Toen regeringscommissaris Mariette Hamer na het Voice-schandaal aan het werk ging, kreeg zij veelvuldig de vraag hoe organisaties om moeten gaan met meldingen van ongewenst gedrag. Begrijpelijk, want de zaken die in de publiciteit kwamen, lieten goed zien hoe je als organisatie tekort kunt schieten en medewerkers daardoor verder in de verdrukking komen. Een jaar later presenteert regeringscommissaris Hamer nu een ‘prototype’ van een handleiding voor organisaties, waarmee zij meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag zorgvuldig kunnen behandelen. Het is de bedoeling om het prototype verder te ontwikkelen, zodat het bij verschillende sectoren inzetbaar is.

Organisaties helpen bij het opvolgen van meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag, dat is het doel van Regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld Mariëtte Hamer met de handreiking die zij vandaag publiceert.

Vier fasen van het meldproces: van 0 tot 3
De handreiking, die u hier kunt downloaden, omvat ruim 60 pagina’s en is dus niet één-twee-drie toe te passen. In het document worden vier fasen uitgewerkt. Enigszins verwarrend is, dat die vier fasen lopen van fase 0 tot en met fase 3. Fase 0 is de voorbereidende fase, waarbij het de bedoeling is dat organisaties niet wachten tot er een melding komt, maar in deze fase al zijn voorbereid op wat er eventueel komen gaat.

Fase 0: Wees voorbereid op een melding Start: Zorg dat er een plan klaar ligt om te handelen bij meldingen en bedenk daarbij dat elke situatie anders is. Uitkomst: De organisatie heeft een menselijk en uitvoerbaar meldproces en is voorbereid op een melding.

Fase 1: Beslis wat te doen met de melding Start: De organisatie ontvangt een melding van seksueel grensoverschrijdend gedrag. Uitkomst: Er is een passende opvolging gekozen, de doelen en randvoorwaarden geformuleerd en de betrokkenen geïnformeerd.

Fase 2: Voer de gekozen opvolging zorgvuldig uit Start: Opvolging van de melding, uitgaande van de doelen en de randvoorwaarden en met oog voor de betrokkenen en de omgeving. Uitkomst: Het traject is doorlopen en heeft zo nodig geleid tot besluiten en consequenties, die gedeeld zijn met de betrokkenen en vastgelegd.

Fase 3: Leer van het meldproces Start: De melding is opgevolgd, de organisatie wil leren van het proces en zorg dragen voor alle betrokkenen. Uitkomst: De organisatie heeft het proces geëvalueerd; zorg dragen voor de betrokkenen en herhaling voorkomen.

Geen panklare oplossing, maatwerk blijft nodig
Hamer: “We hebben allemaal gezien dat het vaak misgaat met de opvolging van meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer, met grote gevolgen voor melder, beschuldigde en organisatie. Deze handreiking is geen panklare oplossing, maar wel een gids in het maken van weloverwogen beslissingen. Waaruit vooral ook blijkt: niets doen is geen optie.”

Verschillende voorbeelden van seksueel grensoverschrijdend gedrag hebben het afgelopen jaar de media gehaald, waarin een onderzoek werd ingesteld dat niet goed verliep of geen stand hield bij de rechter. Hamer: “We zien dat veel organisaties zoekende zijn: hoe moeten we deze situaties dan aanpakken? Daar willen we duidelijkheid in bieden, al kunnen we nooit voor elke situatie en voor elke organisatie compleet zijn: het blijft maatwerk.”

Meer kennis nodig bij management en vertrouwenspersoon
De handreiking is opgesteld in samenwerking met experts en met mensen die betrokken zijn geweest bij een melding. De lessen daaruit zijn uitgewerkt in fasen die organisaties moeten doorlopen om tot een bevredigende, menselijke en rechtmatige afhandeling te komen. Een belangrijke les die Hamer benoemt is het investeren in kennis over seksueel grensoverschrijdend gedrag door hoger management, leidinggevenden en vertrouwenspersonen in ‘Fase 0’.

Hamer: “De handreiking is ook een pleidooi om vandaag te beginnen met de aanpak en niet te wachten tot er een melding komt. Bereid je voor op dat het kan gebeuren. De handreiking biedt inzicht in de afwegingen en maatregelen die daarvoor nodig zijn.” Een gedragscode en een vertrouwenspersoon zijn in ieder geval onontbeerlijk, volgens Hamer.

Niet meteen een extern bureau inschakelen
Ook ziet Hamer dat er te vaak te snel naar extern onderzoek wordt gegrepen in reactie op een melding: “In de paniek die ontstaat is dit een zwaar middel waarmee je de aanpak van je af organiseert, maar wat we vaak hoorden van zowel melders als beschuldigden is: waren we maar met elkaar in gesprek gegaan, dat had veel leed kunnen voorkomen.” Hamer bespreekt in de handreiking vijf andere mogelijke interventies, zoals een correctief gesprek en mediation.

Mocht dit niet tot het gewenste resultaat leiden, kan alsnog worden overgegaan tot onderzoek. Daarbij moet het doel van het onderzoek vooraf bepaald zijn, stelt Hamer. Ze onderscheidt een meldingenonderzoek, waarin waarheidsvinding rond een melding centraal staat, een cultuuronderzoek naar de cultuur van een organisatie of afdeling, en een structuuronderzoek naar hoe de aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag binnen een organisatie is geregeld.

Aangescherpte versie verschijnt later dit jaar
De handreiking is nog niet een definitieve editie, benadrukt Hamer, die het een prototype noemt: “We roepen organisaties op om de handreiking te bespreken en te gebruiken en om ervaringen met ons te delen. Die ervaringen nemen we mee in een aangescherpte versie, die later dit jaar verschijnt.”

Een groep van 22 organisaties doet al mee met de pilot van de Regeringscommissaris: van klein tot groot en in allerlei verschillende sectoren. “De drempels om seksueel grensoverschrijdend gedrag te melden zijn hoog, er gaat veel angst, schaamte en twijfel achter schuil. Ik wil dat iedereen die het meemaakt het gevoel krijgt dat diens melding ertoe doet. Dat deze organisaties willen werken aan hun sensitiviteit voor deze meldingen en net als ik gaan voor goede omgangsvormen op de werkvloer stemt me hoopvol.”

GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG AANPAKKEN: Het lukt met deze praktische Tools voor HR