06 november 2023 11:23 Arbeidsrecht Grensoverschrijdend gedrag Personeelsbeheer Handboek Personeel en huisregels

Alarmbel voor MKB: Klokkenluidersregeling verplicht vanaf 17 december 2023

Wanneer een medewerker een ernstige misstand op het werk opmerkt, moet er een mogelijkheid zijn om daar melding van te doen, zonder dat dit negatieve gevolgen heeft voor de melder. In Nederland moeten bedrijven met 250 of meer medewerkers sinds 18 februari 2023 al zo'n meldpunt hebben. En voor bedrijven met 50-249 medewerkers is de deadline 17 december 2023. Maar de helft van het MKB heeft nog geen klokkenluidersregeling en driekwart is ook niet van plan om binnenkort aan de wet te voldoen, hoewel dat kan flinke consequenties kan hebben. In de checklist bij dit artikel, ziet u aan welke regels de meldprocedure moet voldoen.

Nederlandse bedrijven zijn nog bepaald niet klaar voor invoering van de klokkenluiderswet, bleek eerder dit jaar uit onderzoek van HR-softwarebedrijf Personio, dat een ‘Whistleblowing-mogelijkheid’ presenteert waarmee medewerkers en externe partijen wangedrag veilig en anoniem kunnen melden.

Regeling verplicht vanaf 50 medewerkers
Voor de Wet bescherming klokkenluiders moet u aanpassingen plegen in de organisatie als u minstens 50 werkzame personen heeft, maar voor sommige organisaties geldt een uitzondering. Sinds 18 februari 2023 moeten bedrijven met 250 of meer medewerkers al een meldprocedure hebben waarmee medewerkers interne misstanden anoniem en vertrouwelijk kunnen melden.

Voor bedrijven met 50-249 medewerkers is de deadline 17 december 2023. Uiterlijk op die datum moeten ze een meldprocedure hebben die voldoet aan de eisen van de klokkenluiderswet. Als werkgevers de voorgeschreven regels niet goed uitvoeren of klachten niet op de juiste manier afhandelen, kunnen ze te maken krijgen met ernstige consequenties, variërend van boetes tot negatieve publiciteit.

Soms verplichte meldprocedure bij minder dan 50 werknemers!
Op basis van de EU-richtlijn moeten ook bepaalde organisaties waar minder dan 50 personen werken toch een interne meldprocedure vaststellen.
Het gaat dan om organisaties die werkzaam zijn op het gebied van:

financiële diensten,
producten en markten,
het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering,
burgerluchtvaart,
maritieme arbeid en havenstaatcontrole en
offshore olie- en gasactiviteiten.

Helft werkgevers heeft nog geen klokkenluiderregeling
Uit het onderzoek van Personio, blijkt dat ruim de helft (51%) van de ondervraagde Nederlandse mkb-ondernemingen nog geen klokkenluidersregeling heeft, of niet weet of ze er een hebben (9%). Hierdoor lopen veel bedrijven het risico dat ze niet op tijd voldoen aan de nieuwe wet. Nog zorgelijker is het feit dat bijna driekwart (71%) van de bedrijven niet van plan is om in de komende 6-12 maanden een dergelijke regeling in te stellen of nog niet zeker weet of ze dat zullen doen.

Voor de helft van de bedrijven is de klokkenluiderswet onbekend; vier op de tien heeft er wel van gehoord, maar kent er de details niet van. Slechts een kwart van de medewerkers zegt de wet te kennen, terwijl vier op de tien niet weet of hun bedrijf überhaupt een klokkenluidersregeling heeft.

ZELF DOEN: Model Meldregeling Klokkenluiders

Klokkenluiden is ook belangrijk voor bedrijf
Werkgevers zouden duidelijk moeten uitleggen wat klokkenluiden is en welke maatregelen hiervoor gelden. Daarnaast zou het goed zijn als ze hun mensen duidelijk maken waarom dit zo belangrijk is voor het bedrijf. Want geen bedrijf vindt een melding leuk, maar het geeft wel een kans om de bedrijfsvoering te verbeteren en schandalen voor te blijven.

