Oliemaatschappij BP heeft onlangs zijn topman ontslagen omdat hij zijn liefdesrelaties op het werk verborgen hield voor de toezichthouders. Het Britse bedrijf gaat ook een stap verder, want alle werknemers moeten nu verplicht hun intieme relaties melden bij HR. Dan gaat het niet alleen om liefdesrelaties, maar bijvoorbeeld ook om familiebanden. Doen ze dat niet, dan kunnen zij ontslagen worden. Het is een opdracht die de nodige discretie vraagt van HR-adviseurs, die bovendien moeten opletten dat de privacyregels niet geschonden worden. Ook in Nederland zijn werkgevers beducht op intieme relaties op het werk, zeker nu ‘me-too’ nog steeds volop in de aandacht staat.

Het was al beleid bij BP dat medewerkers een relatie moesten melden als daarbij sprake kon zijn van een belangenconflict. Maar nu moeten alle intieme relaties op de werkvloer worden gemeld, ongeacht of er een belangenconflict is of niet.

Nieuwe gedragscode voor intieme relaties op het werk
De nieuwe beleidsregels zijn afgelopen week naar het personeel zijn gecommuniceerd, meldt persbureau Reuters. Daarin is vastgelegd dat medewerkers direct moeten melden met welke mensen op het werk ze een intieme relatie hebben.

Grenzen stellen in een gedragscode affectieve relaties

Naarmate de organisatie groter is, kunnen regels voor affectieve relaties duidelijkheid bieden over grenzen, maatregelen en dilemma’s. Bovendien kunt u aangeven wat de gevolgen zijn van het overtreden van de gedragscode. Uitgangspunt is dat affectieve relaties worden gemeld aan de werkgever, zodat deze eventueel maatregelen kan treffen. Van werkenden wordt verder verwacht dat zij zich houden aan de regels in de gedragscode.

DOE HET ZELF: Gedragscode affectieve relaties op het werk

Werknemers die zich niet houden aan de nieuwe beleidsregels, kunnen een sanctie krijgen, inclusief ontslag. Daarnaast moeten duizenden senior leiders alle intieme relaties met medewerkers of ingehuurde krachten melden over een periode van de afgelopen drie jaar. Het is duidelijk dat de werkgever hier een grotere verantwoordelijkheid legt bij managers die intieme relaties aangaan met medewerkers.

Niet alleen bij belangenconflict
BP is een beursgenoteerd bedrijf en heeft flink geleden onder de scheve schaats van hun voormalige topman. Sinds zijn vertrek zijn de aandelen BP met 11 procent in waarde gedaald. De bestuurders hebben dan ook 40 miljoen dollar van zijn vergoeding teruggevorderd, omdat de topman de bestuurders bewust had misleid door eerdere relaties niet te melden.

Inmiddels is een nieuwe CEO aangetreden die de teugels gaat aantrekken. Opvallend detail daarbij is wel, dat zijn partner ook bij BP werkt. Maar die relatie was al gemeld voordat de nieuwe topman Chief Financial Officer werd in 2020.

Tips voor HR-adviseurs over intieme relatie op het werk

Tip	Beschrijving
Beleid voor relaties op de werkvloer door HR	Stel duidelijke beleidsregels op voor het melden van intieme relaties binnen de organisatie.
Transparantie en communicatie	Zorg dat alle medewerkers goed geïnformeerd zijn over de beleidsregels en de consequenties van niet-naleving.
Verantwoordelijkheid bij senior management	Geef senior management een specifieke verantwoordelijkheid om hun relaties te melden en zorg dat er een cultuur van naleving is.
Conflicten van belangen vermijden	Vermijd situaties waarin medewerkers directe of indirecte controle hebben over personen met wie zij een intieme relatie hebben.
Disciplinair beleid	Ontwikkel een duidelijk en eerlijk disciplinair beleid voor het niet naleven van de meldingsvereisten.
Ondersteuning en vertrouwelijkheid	Bied vertrouwelijke ondersteuning aan medewerkers die vragen of zorgen hebben over hun verplichtingen onder het nieuwe beleid.
Regelmatige updates en trainingen	Voer regelmatig trainingen en updates uit over beleidsregels om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte blijven.

DOE HET ZELF: Gedragscode affectieve relaties op het werk