22 juni 2020 13:14 Arbeidsvoorwaarden Arbo Personeelsbeheer Arbo

Coronacrisis: 5 fiscale aandachtspunten voor werkgevers

De afgelopen maanden bleven veel kantoren ongebruikt en werkten werknemers thuis. Dat kan gevolgen hebben voor de rechten en plichten van werkgevers en werknemers. De Belastingdienst zet daarom nog enkele belangrijke aandachtspunten op een rijtje.

Vanwege de coronamaatregelen zien de werkdagen er voor veel werkgevers en hun personeel anders uit. Zeker wanneer medewerkers door de coronacrisis geheel of deels thuiswerken. Dit kan vragen oproepen over bijvoorbeeld reiskostenvergoedingen of voorzieningen voor thuiswerken. Een volledig overzicht van de fiscale coronamaatregelen vindt u hier, maar de Belastingdienst vraagt vooral aandacht voor de volgende vijf onderwerpen die van belang zijn tijdens de coronacrisis.

Vijf fiscale coronamaatregelen voor werkgevers

1. Verruiming vrije ruimte

De vrije ruimte is voor het jaar 2020 eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% van het fiscale loon tot en met € 400.000. Werkgevers mogen dit percentage van hun fiscale loon onder meer besteden aan onbelaste vergoedingen. Zij kunnen dit geld gebruiken om hun personeel een bloemetje of cadeaubon te sturen en hiermee tegelijkertijd sectoren steunen die zijn getroffen door corona.

2. Vaste reiskostenvergoeding en vaste kostenvergoeding

Krijgen werknemers een vaste reiskostenvergoeding, maar werken zij vanwege corona nu grotendeels of volledig thuis? Dan is het niet nodig de vaste reiskostenvergoeding aan te passen. Zolang de coronamaatregelen gelden (en als de werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht kreeg op de reiskostenvergoeding), mogen werkgevers blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding oorspronkelijk is gebaseerd. Dat mag ook bij de vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie.

Onder dezelfde voorwaarden mogen ook afspraken over andere vaste vergoedingen blijven doorlopen. Bijvoorbeeld de maandelijkse vergoeding voor kosten onderweg van vertegenwoordigers.

3. Thuiswerkvoorzieningen
Een deel van de werkgevers heeft hulpmiddelen zoals een laptop of mobiele apparatuur gekocht zodat werknemers kunnen thuiswerken.

Wanneer het gaat om hulpmiddelen die volgens de werkgever noodzakelijk zijn om goed te kunnen werken (noodzakelijkheidscriterium), hoeven de kosten hiervan niet meegeteld te worden bij het belastbaar loon van de werknemers.
Dit hoeft ook niet bij hulpmiddelen die de werknemer voor ten minste 90% zakelijk gebruikt zowel op zijn werkplek als daarbuiten (bijvoorbeeld thuis).
Werkgevers mogen voor het thuiswerken bepaalde arbozaken belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Bijvoorbeeld een bureau of bureaustoel.

4. Administratieve versoepelingen
Vanwege het thuiswerken en het 1,5 meter afstand houden kan mogelijk niet aan alle administratieve verplichtingen worden voldaan. Bijvoorbeeld het fysiek vaststellen van de identiteit aan de hand van een origineel identiteitsbewijs wanneer een nieuwe werknemer in dienst treedt.

In die gevallen en zolang de coronamaatregelen gelden, verbindt de Belastingdienst hier geen consequenties aan. Zodra de situatie het toelaat moeten werkgevers alsnog aan deze verplichtingen voldoen.

5. Schriftelijke vastlegging arbeidscontracten tot 1 juli
Sinds 2020 mag de lage WW-premie toegepast worden voor werknemers die op 31 december 2019 een dienstverband voor onbepaalde tijd hadden (met uitzondering van oproepkrachten). Dit op voorwaarde dat deze contracten schriftelijk vast zijn gelegd. Alleen dan mag u de lage WW-premie rekenen.

Vanwege de coronacrisis hebben werkgevers extra tijd om dit op orde te maken, tot 1 juli aanstaande. Zorg voor deze datum dat de arbeidscontracten van de betreffende medewerkers op orde zijn en goed schriftelijk zijn vastgelegd. Dit kan bijvoorbeeld met een addendum bij de bestaande arbeidsovereenkomst.