Wanneer een ‘onmisbare’ werknemer vertrekt, maakt u zich als werkgever vanzelfsprekend zorgen over alle kennis en ervaring die verdwijnt. Op zijn best, heeft de HR-afdeling een format over het behoud van vakkennis, maar vaker is dat helaas niet het geval. De beste aanpak, verschilt van geval tot geval.

De Harvard Review of Books schrijft in twee artikelen over medewerkers die met belangrijke kennis vertrekken en over nieuwe medewerkers met een verleden als job hopper. Kern van de artikelen is dat u niet overhaast handelt, maar van geval tot geval bekijkt naar de beweegredenen van uw mensen.

Kennis overdragen: Hoe, wie, wanneer
Om systematisch expertkennis over te dragen, moet u zich eerst afvragen hoe u dat gaat doen, wie die kennis moet ontvangen en binnen welke termijn dat moet gebeuren. Dat schrijft wetenschapsjournalist Rebecca M. Knight in de Harvard Review of Books.

Om de hoe-vraag te helpen beantwoorden: wat u in ieder geval nìet moet doen is de vertrekkende medewerker vragen om een lijvig boekwerk over de eigen functie te schrijven, met allerlei werkinstructies. Want de vertrekkende werknemer heeft daar meestal niet meer zo’n zin in, terwijl de ontvangende werknemer vaak geen tijd of aandacht heeft om alles te lezen.

Meelopen of een bijeenkomt, organiseren
Wat u beter kunt doen, is een werknemer mee te laten lopen met de vertrekkende medewerker, zodat deze zoveel mogelijk leert over alle aspecten van het werk van de vertrekkende collega.

MIS NIKS MEER: Alle HR-tools en modellen bij elkaar

Wanneer er geen onmiddellijke opvolger is aan te wijzen, beleg dan een bijeenkomst waarbij de vertrekkende medewerker de collega’s bijpraat over werkzaamheden, probleempunten en oplossingen. Het doel hiervan is om inzicht te verkrijgen in het denkproces van de vertrekkende werknemer.

Uitmuntende job hopper aannemen?
Na het vertrek van een waardevolle werknemer met expertkennis, moet er ook een opvolger komen. Niemand wil dat die opvolger dan -na een forse inwerkperiode- snel weer de organisatie verlaat. Maar hoe weet je of een geschikte kandidaat een tijdje zal blijven, zeker wanneer deze een CV heeft dat duidt op job hoppen? Daarover schrijft Harvard’s HR-deskundige Priscilla Claman.

Volgens haar loont het om te kijken naar de merites van de kandidaat. Deze kan alle benodigde kennis en ervaring hebben, maar wel met een verleden waarbij hij of zij in korte tijd meerdere werkgevers had. Dat kan duiden op moeilijkheden, bijvoorbeeld op het gebied van samenwerken, maar de laatste jaren zijn ook andere oorzaken mogelijk.

Jobhoppen en loopbaan opbouwen
Want in de afgelopen crisisjaren zijn veel mensen –vaak buiten hun schuld- voor kortere of langere tijd hun reguliere baan kwijtgeraakt. Sommigen werden werkloos, anderen vulden de tussentijd op met allerlei baantjes en projecten om maar aan het werk te blijven.

Bekijk daarom wat de kandidaat heeft gedaan om zijn of haar loopbaan weer op te bouwen. Vraag de kandidaat naar het waarom van het vertrek en de reden van de volgende baan. Let daarbij op beweegredenen, opgedane ervaring en competenties die voor uw organisatie van belang kunnen zijn. Als de kandidaat een goed verhaal heeft over hoe deze ervaringen hebben bijgedragen aan de eigen ontwikkeling, hoeft het job hoppen geen bezwaar te zijn. Zeker niet als er in uw organisatie ook intern ruimte is voor groei.