In Nederland zijn werknemers wettelijk beschermd, waardoor de werkgever niet zomaar personeel kan ontslaan. De ontslagregels worden strikt toegepast en als de werkgever fouten maakt, zullen die bij de kantonrechter of het UWV worden afgestraft. Belangrijkste opletpunt is, dat de werkgever een redelijke grond voor het ontslag heeft en die ook met bewijzen kan onderbouwen. Daarvoor moet u een compleet ontslagdossier opbouwen. Bijna net zo belangrijk is, dat de werknemer voorafgaand aan het ontslag nog een oprechte kans krijgt om zich te verbeteren, eventueel in een andere functie.

Door: Hans de Zwager, MSc, BEd – Redactie Personeelsnet

Voordat de werkgever een werknemer kan ontslaan, is het noodzakelijk dat er een zorgvuldig dossier aanwezig is. Bijvoorbeeld over het (dis-)functioneren van de werknemer of over de financiële situatie van de onderneming (bij ontslag wegens economische redenen).

Voorbereiding van het ontslagdossier
Een ontslag is zelden alleen een zakelijke afweging. Vaak spelen emoties mee, ook bij de werkgever, die ertoe kunnen leiden dat de onderbouwing van het ontslag slordig en overhaast is. Dat kan juist meer tijd en geld kosten, want de werknemer kan dan een advocaat in de arm nemen om het ontslag aan te vechten.

De kantonrechter kijkt zakelijk en objectief naar het ontslagdossier. Als de onderbouwing van de ontslaggrond niet voldoet, kan de rechter de werknemer in het gelijk stellen, het ontslag terugdraaien en/of hogere vergoedingen toekennen aan de werknemer. De rechter weegt de belangen extra goed af bij ontslag (op staande voet) wegens verwijtbaar handelen van de werknemer. In dergelijke gevallen verspeelt de werknemer namelijk het recht op WW, dus weegt de bewijslast van de werkgever extra zwaar.

Rol van het UWV en de kantonrechter
Ontslag wegens bedrijfseconomische redenen en langdurige arbeidsongeschiktheid loopt via het UWV. Daar klopt u aan, wanneer u medewerkers moet ontslaan omdat het slecht gaat met het bedrijf, of vanwege noodzakelijke reorganisaties of automatisering. Er geldt een wettelijke ontslagvolgorde volgens het afspiegelingsbeginsel, waarbij u het personeel in leeftijdsgroepen indeelt. Vaak moet u een sociaal plan maken, in overleg met de vakbond(en).
Ook voor ontslag na twee jaar ziekte (wegens langdurige arbeidsongeschiktheid), vraagt bij u bij UWV een ontslagvergunning aan.
Op de site van het UWV ziet u de termijnen die gelden en welke gegevens u in deze gevallen moet inleveren en welke procedures u hiervoor moet volgen.

Voor de overige ontslaggronden, moet u naar de kantonrechter. Daar dient u een verzoek in voor ontbinding van de arbeidsovereenkomst. U kunt hiervoor een (arbeids-)jurist inschakelen, of een gemachtigde, maar dat hoeft niet. Het is wel verstandig om arbeidsjuridische ondersteuning te gebruiken, het liefst al vòòrdat u overgaat tot ontslag. Dat kan ongelukken namelijk helpen voorkomen.
Als u de werknemer op staande voet ontslaat, is geen verzoekschrift nodig. Maar het is aannemelijk dat u toch bij de kantonrechter terechtkomt, wanneer de werknemer het ontslag aanvecht. Ook dan is het verstandig om u juridisch te laten bijstaan.

Eerst werk aanpassen of herplaatsen
De wet somt de toepasbare ontslaggronden op, maar geeft ook een belangrijke voorwaarde die werkgevers nog wel eens uit het oog verliezen wanneer zij een werknemer willen ontslaan.

ONTSLAG: Verbeterplan disfunctionerende werknemer

U moet zich namelijk eerst altijd inspannen om de werknemer binnen een redelijke termijn te herplaatsen in een andere passende functie, al dan niet met scholing. De werknemer moet zich namelijk kunnen verbeteren en daar ook echt de tijd voor krijgen. Pas als dat niet lukt, kunt u overgaan tot een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter of een ontslagaanvergunning bij het UWV. Alleen bij overduidelijk verwijtbaar handelen van de werknemer hoeft u zich hiervoor niet in te spannen.

Ongeldige redenen voor ontslag
In bepaalde omstandigheden is het niet toegestaan om een werknemer te ontslaan.  Artikel 670 Burgerlijk Wetboek Boek 7 kent talrijke ontslagverboden waar u als werkgever rekening mee moet houden.
In de volgende omstandigheden mag u de werknemer niet ontslaan:

• tijdens de eerste 2 jaar ziekte (arbeidsongeschiktheid)
• gedurende de periode dat u verplicht loon moet doorbetalen, omdat u onvoldoende heeft gedaan aan re-integratie van de arbeidsongeschikte werknemer
• tijdens zwangerschap, het zwangerschaps- en bevallingsverlof van uw werknemer en tijdens de eerste 6 weken na terugkeer van het bevallingsverlof
• ziekte van de werknemer door de zwangerschap of de bevalling, ook na het bevallingsverlof
• als de werknemer op een kandidatenlijst staat of lid is van de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of arbocommissie (tot 2 jaar na het lidmaatschap)
• als uw werknemer arbodeskundige of preventiemedewerker is
• bij het vervullen van verplichte (buitenlandse) militaire dienstplicht of vervangende dienst
• wegens een overgang van onderneming
• omdat uw werknemer lid is van een vakbond of deelneemt aan vakbondsactiviteiten
• omdat uw werknemer ouderschapsverlof of zorgverlof wil opnemen
• als uw werknemer een functionaris gegevensbescherming is en de uitvoering van zijn taken de reden voor ontslag is
• bij weigering van werk op zondag
• omdat de werknemer een beroep doet op de Wet gelijke behandeling
• u mag een werknemer niet ontslaan vanwege lidmaatschap van een politieke partij
• u mag niet discrimineren en uw werknemer ontslaan op grond van geloof, huidskleur, afkomst, seksuele voorkeur, enzovoort.

Bouw een compleet ontslagdossier
Ontslag is een ingrijpende levensgebeurtenis, waarvoor de werknemer in hoge mate wordt beschermd. Toch is het niet onmogelijk om een werknemer te ontslaan, maar dat staat of valt bij een zorgvuldige dossieropbouw. Daarvoor is het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken de aangewezen weg. Op die manier kan worden gewerkt aan het bijsturen en vastleggen van prestaties van medewerkers, waarbij duidelijk wordt vastgelegd waarom bepaalde beslissingen worden genomen over de ontwikkeling van de werknemer.

Moderne aansturing van medewerkers lijkt zich niet altijd meer te verhouden tot een dergelijk formeel stelsel van personeelsgesprekken. Het lijkt niet aan te sluiten bij de informelere werksfeer van sommige organisaties. Toch blijft het belangrijk om geregeld met elkaar af te spreken en afspraken vast te leggen over werk en prestaties, hoe je die gesprekken ook noemt. Ze helpen bij de ontwikkeling en verbetering van de medewerkers en de organisatie. En bij het nemen van arbeidsrechtelijke beslissingen vormen ze de onderbouwing die nodig is. Dat helpt aan de ene kant bij de objectivering voor het toekennen van bonussen en opleidingen, maar aan de andere kant bijvoorbeeld ook bij het onderbouwen van een ontslaggrond.

Wees allereerst een goede werkgever
De arbeidsmarkt is krap; veel werkgevers hebben moeite om gekwalificeerd personeel te werven en te behouden. Een goede werkgever of professionele HR-adviseur is er niet op uit om een medewerker in dienst te nemen, om die even later weer te moeten ontslaan. Met goed werkgeverschap en degelijk strategisch personeels- en opleidingsbeleid, kunnen medewerkers tot ontplooiing komen en daarmee van grote waarde zijn voor de organisatie. Deze investering in de ontwikkeling van de medewerkers, betaalt zich terug in betere producten en een loyaal personeelsbestand.

PERSONEELSONTWIKKELING: Handleiding Functioneringsgesprek

Toch kan het gebeuren dat de match tussen de medewerker en de organisatie niet meer zo geweldig is. Voordat u dan denkt aan ontslag, is ook hier weer personeelsontwikkeling het beste recept. Wellicht komen de kwaliteiten van de medewerker beter uit op een andere plek in de organisatie, met alternatieve taken en nieuwe collega’s. Daarvoor kunt u met de medewerker een ontwikkel- en verbeterplan afspreken, met een datum waarop u resultaten wilt zien. U kunt daarvoor ook scholing inzetten, begeleiding of coaching. Pas als dat geen succes is, kunt u eventueel de stap naar ontslag zetten. Dit is (opnieuw) de juiste weg vanuit goed werkgeverschap, maar ook een stap waarop de rechter zal toetsen, voordat een verzoek tot het ontbinden van de arbeidsovereenkomst wordt ingewilligd.

Met vaststellingsovereenkomst niet naar de rechter
De stap naar de kantonrechter of het UWV leidt niet altijd naar succes, zeker niet als er geen onderbouwd dossier is om de ontslaggrond te ondersteunen. Als u toch afscheid wilt nemen van de werknemer, kan dat met wederzijds goedvinden. Voorwaarde is dat u afspraken op papier zet, die u beiden ondertekent. In zo’n vaststellingsovereenkomst spreken partijen af wanneer het ontslag ingaat en op welke voorwaarden. De werknemer houdt recht op WW en hoeft het ontslag dus niet (meer) aan te vechten om de WW te behouden. Na ondertekening, heeft de werknemer nog twee weken bedenktijd om zijn/haar goedkeuring te herroepen.

ONTSLAG: Vaststellingsovereenkomst ontslag wederzijds goedvinden

Eén van de afspraken in de vaststellingsovereenkomst is een geldelijke vergoeding. Daarvoor wordt vaak aansluiting gezocht bij de bedragen van de reguliere transitievergoeding, maar dat hoeft niet. Soms spreken partijen een veel hogere vergoeding af, maar ook wel een heel lage. Dat laatste kan bijvoorbeeld als er een overduidelijke zaak voor ontslag op staande voet speelt. Dan kiest de werknemer soms eieren voor zijn geld en gaat akkoord met een magere vaststellingsovereenkomst. Het scheelt advocatenkosten voor een gang naar de kantonrechter en de werknemer houdt zicht op WW. De organisatie heeft minder gedoe en verkleint het risico op eventuele imagoschade die soms gepaard gaat met een lelijke ontslagzaak.

Wanneer is ontslag van een werknemer mogelijk?
Als werkgever kunt u een werknemer alleen ontslaan als u daarvoor een redelijke grond heeft, zoals bepaald in Artikel 669 Burgerlijk Wetboek Boek 7, die betrekking heeft op het ontslagrecht.

DOE HET ZELF: Handige Arbeidsrecht tools voor HR-adviseurs

Doorsturen: