De digitalisering van HR-processen binnen organisaties is onvermijdelijk. Denk bijvoorbeeld aan de toepassing van professionele salarisadministratie software, ter vervanging van de losse spreadsheets die voorheen gebruikt werden. Digitalisering helpt HR-personeel processen te versnellen, waarmee de werkdruk afneemt. Mede door de krapte op de arbeidsmarkt is de werkdruk de afgelopen jaren steeds verder opgelopen binnen de HR-afdelingen van bedrijven; in plaats van taken over te dragen aan nieuwe collega’s, nam het aantal taken van bestaand personeel juist toe. Het werven van nieuwe HR-collega’s is een grote uitdaging voor veel organisaties.

Niet alleen neemt de werkdruk af, wanneer HR-processen geautomatiseerd kunnen worden met slimme software. Ook zal de foutmarge in bijvoorbeeld de loonadministratie of de planning van het personeel lager uitvallen na een digitaliseringsslag. Menselijk handelen is bij veel HR-processen niet meer nodig.

Van een trend naar een noodzaak binnen organisaties
Waar veel HR-medewerkers hun takenpakket de afgelopen vijf tot tien jaar hebben zien veranderen als gevolg van digitalisering, was het initieel niet meer dan een trend. Vaak ging het om de digitalisering van slechts enkele processen op de HR-afdeling. Tegenwoordig ligt dit anders; digitalisering is van een trend noodzaak geworden. Zoals reeds aangehaald maakt de krapte op de arbeidsmarkt het ontzettend lastig om de verschillende posities binnen de HR-afdeling bemand te krijgen en te houden.

Het maakt dat de druk op het bestaande personeelsbestand fors opgelopen is. Daar komt nog bij dat de HR-afdeling zelf een grote rol speelt in het werven van nieuw personeel voor andere afdelingen binnen de organisatie. Zonder succesvolle wervingscampagnes neemt de groei van de organisatie af.

Digitalisering van terugkerende administratieve taken
Digitalisering is voornamelijk interessant bij de terugkerende administratieve taken van het HR-personeel binnen een organisatie. Het gaat dan voornamelijk om de salarisadministratie, de planning en bijvoorbeeld het registreren van verlof. Taken die een medewerker in de basis zelf kan uitvoeren, wanneer deze bijvoorbeeld de beschikking heeft over een online portal of een slimme app. Een medewerker geeft zelf aan wanneer deze op vakantie is, waarna deze informatie direct wordt doorgestuurd naar de planner. Het HR-personeel is niet langer benodigd om ervoor te zorgen dat de informatie vanuit de medewerker in de juiste systemen wordt ingevoerd en aan de juiste collega’s wordt doorgegeven.

Het maakt dat het bestaande HR-personeel meer tijd heeft voor belangrijke taken als het werven van personeel, talentmanagement en bijvoorbeeld de uitvoering van het vitaliteitsbeleid binnen organisaties.