Ad Voerman ziet dat outsourcing van complete P&O-afdelingen mogelijk is

De afgelopen jaren hebben bedrijven veel werk uitbesteed dat niet tot hun kernactiviteiten behoort. Dat geldt ook voor sommige P&O-taken. Is outsourcing van hele P&O-afdelingen een logisch vervolg op deze trend? Dat het mogelijk is bewijst het concern BP, schrijft Ad Voerman.

Uitbesteden of op z’n engels: outsourcen, is een bekend begrip in ondernemersland. De afgelopen tien jaar zijn veel bedrijfsactiviteiten buiten de deur geplaatst: salarisadministratie, bedrijfsbeveiliging, catering, incasso etc.
Bij de besluitvorming over de vraag of een bepaalde activiteit al of niet moet worden uitbesteed, geldt in het algemeen het adagium dat niet-kernactiviteiten in beginsel door derden kunnen worden verricht. In dit Personeelsnet-dossier ga ik in op de vraag of de uitbesteding van de hele P&O afdeling of alle P&O activiteiten een logisch vervolg vormt van outsourcing-trend van de afgelopen jaren.

Technologische ontwikkelingen
Nog even in het kort de belangrijkste overwegingen om tot outsourcing te komen.
Technologische ontwikkelingen voltrekken zich in zo’n hoog tempo dat organisaties, in een zeer competitieve wereld, niet of nauwelijks in staat zijn alle terreinen goed te volgen en daardoor nauwelijks mogelijkheden hebben om alle relevante, nieuwe technologieën adequaat te implementeren.
Veel bedrijven trokken hieruit de conclusie dat ze zich moesten focussen op hun kernactiviteiten. Dat zijn de activiteiten waaraan een organisatie haar bestaansrecht ontleent, ook wel de primaire activiteiten genoemd.
Alle niet-primaire activiteiten hebben als kenmerk dat zij ten dienste staan van het primaire proces in een organisatie. Deze taken zijn in beginsel uit te besteden.
Aan de hand van criteria als prijs, kwaliteit, risico, afhankelijkheid, kwetsbaarheid…..
kan de vraag worden beantwoord of het gewenst is een bepaalde activiteit voor uitbesteding in aanmerking te laten komen.

De laatste tijd zien wij grote outsourcing contracten tot stand komen, die in belangrijke mate op het terrein van ICT en logistiek liggen. Zo heeft de Deutsche Bank haar betalings- en effectenverkeer ondergebracht in een aparte, zelfstandige organisatie die ook voor derden opereert. Deutsche Telekom heeft zijn gehele logistiek uitbesteed ter waarde van 1 miljard dollar. Compaq heeft het ophalen en bezorgen van computeronderdelen in zijn geheel uitbesteed. En TPG Post gaat voor Michelin de distributiecentra in de USA en Canada beheren.

British Petroleum trendsetter ?
Enige tijd geleden heeft British Petroleum (BP) zijn Human Resources (HR) departement in zijn geheel uitbesteed. Alleen strategisch HR is nog rechtstreeks aanwezig binnen de BP organisatie. Een fascinerende ontwikkeling!
In een proces van zeven jaar heeft BP stap voor stap zijn HR-activiteiten ge-outsourced. Nieuwe technologieën op het gebied van communicatie maakten het mogelijk een centrale helpdesk in te richten waar alle medewerkers wereldwijd met alle vragen over hun rechtspositie en arbeidsvoorwaarden online terecht kunnen.
De volgende stap was de inrichting van zogenoemde selfhelp-portals. Van alle vragen die met arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en rechtspositie samenhangen en waarvan de antwoorden in documenten liggen opgeslagen, kan elke medewerker nu via het intranet zelf het antwoord opzoeken. Snel, doeltreffend en 24-uur per dag bereikbaar! Welke P&O adviseur kan daarmee concurreren?

Belangrijke overweging om tot outsourcing over te gaan waren de beperking van de technologische kennis en het onvermogen de noodzakelijke investeringen te doen. Voor alle organisaties geldt uiteindelijk: het beste wat je in huis hebt aan menskracht en middelen gaat altijd op de eerste plaats naar je primaire activiteiten.
Een optimaal gebruik van de mogelijkheden die de technologie voor HR biedt, zou voor BP betekenen een ingrijpende reorganisatie van de HR-afdelingen (Business proces redesign), majeure investeringen en een verhoogde aandacht en oriëntatie van de leiding op de werkprocessen binnen de HR-afdelingen. “Let us stick to our business!”, was de conclusie van het BP-management. Uitbesteden dus.

Serieuze optie
De acceleratie van technologische vernieuwing dwingt dus overal nieuwe organisatievormen af. Doet goed voorbeeld goed volgen en is outsourcing van HR ook een serieuze optie in ons land?
Mij dunkt van wel. Grote organisaties met hun klassieke hiërarchische organisatiestructuren blijken niet meer in staat adequaat te reageren op snelle veranderingen in de verwachtingspatronen van hun klanten. Steeds meer worden zij ontrafeld en teruggebracht tot de core business. Zo ontstaan meer of minder zelfstandige, vaak kleinere organisaties die in een netwerkachtige structuur met elkaar opereren.
Van de HR activiteiten binnen organisaties is al veel uitbesteed of wordt al veel extern gedaan. Ik noem werving en selectie, flexibele arbeidskrachten, outplacement, administratie, advies, coaching, opleiding en training, management development, management support instrumenten ontslagbegeleiding en reïntegratie.
Alle administratieve en transactionele activiteiten lenen zich uitstekend voor uitbesteding. De vraag is niet of organisaties dat kunnen maar of zij dat willen.

Interessant is in dit verband het voornemen van de Rijksoverheid om alle P&O afdelingen van de departementen onder te brengen in één nieuwe organisatie. Volgens de Automatisering Gids van 13 september zal het kabinet waarschijnlijk dit najaar hierover besluiten. Een dergelijk besluit betekent een besparing van ongeveer 2500 personeelsmedewerkers! Bundeling van krachten maakt in dit geval grotere efficiency en efficiëntie mogelijk. Zonder enige twijfel is volledige outsourcing van deze dienst op termijn hun enige serieuze toekomstperspectief.

Wat blijft in alle organisaties van enige omvang is strategisch HR. Strategisch HR gaat over het antwoord op de vraag: “wat hebben wij als organisatie over 3 tot vijf jaar nodig aan mensen en kwalificaties teneinde de continuïteit van de organisatie veilig te stellen en wat moet er gebeuren om aan deze behoefte te voldoen”.


Ad Voerman is directeur van QMS Holland.

U kunt Ad Voerman bereiken op het adres Hollandse Hout 336, 8244GP Lelystad.