Peter Oomen weet waarom je een zoemend hoofd krijgt na het bijwonen van een conferentie.

De huidige dynamiek in organisaties maakt de tijd rijp voor "de werkconferentie" als coördinatiemiddel. Die dynamiek komt tot uiting in nieuwe markten en organisatievormen, ICT-ontwikkelingen, vervaging van hun grenzen, de combinatie van werken en leren, globalisering en telewerken. Verandering is de norm en wil deze beheersbaar en met voldoende draagvlak plaatsvinden dan moeten medewerkers en stakeholders daar op de juiste wijze bij betrokken worden.

Hoe komt het dan dat men na een werkconferentie vaak met een zoemend hoofd naar huis gaat of dat men pas aan de bar met elkaar in gesprek komt en de belangrijkste afspraken maakt? Waarom stappen mensen zonder enig idee van wat er van hen verwacht wordt de conferentiezaal binnen? Hoe kan het dat ter plekke uiteenlopende verwachtingen aan het licht komen, die vaak ternauwernood in een geïmproviseerd programma worden gegoten?
'Als we maar in een rustige omgeving zitten, eindelijk los van de urgentie van iedere dag dan komt er wel wat goeds uit', wordt er vaak gedacht.

Wat er soms fout gaat

Een juiste selectie van de deelnemers ('waarom zit hij hier?') schiet er ook nog al eens bij in. Bij de selectie van deelnemers wordt vermeden ook betrokkenen uit te nodigen met andere belangen, visies of taakopvattingen. Als deze ogenschijnlijke 'tegenstanders' in een later stadium de voortgang van het proces stagneren zegt men 'zie je wel'.

Ook komt het voor dat allerhande methoden en technieken worden aangedragen om de deelnemers geboeid te houden zonder dat er sprake is van een duidelijke relatie met de doelstelling.

Onduidelijkheid over de rol van de conferentieontwerper en -begeleider komt ook wel eens aan het licht. Is deze de aandrager van ontbrekende know how?; wordt hem gevraagd om gedrag of individuele ambities op een veilige manier bespreekbaar te maken?; of helpt hij bij het analyseren van managementinformatie? Steeds vraagt dat vraagt dat om heel andere competenties en vaak ook andere begeleiders.

Zorgvuldige voorbereiding nodig

Willen we de werkconferentie als coördinatie-instrument effectiever gebruiken, dan is hoe dan ook een zorgvuldige voorbereiding nodig, waarmee genoemde problemen kunnen worden voorkomen.

Eigenlijk is het heel simpel:

> Je vraagt je eerst af wat de gewenste uitkomsten zijn: Een overzichtelijk beeld van de toekomst (prognoses),
> het opstellen van een gedeelde ambitie en strategie (mission),
> een analyse van de huidige stand van zaken (managementinformatie),
> of het verbeteren van de samenwerking (teambuilding). In iedere werkconferentie wordt gestreefd naar één van deze vier doelen of een combinatie ervan.

Het eerste doel vraagt om inhoudelijke input van een extern deskundige, het derde om een grondige voorbereiding om alle gegevens op tafel te hebben bij aanvang.
Bij het tweede doel is het van belang dat alle stakeholders aan tafel zitten en dat zij vooraf individueel zijn geïnterviewd over hun wensen en ambities. Creatieve technieken, zoals metaforen, tekenen etc., zijn behulpzaam om ook onbewuste strevens naar de oppervlakte te halen. In grote groepen kun je met visuele discussietechnieken (kaartjes op prikborden) snelheid en betrokkenheid creëren'.

Bij het verbeteren van de samenwerking gaat het om een kleine samenstelling, veiligheid vooraf, en een individueel commitment op maximale openheid. Respectvolle, confronterende interventies van de procesbegeleider zijn een voorwaarde voor succes.

Veel dynamiek is goed

Een goede werkconferentie wordt herkend aan veel dynamiek. De deelnemers nemen verantwoordelijkheid voor een goed resultaat. Zij willen op het podium en niet op de tribune. Men gaat met een concreet en gedragen plan van aanpak naar huis of kantoor. Een follow up op de gemaakte afspraken na een passende periode is dan vanzelfsprekend.

Meer informatie over een simpel model voor conferentieontwerp: www.p-oomen.com

Peter Oomen is psycholoog/organisatie-adviseur.


Noot van de Redactie
In de links bij dit artikel, ziet u andere ideeën voor het beleggen van werkconferenties en vergaderen. Op de website van dé vergaderdeskundige van Nederland, dr. Wilbert van Vree, staan veel bruikbare tips en modellen om vergaderingen en bijeenkomsten effectiever te laten verlopen.

De overige links verwijzen naar websites die informatie bieden over het organiseren van werkconferenties met de 'open space-methodiek'. Dit is een spannende manier van zelforganisatie waarbij de deelnemers zelf in groepen het verloop en de uitwerking van de werkconferentie bepalen. Wie niets meer bij kan dragen of niets meer leert, vertrekt naar een volgende groep. Open space wordt over de hele wereld toegepast in werkconferenties die soms meerdere dagen beslaan, met soms honderden deelnemers.