Nu er steeds meer wordt bezuinigd op personeelskosten, moeten organisaties lastige keuzes maken. Goed zicht op de werkelijke kosten van HR-processen zou dan helpen. Maar veel HR-afdelingen blijken de kosten van HR-processen te onderschatten. Bovendien zijn er verborgen kosten.

De werkelijke kosten van HR-processen zijn vaak niet zichtbaar bij organisaties. Een efficiëntere inzet, besparingen en verbeteringen van dienstverlening van de HR-afdeling blijven hiermee achter. Dat concludeert HR- en salarisdienstverlener ADP in het whitepaper ‘HR-uitdagingen en –oplossingen: Cost of Ownership verlagen door procesverbetering’.

HR-kosten verschillen per branche
De kosten van de HR-afdeling zijn vaak complex en variëren sterk per organisatie, bedrijfstak, bedrijfscultuur en bedrijfsgrootte, blijkt uit benchmarking van ADP. De mate van complexiteit van de HR-processen bepaalt in sterke mate de benodigde expertise van de HR-afdeling.

Zo zijn er grote verschillen per branche, bijvoorbeeld bij de verwerking van salarissen. De processen voor per uur betaalde productiemedewerkers blijken veel complexer dan voor kantoorpersoneel. De totale kosten voor de salarisverwerking liggen daardoor dus hoger in de productiesector, waar grote aantallen per uur betaalde arbeiders werken, dan in de financiële dienstverlening.

Let op de verborgen kosten
Over het algemeen zijn HR-afdelingen goed op de hoogte van zichtbare kosten, zoals directe arbeidskosten of systeeminstallaties. Maar er zijn ook minder zichtbare of verborgen kosten, zoals indirecte arbeidskosten en het opleiden van werknemers om HR-systemen te gebruiken.

Rieken Venema, Supervisor Business Consultancy bij ADP wijst er op dat de meeste kosten die de HR-afdeling maakt, niet duidelijk zichtbaar zijn of verborgen. ‘Wanneer die kosten niet worden meegenomen bij het maken van toekomstplannen loopt het HR-team een grote kans dat zij verkeerde beslissingen nemen’.

Bezuinigen op de juiste HR-kosten
Veel bedrijven willen bezuinigen op personeelskosten, terwijl ze tegelijk een behoefte houden aan kwalitatief goed personeel. Inzicht in de werkelijke kosten van HR-processen is dan van belang, omdat HR-afdelingen daardoor weten op welke HR-verwerkingskosten ze het beste kunnen bezuinigen. Aan de hand van de uitkomsten kunnen HR-afdelingen vervolgens de dienstverlening verbeteren, de productiviteit verhogen en beter gebruik maken van beschikbare middelen.

Om HR-afdelingen inzicht te bieden in de totale kosten, heeft ADP een scan ontwikkeld. HR-afdelingen kunnen hun kosten daarmee afzetten tegen bedrijven die opereren in dezelfde branche of markt. Ook kunnen HR-teams daar toekomstscenario’s mee ontwikkelen.