1. Welkomstpakket maken

Om zo snel mogelijk gebruik te maken van de capaciteiten van de nieuwe medewerker, is het handig als hij/zij op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen in de organisatie. Dat kan door vooraf een welkomstpakket te sturen. De inhoud kan bestaan uit de laatste artikelen door en over het bedrijf, praktische informatie (huisregels) en een persoonlijk welkomstbriefje van de manager en/of toekomstige collega’s.

2. Papierwerk vooraf afhandelen

Ook handig is, om vooraf al documenten te sturen die de nieuwe werknemer moet tekenen. Dat scheelt weer tijd op de eerste dag. Bovendien krijgt de medewerker de tijd om alles thuis eerst rustig door te nemen. Als dat mogelijk is, kunt u ook vooraf een (tijdelijk) parkeerpasje of toegangspas toesturen.

3. Leer- en ontwikkelplan

De nieuwe medewerker moet zichzelf actief inwerken, maar heeft daarbij ook hulp nodig van de organisatie. Dat kan met een leer- en ontwikkelplan waarin u aangeeft wat u wanneer van de nieuwe werknemer verwacht en welke ontwikkelmogelijkheden u daarvoor aanbiedt.

U kunt daarbij denken aan een 30, 60, 90-dagenplan met te ontwikkelen vaardigheden, zeker voor functies die zware uitvoerende taken omvatten. Maar het plan kan ook op een andere manier resultaatgericht zijn, bijvoorbeeld door het uit te laten monden in een presentatie waarin de nieuwe medewerker met een frisse blik laat zien wat hem haar opvalt in de organisatie.

4. Wijs een mentor/coach aan

De nieuwe medewerker heeft een sparringpartner nodig die hem/haar helpt bij het uitvoeren van het 90-dagenplan. Stel daarom vòòr de eerste werkdag een mentor/coach aan en zorg dat de mentor/coach voldoende tijd en ruimte krijgt voor de begeleiding. Vertel de nieuwe werknemer voor de eerste dag wie zijn/ haar mentor/coach zal zijn.

5. Smoelenboek

Het is natuurlijk best prettig als je vooraf al weet wie er op de afdeling werken, wie je bazen zijn en met welke andere collega’s je te maken krijgt. Dat kan door vooraf het smoelenboek te sturen. Op papier, of door de nieuwe medewerker vooraf al toegang te geven tot het intranet, eventueel met een tijdelijke inlogcode.

6. Vragenlijstje werk en privé

Laat de werknemer vooraf een vragenlijstje invullen met informatie over zijn vorige werk/studie en opvallende dingen in zijn/haar privéleven. Denk bij dat laatste aan hobby’s en andere voorkeuren, maak het vooral niet te zwaar. Samen met een foto kan deze informatie direct in het smoelenboek worden gezet, zodat de nieuwe collega’s meteen al aanknopingspunten kunnen vinden voor een gesprek.