Tips voor correct verloop van sollicitatiegesprek.

Tweederde van de werkzoekenden kiest een baan op basis van hun ervaringen in het sollicitatiegesprek. Dat blijkt uit een onderzoek van HR-consultancybureau Development Dimensions International (DDI) uit Bridgeville, Pennsylvania, in samenwerking met vacaturesite Monster International. Recruiters moeten op hun hoede zijn, want een moeizaam verlopen sollicitatiegesprek kan de selectie danig verstoren.

Wie sollicitanten op geschiktheid wil beoordelen, staat voor een dilemma: als recruiter wil je ontdekken wat kandidaten in huis hebben. Daarvoor moet het een sollicitant wel eens lastig worden gemaakt. Alleen lopen recruiters dan wel de kans dat sollicitanten bedanken voor de baan, omdat ze de sfeer van het gesprek niet prettig vonden.

Arbeidsmarkt is krap
Sollicitanten hebben tegenwoordig meer macht dan ooit. De arbeidsmarkt is krap, waardoor het lastig is om goed personeel te vinden. Talentvolle sollicitanten weten dat maar al te goed.

Bovendien is door het internet de arbeidsmarkt doorzichtiger geworden, zodat kandidaten een veel beter overzicht hebben over beschikbare banen en werkgevers. Kandidaten krijgen al met al het idee dat er veel meer te kiezen valt.

Ervaringen delen op weblogs
Internet zorgt ook op een andere manier voor een nieuw evenwicht tussen vacaturehouder en sollicitant. Op verschillende sites kunnen sollicitanten hun ervaringen beschrijven met sollicitaties. Vooral sollicitanten met slechte ervaringen, of die nu terecht zijn of niet, schrijven commentaar op weblogs.

Extreem teleurgestelde sollicitanten kunnen een compleet nieuw weblog openen, waarin ze hun negatieve ervaringen van ‘zich af schrijven’. Als dat over een sollicitatie bij uw organisatie gaat, kan dat zorgvuldig geplande recruitment-inspanningen teniet doen.

Welk dier zou je zijn
Moeten we sollicitanten dan met ‘fluwelen handschoentjes’ aanpakken? Dat hoeft niet, zo blijkt uit het onderzoek van DDI en Monster Worldwide. Wel willen sollicitanten met respect behandeld worden, zichzelf kunnen presenteren en genoeg informatie krijgen over het werk.

Het onderzoek laat verder zien dat sollicitanten het geen probleem vinden om uit te leggen hoe ze zaken in het verleden hebben aangepakt. Kritische vragen gaan ze niet uit de weg, maar vinden ze juist een uitdaging, zo zeggen ze.

Waar sollicitanten wèl problemen mee hebben, is met vragen als ‘welk dier zou je willen zijn’ en ‘is dat je echte haarkleur’. Dergelijke vragen vinden sollicitanten irrelevant en onprofessioneel. Daardoor kunnen ze zo veel onvrede ervaren over het sollicitatiegesprek, dat ze liever afzien van de baan. Ondeskundige recruiters vormen zo zelf de grootste obstakels op de krappe arbeidsmarkt, aldus de onderzoekers.

Eigenlijk geen tijd
De klachten van sollicitanten over het verloop van sollicitatiegesprekken, lijken niet onredelijk. Zo krijgt 70 procent van de sollicitanten sterk de indruk, dat de mensen aan de andere kant van de tafel helemaal geen tijd hebben voor een sollicitatiegesprek.

Andere klachten zijn dat er te weinig informatie over de functie werd gegeven (57 procent), dat het gesprek als een kruisverhoor verliep (51 procent) en dat sollicitanten lang moesten wachten totdat de interviewers kwamen opdagen (48 procent).

Meer gemeen met elkaar
Geen enkele recruiter begint aan een selectie-interview met de bedoeling om de sollicitant weg te jagen. Wel blijken er verschillende verwachtingen te bestaan tussen recruiter en sollicitant. De interviewer wil graag zo veel mogelijk weten over de kandidaat, en zal dat proberen uit te vinden aan de hand van een gestructureerde set vragen.