Het inrichten van een goed meldkanaal voor klokkenluiders voorkomt niet alleen potentiële imagoschade en financiële schade voor het bedrijf, maar zorgt ook voor meer vertrouwen in het bedrijf. Veiligheid van medewerkers voert 46% van de werkgevers aan als belangrijkste motivatie voor het opzetten van een klokkenluidersregeling, gevolgd door compliance (20%), bescherming van de bedrijfsreputatie (18%) en medewerkersbetrokkenheid (16%).

Weinig vertrouwen over anoniem melden
Bijna de helft van de werknemers geeft de voorkeur om een misstand persoonlijk te melden bij HR of hun manager. Op de tweede plaats komt het gebruik van een anoniem digitaal kanaal (28%), gevolgd door persoonlijke gesprekken met de juridische afdeling (25%).

Opmerkelijk is dat zowel werkgevers als werknemers nauwelijks vertrouwen hebben in de wijze waarop het bedrijf nu omgaat met meldingen over wangedrag. Driekwart van de werknemers is bang voor represailles na een melding. Werkgevers en HR moeten daarom nog eens goed kijken naar hun klokkenmeldersregeling. Verder moeten ze een betrouwbare oplossing vinden waarmee medewerkers wangedrag en misstanden eenvoudig en anoniem kunnen melden.

CHECKLIST INTERNE MELDPROCEDURE KLOKKENLUIDERSREGELING
In deze checklist leest u wat u inhoudelijk moet vastleggen in uw meldprocedure en met welke eisen u verder rekening moet houden.

Wat moet u inhoudelijk vastleggen in de meldprocedure?

De wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan.
Wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand (met inachtneming van de definities daarvan in de Wet bescherming klokkenluiders).
De wijze waarop een werknemer in ieder geval kan melden: schriftelijk, mondeling via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem of op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door een gesprek op locatie.
Bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris of functionarissen kan worden gemeld (kan ook extern belegd worden).
Welke functionarissen zorgvuldige opvolging kunnen geven aan de melding.
De mogelijkheid voor de werknemer om een adviseur in vertrouwen te raadplegen.
Een melder krijgt binnen zeven dagen na ontvangst van een melding een ontvangstbevestiging.
Binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging wordt aan de melder informatie verstrekt over de beoordeling en (zover van toepassing) de opvolging van de melding.

Optioneel voor de werkgever:

De interne meldprocedure kan ook open worden gesteld voor personen die geen werknemer zijn, maar anderszins werkgerelateerde activiteiten verrichten (eventueel specificeren voor wie de procedure precies openstaat, bijvoorbeeld oud-werknemers, zzp’ers, aandeelhouders en leden van een raad van commissarissen).

Wat is verder vereist?

De werkgever moet een kanaal inrichten waar meldingen kunnen worden ontvangen waarin de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van betrokken derden wordt geborgd en dat alleen toegankelijk is voor daartoe gemachtigde personeelsleden (dat vereist de privacywet AVG).
De werkgever moet aan zijn werknemers schriftelijk of elektronisch informatie verstrekken over:
- De interne meldprocedure.
- De wijze waarop een vermoeden van een misstand extern kan worden gemeld.
- De rechtsbescherming van een werknemer bij het melden van vermoeden van een misstand.
Instemming met de interne meldprocedure:
- van de ondernemingsraad (artikel 27, eerste lid, onder m, WOR) of personeelsvertegenwoordiging (artikelen 35c en 35d WOR) of
- van cao-partijen indien de interne meldprocedure in de cao is opgenomen (artikel 27, derde lid, WOR) of
- van meer dan helft van de werknemers indien de werkgever geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft ingesteld en daartoe ook niet verplicht is.
Registratie van meldingen van vermoedens van misstanden in een daarvoor ingericht register.
Meldingen die telefonisch of in een gesprek op locatie worden gedaan registreren door opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm (met voorafgaande instemming van de melder) of een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek.
Geheimhouding van de identiteitsgegevens van de melder.