Het zal elke werkgever, manager of HR-professional wel eens gebeuren dat er twijfel is over het waarheidsgehalte van een ziekmelding door een werknemer. De correcte weg is dan om de bedrijfsarts de arbeidsongeschiktheid te laten beoordelen. Maar er zijn ook werkgevers die een onderzoek voor verzuimfraude aanvragen bij een bureau voor bedrijfsrecherche. Dat gebeurt te vaak op basis van een onderbuikgevoel.

Uitval van zieke werknemers is duur, het verstoort de bedrijfsvoering en legt meer druk op collega’s die wel aan het werk zijn. Eén van de belangrijkste werkgebieden van HR is dan ook verzuimbeheersing en -begeleiding, met de focus op een snelle terugkeer naar het werk. Daarvoor is zorgvuldig verzuimbeleid nodig, gecombineerd met een prettige werksfeer waarin iedereen tot optimale ontwikkeling kan komen.

Geregeld overleg met de Arbodienst en bedrijfsarts helpt bij het voorkomen van verzuim. Net als gerichte HR-instrumenten als het ziekteverzuimgesprek.

Werken aan herstel
Als de werknemer zich ziek heeft gemeld, is de bedrijfsarts de enige aangewezen persoon die mag beoordelen of de ziekmelding terecht was. De bedrijfsarts kan ook een termijn vaststellen waarop de werknemer weer aan het werk kan én moet.

In de tussentijd moet de werknemer werken aan het herstel. Daarbij mag hij/zij geen dingen doen die het herstel in de weg staan. Maar het hoe en wat van de arbeidsongeschiktheid is een medisch geheim, waarover de werkgever geen mededelingen krijgt van de bedrijfsarts.

Past in herstelplan
Het kan frustrerend zijn wanneer een werknemer zich ziek heeft gemeld, terwijl op Instagram te zien is dat zij lekker in de tuin zit. Of dat een werknemer door zijn rug is gegaan, terwijl hij in de bouwmarkt wordt gezien door een collega.

De gedachte aan verzuimfraude is dan snel gevormd, maar HR doet er verstandig aan om niet direct een bedrijfsrechercheur te bellen. Het kan namelijk heel goed zijn dat deze handelingen prima passen in het herstelplan dat de werknemer met de bedrijfsarts heeft afgesproken.

Geen aanleiding voor onderzoek
Uit cijfers van Hoffmann bedrijfsrecherche blijkt dat één op de drie (34 procent) van de onderzoeksaanvragen naar verzuimfraude niet wordt uitgevoerd, omdat er geen aanleiding voor een onderzoek bestaat. Volgens het recherchebureau komen dergelijke aanvragen voort uit een ‘onderbuikgevoel’, maar dat is onvoldoende om een ziekteverzuimcontrole uit te mogen voeren.

“Er moet om te beginnen sprake zijn van concrete signalen van verzuimfraude en de regels voor verzuim en hoe daar mee om te gaan moeten duidelijk zijn,” aldus Ron Nieuwendijk, consultant Fraude & Integriteit bij Hoffmann.

HR-administratie op orde houden
In vergelijking met dezelfde periode in 2022, zijn bij Hoffmann dit jaar elf procent meer ziekteverzuimcontroles aangevraagd. Dit is opmerkelijk omdat de verzuimcijfers juist aan het dalen zijn in vergelijking met vorig jaar.

Om te zorgen dat vermoedens naar verzuimfraude substantieel zijn, is het van belang dat er vanaf het begin regelmatig contact wordt onderhouden wordt met de betreffende werknemer. Daarnaast raadt Hoffmann aan om op tijd de bedrijfsarts in te schakelen. Tot slot is het ook essentieel om te zorgen dat het verzuimdossier compleet is. Pas wanneer deze drie zaken op orde zijn, is er een mogelijkheid om een onderzoek te starten naar verzuimfraude.

HOUD VERZUIM IN DE HAND: Leidraad ziekteverzuimgesprek