Het beoordelen van werkprestaties vormt de basis van veel HR-processen. Maar de helft van de managers heeft nauwelijks tijd om prestaties van hun medewerkers te beoordelen. Bovendien gebruiken managers het beoordelingssysteem op een verkeerde manier. Ze kijken teveel terug, terwijl prestatiemanagement beter werkt door vooruit te kijken. HR moet managers daarom leren hoe ze prestatiemanagement wèl effectief kunnen inzetten.

Dat toont onderzoek aan van wereldwijd adviesbureau Willis Towers Watson. Het onderzoek geeft een ontluisterend beeld van de toepassing van prestatiemanagement op de werkvloer. Toch blijven bedrijven het beoordelen van prestaties verkeerd toepassen.

Geen meerwaarde, geen tijd
Van de Europese bedrijven, vindt 36 procent hun prestatiemanagementproces effectief. Een ruime meerderheid (88%) gebruikt prestatiemanagement om individuele prestaties af te stemmen op strategische bedrijfsprioriteiten. Maar 39 procent van de managers zegt de meerwaarde er niet van in te zien en 47 procent heeft geen tijd het goed uit te voeren.

Dat is opmerkelijk, omdat de resultaten van prestatiemanagement de basis zijn voor belangrijke (HR-)processen:

• Het nemen van beloningsbeslissingen
• Aanwijzen van talenten (en personeel dat niet goed functioneert)
• Het versterken van organisatie-brede werkwijzen en waarden
• Het samenbrengen van individuele vaardigheden met strategische bedrijfsdoelen
• Versterken van teamwork en het afleggen van verantwoording
• Personeel doelen laten stellen
• Het stimuleren van hogere prestaties door managers en medewerkers

Ruimte voor verbetering prestatiemanagement
De toepassing van prestatiemanagement kan echt een stuk beter, vindt ook adviesbureau Gartner. Zo is 52% van de HR-directeuren van mening dat zij het juiste gedrag van werknemers niet belonen. Ook denkt slechts een derde van hen dat prestatiemanagement hun werknemers aanzet tot het leveren van betere prestaties.

Het is dus niet zo vreemd, dat driekwart van de organisaties in de afgelopen vijf jaar veranderingen heeft aangebracht in hun prestatiemanagementprocessen. Zo koppelen ze hun beloningsbeleid bijvoorbeeld voornamelijk aan projectprestaties en zien ze soms zelfs helemaal af van individuele prestatiebeloning.

Zes manieren voor verbetering
Gartner prensteert een zesdelige routekaart voor managers en werknemers waarmee prestatiemanagement wél kan slagen. Kernpunten hiervan zijn dat manager en medewerkers voortdurend in gesprek blijven over het werk en de werkprestaties. Bij de beoordeling van prestaties kijken ze structureel vooruit en dus niet achterom. Als basis hiervoor helpt een systematiek van feedback vragen aan collega's en anderen over hoe ze meer waarde kunnen toevoegen aan hun activiteiten.

Halfjaarlijkse gesprekken zijn niet genoeg
Willis Towers watson meldt dat driekwart van de organisaties nog steeds de 'traditionele' beoordelingscyclus hanteert met halfjaarlijkse gesprekken. Helaas is het voornaamste resultaat bij bijna de helft (42%) alleen nog maar een weinigzeggend cijfer of een score.

Directie en medewerkers weten wel waar het probleem zit, namelijk bij de managers:

• Zo stelt tweederde van de medewerkers dat de manager te weinig communiceert en weinig feedback geeft die van waarde is voor hun prestaties. Ook baseert de manager een oordeel niet op goede gronden; zo doet hij/zij nauwelijks moeite om navraag te doen bij collega’s over het functioneren van een medewerker.
• De directie krijgt ook maar weinig terug te horen van de managers. Ruim de helft van de werkgevers vindt dat hun managers niet voldoende zijn toegerust om het prestatiemanagement goed toe te passen.

HR is nu aan zet
Prestatiemanagement wordt door managers te veel gebruikt als instrument om terug te kijken, terwijl het beoordelingsbeleid ingericht is om beslissingen te nemen over de toekomst. Zo moet prestatiemanagement ertoe leiden dat talenten en skills voor de komende jaren worden ontwikkeld.

Belangrijk is om de medewerkers daarbij mee te nemen. Want uit het de onderzoeken van de beide adviesbureaus blijkt dat medewerkers die het systeem voor het meten van prestaties begrijpen, het meest betrokken zijn. De onderzoekers concluderen dan ook dat het nodige moet gebeuren om prestatiemanagement weer op de rails te zetten. Daarbij kijken ze vooral naar HR om dit op te pakken.

Zo kan HR prestatiemanagement verbeteren

Managers bijsturen

Als de leidinggevenden al weinig begrijpen van de nut en noodzaak van prestatiemanagement voor de toekomst van de organisatie, hoe kun je dan van medewerkers verwachten dat zij het instrument omarmen? HR moet managers daarom trainen en hulpmiddelen aanreiken waarmee zij prestatiemanagement op een effectieve manier kunnen uitvoeren. Daarbij moet de coachende rol van managers centraal staan, zodat medewerkers zich optimaal kunnen ontwikkelen.

Beoordelingsproces op de schop

Vorm prestatiemanagement om van twee keer per jaar een (afgedwongen) gesprek voeren met een jaarlijks oordeel, naar een systeem waarbij manager en medewerkers voortdurend met elkaar in gesprek zijn.

Transparantie en communicatie

Om een goed beeld te krijgen van prestaties, moet HR inzetten op een systeem van 360-graden beoordeling en intervisie tussen collega’s. Dat kan op allerlei manieren en via verschillende kanalen die samen een completer beeld geven over prestaties en functioneren.

Niet terugkijken, maar de blik vooruit

Het grootste gevaar is dat manager en medewerker blijven steken in discussie over het verleden, terwijl de focus meer moet liggen op de toekomst. Prestatiemanagement kijkt wel terug naar prestaties, maar is er vooral ook om onmisbare vaardigheden en talenten te ontwikkelen die in de toekomst nodig zijn.

Gebruik beschikbare technologie

De HR-software in uw bedrijf kan veel meer dan u gebruikt. Modules voor feedback en beoordeling kunt u zo laten aanpassen dat ze toegankelijk en effectief zijn. Want HR moet het meten van prestaties door managers ook makkelijker maken.

MIS NIKS MEER: Schrijf je hier in voor de gratis HR-nieuwsbrief