Dat kan door de sollicitant als onprettig worden ervaren, omdat die zichzelf graag zo goed mogelijk presenteert. Daar hoort geen uitleg over zwakke punten bij. Ook is het niet prettig om doorgezaagd te worden over ervaringen uit het arbeidsverleden waar je zelf minder trots op bent.

Toch hebben interviewer en sollicitant meer met elkaar gemeen dan ze wellicht denken. Ze proberen beiden uit te vinden of die persoon aan de andere kant van de tafel iemand is waarmee ze zouden willen werken.

Tips voor correct verloop van sollicitatiegesprek
De term sollicitatiegesprek wekt bij sollicitanten de verwachting dat er sprake is van een tweezijdig ‘gesprek’. Terwijl een sollicitatiegesprek eigenlijk een strak geleide methodiek is om zo goed mogelijk zicht te krijgen op kennis en ervaring van de sollicitant.

Daarom moet er ook ruimte zijn voor ontspanning en informatie-uitwisseling. Uitleg over de aard en het verloop van het gesprek, kunnen teleurstellingen voorkomen.

De volgende tips kunnen zorgen voor een prettig verloop van de sollicitatie, waardoor kandidaten met meer plezier kunnen terugkijken op het interview:

Interviewers moeten de zelfde voorkomendheid in acht nemen die ze ook van kandidaten verwachten: op tijd verschijnen voor het gesprek, aandacht en respect tonen en de sollicitant de gelegenheid geven om zich te kunnen laten zien.

De interviewer is het gezicht van de organisatie en vertegenwoordigt de baan, de werksfeer en het bedrijf. Daarom moet u er alles aan doen om te zorgen dat er een ‘klik’ ontstaat. De sollicitant ‘verkoopt’ zichzelf, maar u moet uw organisatie ‘verkopen’.

Hoe afgezaagd het ook klinkt, een goede interviewer moet eerst het ijs breken en een praatje maken, voordat het officiële sollicitatiegesprek begint. Dat gebeurt niet altijd, waardoor een sollicitant zich meteen al ongemakkelijk voelt en een negatief gevoel aan het gesprek kan overhouden.

Leg uit dat het gesprek pittig kan verlopen. Want wie bijvoorbeeld interviewt volgens de STAR-methodiek, en dus naar ervaringen in het (werk)verleden vraagt, moet sollicitanten nog wel eens ‘doorzagen’. Toepasselijke vragen als ‘wat was nu precies uw rol’, ‘kunt u nogmaals uitleggen welke stappen u hebt gezet’ en ‘waarom was u eigenlijk tevreden met het resultaat’, kunnen het sollicitanten immers aardig lastig maken.

Geef tevoren aan hoe het gesprek verloopt: voorstelrondje, CV bekijken, vragen over relevante ervaring en competenties stellen, vragen van de sollicitant beantwoorden, evaluatie van het gesprek.

Door aan het eind van het gesprek als evaluatie eenvoudig te vragen: ‘hoe vond u dat het gesprek verliep’, kan de sollicitant even het hart luchten en aangeven wat er goed liep en wat niet. De interviewer kan dan eventueel nogmaals uitleggen dat er met een goede reden over bepaalde zaken is doorgevraagd.

Geef na het gesprek zo snel mogelijk een correcte terugkoppeling over uw bevindingen, of ze nu positief of negatief zijn. Doe dat zorgvuldig en met gevoel. Sollicitanten stellen zich kwetsbaar op in een gesprek, en kunnen dus eenvoudig beschadigd, en kwaad, raken.

Gebruik altijd uniforme formulieren om selectiegesprekken te voeren en noteer voor iedere kandidaat uw beoordeling. Daarmee kunt u veel beter feedback geven aan zowel de geselecteerde, als de afgewezen kandidaten. Daar helpt u zowel zichzelf als de kandidaten mee.

© Ook van dit artikel berust het auteursrecht bij Personeelsnet Media, te Den Haag. U mag dit artikel niet herpubliceren zonder bron- en linkvermelding.