Wil je als kleine werkgever een extraatje regelen voor de medewerkers, dan loop je al snel tegen de grenzen op van de Werkkostenregeling. Want met een relatief lage loonsom, is het budget voor vergoedingen en verstrekkingen niet al te hoog. Bovendien moeten kleine werkgevers een uitje meestal buiten de deur vieren. Dat is duurder, terwijl ze de kosten van de beschikbare vrije ruimte voor vergoedingen moeten aftrekken. Vanaf 2020 gaat de vrije ruimte daarom deels omhoog. Dat levert vooral voordeel op voor kleinere werkgevers én voor hun personeel.

Werkgevers krijgen vanaf 2020 tot 2 duizend euro meer ruimte om hogere onbelaste vergoedingen te geven aan hun werknemers. De Werkkostenregeling (WKR), waarmee werkgevers bijvoorbeeld een kerstpakket of een bedrijfsuitje kunnen geven, wordt verruimd voor de eerste 400 duizend euro van de loonsom. Dit gebeurt zo, om vooral de arbeidslasten voor het midden- en kleinbedrijf te verlagen.

Het is de bedoeling dat de verruiming gaat gelden vanaf 1 januari 2020, schrijft staatssecretaris Snel van Financiën, maar het hangt er nog wel van af of salarissystemen en software van de Belastingdienst op tijd gewijzigd kunnen worden.

Verruiming vrije ruimte deels naar 1,7 procent
Op dit moment mogen werkgevers uit de vrije ruimte tot 1,2% van het totale fiscale loon (de loonsom van alle medewerkers samen) onbelast vergoeden of verstrekken. Daarnaast zijn bepaalde onbelaste vergoedingen vrijgesteld, zoals voor reiskosten, een telefoon of opleidingskosten.

Het kabinet gaat straks een twee-schijvensysteem hanteren bij het vaststellen van de vrije ruimte. Tot een loonsom van 400 duizend euro (circa 12 fte) zal een hoger percentage (1,7 procent) worden toegepast. Hierdoor krijgen werkgevers tot 2 duizend euro (42 procent) extra vrije ruimte tot hun beschikking.

Voorbeeld grotere vrije ruimte bij verschillende loonsommen
Loonsom:	Vrije ruimte nu:	Vrije ruimte straks:	Meer te besteden:	Percentage stijging:
200.000 euro	2.400 euro	3.400 euro	1.000 euro	42%
400.000 euro	4.800 euro	6.800 euro	2.000 euro	42%
800.000 euro	9.600 euro	11.600 euro	2.000 euro	21%
4.000.000 euro	48.000 euro	50.000 euro	2.000 euro	4%

Door de verhoging kan een werkgever met een loonsom van 400 duizend euro in de nieuwe situatie 6800 euro onbelast vergoeden in plaats van 4800 euro nu. Voor het bedrag boven de 400 duizend euro blijft het percentage van 1,2% gelden. Hierdoor heeft vooral het mkb hier voordeel van. Dit komt omdat de 2 duizend euro extra vrije ruimte bij een veel grotere loonsom, procentueel veel minder bijdraagt.

Kosten aanvraag VOG vanaf 2020 vrijgesteld
Naast de verruiming van de vrije ruimte, wordt de vergoeding die de werkgever aan de werknemer geeft voor het aanvragen van een Verklaring omtrent gedrag (VOG) voortaan toegevoegd aan de lijst van vrijstellingen.

Als de werkgever de gemaakte kosten voor de VOG nu vergoedt, gaat dat ten koste van de vrije ruimte. Omdat een VOG vaak wettelijk verplicht is en niet tot een voordeel leidt voor de werknemer, leidt dit volgens de staatssecretaris ‘tot veel onbegrip bij werkgevers’. Met de nieuwe maatregel, hoeven zij hun vrije ruimte hiervoor straks dus niet meer aan te spreken.

Mkb is blij met verruiming WKR
Werkgeversorganisatie MKB-Nederland was betrokken bij de vormgeving van de nieuwe regels. De werkgevers zijn dan ook blij met de maatregelen, want de aanpassing van de Werkkostenregeling leidt tot lastenverlichting in het midden- en kleinbedrijf. Werkgevers met relatief veel parttimers en lage loonsommen kunnen zo iets extra's kunnen doen voor hun medewerkers. Zij ervaren de huidige beperking van de vrije ruimte als knellend.

Zo zijn kleinere bedrijven door hun beperkte huisvesting bijvoorbeeld vaker genoodzaakt om personeelsfeestjes op een externe locatie te organiseren. De kosten daarvan, moeten zij dan aftrekken van de beschikbare vrije ruimte. Terwijl grotere bedrijven, met ruimere huisvesting, hun samenkomsten op de werkplek kunnen houden. Daarvan komen de kosten dan weer niet ten laste van de vrije ruimte.

Tevreden met vrijstelling VOG
Tevreden is MKB-Nederland ook met de vrijstelling in de WKR voor de verklaring omtrent gedrag (VOG). In veel sectoren is zo’n verklaring vereist om werkzaamheden te mogen verrichten. De kosten voor de VOG worden veelal vergoed door de werkgever, maar dat gaat ten koste van de beschikbare vrije ruimte van de werkgever. Met ingang van 2020 is dat dus niet langer het geval.

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief