Nieuwe werknemers invoeren, het postadres van een verhuizende werknemer aanpassen, vakantiedagen afboeken… Het zijn maar een paar voorbeelden van de vele administratieve werkzaamheden die HR-medewerkers op een gemiddelde werkdag bezighouden. Tijd die ze met een beetje automatisering ook aan andere werkzaamheden zouden kunnen besteden. Aan strategische HR- en recruitmentzaken, of gewoon aan het verlenen van goede service aan werknemers.

Door Michiel Chevalier, oprichter en CEO van Nmbrs®, leverancier van HR- en payrollsoftware voor de Nederlandse en Zweedse markt.

Online heeft een ware revolutie plaatsgevonden, waardoor consumenten ineens de mogelijkheid hebben om zelf hun zaken te regelen. Denk aan Netflix, waar ze online een film kunnen kijken – zonder daarvoor eerst bij de videotheek langs te hoeven. Of aan de mogelijkheid om zelf online hun bankzaken te regelen, een reis te boeken of aankopen te doen. Consumenten zijn niet alleen gewend geraakt aan deze vorm van zelfraadzaamheid, maar zijn die zelfs gaan verwachten. Ook op hun werk.

Als zij ’s avonds bijvoorbeeld een mooie aanbieding zien op Booking.com, willen ze het liefst gewoon vanuit huis kunnen inzien hoeveel vrije dagen ze nog hebben. Bij veel bedrijven is het echter nog zo, dat ze eerst een aanvraag moeten doen bij hun leidinggevende, die vervolgens bij HR checkt wat hun vrije-dagensaldo is. Tegen de tijd dat ze akkoord hebben, zijn ze dan al snel een werkdag verder en is de aanbieding niet meer geldig.

CRM-systemen
In de zakelijke wereld zijn er al veel mogelijkheden om eindgebruikers meer zelf te laten regelen. Kijk maar naar CRM-systemen die onder andere sales- en supportmedewerkers gebruiken om een relatie op te bouwen met hun klanten en prospects. Die systemen zijn vaak gekoppeld aan onlineformulieren waar een klant zaken als een verhuizing zelf kan doorgeven, die dan automatisch worden verwerkt in de database. Maar vaak is het ook mogelijk om een CRM-systeem te koppelen aan bijvoorbeeld een chatbot, waardoor een medewerker zelf informatie kan opvragen.

CRM-systemen geven eindgebruikers op die manier niet alleen de mogelijkheid om zelf zaken te regelen op een moment dat het hen uitkomt, maar zorgen er ook voor dat de sales- en supportmedewerkers meer tijd overhouden. Onder andere om klanten te helpen met meer complexe problemen. Wat dat betreft zouden HR-medewerkers ook best een vergelijkbaar systeem kunnen gebruiken, dat hen niet alleen helpt hun werknemers beter te servicen, maar ook om tijd te besparen op onnodige administratieve handelingen.

Betrokken werknemers
HR-afdelingen doen er dus verstandig aan te kiezen voor een HRM-systeem met de functionaliteiten van een CRM-systeem. Denk aan de optie om automatisch een nieuw kandidaatsprofiel aan te maken op het moment dat iemand via een onlineformulier solliciteert, dat bij indiensttreding alleen nog maar hoeft te worden omgezet in een medewerkersprofiel. Of dat werknemers de mogelijkheid geeft om thuis aan een chatbot te vragen hoeveel vrije dagen ze nog hebben en of er genoeg bezetting is om in een bepaalde periode op vakantie te gaan.

In de ideale wereld hebben CRM- en HRM-systemen dus meer gemeen dan alleen het grootste deel van de letters in hun naam. Doordat werknemers en klanten hetzelfde niveau van zelfservice verdienen. En omdat HR-medewerkers hun tijd beter kunnen besteden dan aan het doorvoeren van wijzigingen die ook automatisch kunnen worden geregeld. Zo ontstaat er meer tijd om werknemers betrokken te houden. Hopelijk gaat men dus inzien dat medewerkers, dit net als klanten, meer dan waard zijn.

Over Michiel Chevalier
Michiel Chevalier is oprichter en CEO van Nmbrs®, leverancier van HR- en payrollsoftware die erop gericht is werknemers de beste HR-service te verlenen. Chevalier is geïnteresseerd in cloud computing, payroll, ondernemerschap, HR en business strategy. Ook wordt hij erg enthousiast van nieuwe technologieën, en dan in het bijzonder artificial intelligence. Naast zijn werk voor Nmbrs® is hij medeoprichter van Grappster, een big-datatool voor mkb’ers, en van WallyLabs dat bedrijven helpt meer te halen uit hun online social marketing, sales en support.

Doorsturen: