Veel managers weten niet hoe ze met een disfunctionerende medewerker om moeten gaan. Ze durven vaak geen duidelijke kritiek te geven en zetten weinig of niets op papier. Door het gebrek aan een goed dossier, staat de werkgever bepaald niet sterk staat bij de rechter.

Dat blijkt uit een enquête en enkele interviews onder 120 HR-managers, leidinggevenden en directies. Zo’n 40 procent van de HR-managers  is ontevreden over de kwaliteit van de personeelsdossiers. Vooral bij ontslagzaken komt naar voren dat er onvoldoende aan dossieropbouw is gedaan, de leidinggevende tekort is geschoten, of een combinatie van beide.

De enquête is gehouden ter gelegenheid van de uitgave van de praktijkwijzer ‘Dossieropbouw en ontslag’, geschreven door arbeidsrechtjurist Margit Eijsenga. 
 
HR managers vinden dossieropbouw wél belangrijk
Alle ondervraagde HR-managers vinden het belangrijk dat personeelsdossiers goed worden bijgehouden. Vooral om medewerkers goed te kunnen begeleiden in hun loopbaan, maar zeker ook om sterk te staan bij een eventueel ontslag. Minder dan de helft van de ondervraagden zegt dat het bedrijf richtlijnen heeft voor de opbouw van personeelsdossiers. Slechts in een enkel geval heeft het management een training gevolgd.

Maar leidinggevenden zijn zich onvoldoende bewust van het belang van goede dossiers, klagen de HR-managers. Er zijn geen goede afspraken over dossieropbouw, en er wordt te weinig tijd voor vrijgemaakt. Bovendien vinden leidinggevenden het lastig om duidelijke kritiek te uiten tegen hun ondergeschikten.
 
Rammelende ontslagzaken met hoge ontslagvergoeding
Bijna alle ondervraagden hebben één of meer ontslagzaken meegemaakt waarbij het dossier een belangrijke rol speelde. 65 Procent was in die gevallen ontevreden over het dossier. En een grote meerderheid van de HR-managers is onzeker over de kwaliteit ervan zodra de kantonrechter bij de zaak wordt betrokken.
 
Dat is niet zo gek, want veel bedrijven beginnen pas op het laatste moment een dossier op te bouwen, wanneer ze afscheid van een medewerker willen nemen. Volgens Eijsenga blijkt dan vaak, als de zaak voor de rechter komt, dat de leidinggevende weinig heeft gedaan om de medewerker eerst tot beter functioneren te brengen. ‘Dan sta je als ondernemer niet sterk en loop je een grote kans dat je een hoge ontslagvergoeding moet betalen. Vooral voor mkb-bedrijven zijn die vergoedingen soms onoverkomelijk’.