouten en juridische risico’s.
Breng AI-gebruik in kaart	Voorkomt dat verboden of hoog-risico systemen zonder toetsing worden gebruikt.
Voorkom dat u als aanbieder wordt gezien	Bespaart bedrijven extra juridische verplichtingen en compliance-eisen.

 

AI op het werk? Gebruik deze richtlijn voor Kunstmatige Intelligentie