Hoewel de privacywetgeving streng is, worden toch vier van de tien werknemers met software gemonitord door hun werkgever. Ruim de helft vindt de controle vervelend en zou willen dat ze die uit kunnen zetten. Driekwart van de werknemers die in de gaten worden gehouden, is door HR voorgelicht over de monitoring. Maar 22 procent heeft niets over hun rechten gehoord, terwijl dat van de wetgever wel moet. Werkgevers en HR moeten goed nadenken over het doel dat ze willen bereiken met monitoring. Afhankelijk daarvan, zijn er verschillende alternatieven.

In februari 2023 heeft Capterra Nederland onderzoek gedaan naar het gebruik van employee monitoring software binnen het mkb in Nederland en vergeleken met onderzoek dat in november 2020 is uitgevoerd. Voor het onderzoek zijn 910 werknemers (inclusief managers en senior managers) en 126 eigenaren en executive managers bevraagd.

Monitoring vaak begonnen tijdens de coronacrisis
De resultaten van het onderzoek laten zien dat 43% van de ondervraagde werknemers moet werken terwijl ze door tools worden gemonitord. Het monitoren is vaak gestart tijdens de coronacrisis. Niet alleen werknemers worden in de gaten gehouden, dat gebeurt volgens 56 procent van de respondenten ook met het werk van leidinggevenden en managers.

Iets meer dan een kwart (27%) van de leidinggevenden geeft aan alleen toezicht te houden op werknemers maar zelf niet gemonitord te worden. Een minderheid (17%) zegt alleen zelf gemonitord te worden.

Vooral controle op werktijden en aanwezigheid 
De monitoring van personeel is niet verboden, maar werkgevers moeten daarbij wel rekening houden met de privacy van de werknemers, waarschuwt de Autoriteit Persoonsgegevens. Want het recht op privacy geldt voor werknemers net zo goed op de werkvloer als daarbuiten. Werkgevers mogen daarom hun werknemers niet zomaar volgen. 

Aan de ondervraagde eigenaren en managers die aangeven dat hun bedrijf medewerkers controleert, is door Capterra gevraagd welke vormen van monitoring zij het meest toepassen. Dat zijn:

• Tijdsmanagement (32%), zoals het meten van de totale tijd die medewerkers besteden aan individuele taken.
• Aanwezigheidscontrole (31%), zoals het controleren van de inlog- en uitlogtijd, actieve en inactieve tijd, aanwezigheid en ziektedagen.
• Werkdrukmanagement (26%), zoals actielijsten, werkdrukschema’s en KPI’s.
• Computeractiviteiten (26%), zoals internettoegang, urenregistratie en browsegedrag.

Weerstand tegen monitoring blijft groot
Net als in 2020, zegt meer dan de helft (53%) van de ondervraagde werknemers die door hun werkgever worden gemonitord, dat ze zich liever zouden willen afmelden, als die mogelijkheid zou bestaan. Dat percentage is in 2023 nog altijd even hoog.

Bijna de helft van de ondervraagde werknemers (49%) zegt dat ze niet gemotiveerder (zouden) zijn door monitoring software. Maar liefst 36% zegt zelfs dat ze wél minder gemotiveerd (zouden) zijn.

Alternatieven voor employee monitoring
Als het monitoren van werknemers in zoveel gevallen geen of zelfs een negatieve invloed heeft, kunnen werkgevers en HR zich beter eerst de vraag stellen wat precies het doel is van de employee monitoring tools die ze op dit moment gebruiken. Capterra stelt drie verschillende alternatieven voor, zoals:

• Project management software
  Als je wil zorgen dat werknemers hun taken op tijd uitvoeren, kun je een project management tool installeren waarmee zowel de manager als de medewerkers zicht hebben op de deadlines.
• Website of platforms blokkeren
  Werkgevers kunnen hun medewerkers niet verbieden om internet op hun werklaptop of -telefoon voor privédoeleinden te gebruiken, maar ze kunnen met behulp van beveiligingssoftware wel bepaalde websites blokkeren, zoals Facebook of Instagram.
• Interne communicatiemiddelen
  Als je er zeker van wilt zijn dat je medewerkers tijdens kantoortijd bereikbaar zijn, ook als ze thuiswerken, dan zijn er tal van interne communicatiemiddelen die je kunt gebruiken waarop ze ‘s morgens kunnen inloggen.

Wel en niet geïnformeerd over rechten door HR
In het onderzoek uit 2020 zei 43% van de ondervraagde werknemers die gemonitord werden dat ze goed geïnformeerd waren over hun rechten en ingelicht over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Daarbij zei 40% dat ze gedeeltelijk geïnformeerd waren, maar graag meer informatie zou willen.

Nu zegt 73% dat de HR-afdeling hun rechten aan ze heeft uitgelegd. Toch antwoordt nog altijd meer dan een kwart van de werknemers dat ze of geen informatie hebben ontvangen (22%) of het niet weten (5%).

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Doorsturen: