11 april 2022 17:43 Personeelsbeleid Instroom Doorstroom Arbeidsvoorwaarden Organisatie en reorganisatie

De juiste mix: 4 oplossingsrichtingen voor de aanpak van personeelstekorten

Organisaties kunnen hun tekort aan personeel verminderen als zij de balans weten te vinden tussen HR-beleid, technologie en wijzigingen in de arbeidsorganisatie. Daarvoor moeten ze de juiste mix van maatregelen toepassen die daadwerkelijk effectief is. Daar gaat wel het nodige denkwerk aan vooraf: in een ‘systeemaanpak’ gaan experts, waaronder ook HR-professionals, samen goede oplossingen bedenken voor de personeelstekorten. Die oplossingen zijn maatwerk en kunnen voor elke functiegroep verschillend zijn. Door samen te werken met kennisinstellingen of adviesbureaus, wordt de mix van maatregelen nog effectiever.

Om organisaties te ondersteunen bij de aanpak van hun personeelstekort, publiceerde adviesbureau TNO een onderzoekspaper met de titel “Doorbraak realiseren in schreeuwend personeelstekort vraagt nieuw perspectief”. Hierin beschrijft het adviesbureau hoe zo’n systeemaanpak voor personeelstekorten er uit ziet.

Drie oorzaken van personeelstekorten
Personeelstekorten hebben te maken met een mismatch tussen aanbod en vraag op de arbeidsmarkt. Daarbinnen moeten organisaties een antwoord zien vinden op hun arbeidsvraag. De oorzaken van het personeelstekort zijn onderverdeeld in:

kwantiteit: er is (te) veel nieuw personeel nodig,
kwaliteit: slechts weinig mensen kunnen of mogen het werk uitvoeren en
motivatie: het werk is onaantrekkelijk waardoor weinig mensen het willen doen.

Het personeelstekort ontstaat doordat er te weinig nieuw personeel de organisatie binnenkomt of dat er te veel mensen uitstromen. De onderliggende oorzaken kunnen sterk verschillen per functiegroep waar de tekorten zijn. Maar bijna altijd is er sprake van een combinatie van allerlei, (deels) samenhangende oorzaken.

Steeds dezelfde oplossing werkt niet
Personeelstekorten los je niet op met generieke (HR-)maatregelen. Allereerst moeten organisaties zich erbij neer leggen, dat het niet meer zal lukken om in de toekomst álle vacatures te vervullen. Want de arbeidsmarkt verandert en vergrijst, waardoor goed personeel schaars wordt. Je kunt personeel dan misschien deels vervangen door technologie. Maar een onbedoeld neveneffect kan dan bijvoorbeeld zijn, dat je daarvoor juist weer meer ander technisch personeel nodig hebt. Er moeten dus alternatieven komen, maar die moeten vooraf wel goed worden doordacht.

Een flexibeler HR-beleid kan helpen, net als hogere salarissen. Toch is geld nooit alleen de oplossing. Zo is er in heel Europa een nijpend tekort aan luchtverkeersleiders, maar hogere salarissen hebben het probleem niet opgelost. Er is een andere combinatie van wisselende maatregelen nodig, afhankelijk van de oorzaken van het probleem. Door een systeemaanpak te hanteren, kunnen organisaties de juiste set van maatregelen kiezen die daadwerkelijk effectief zijn bij hun specifieke personeelsproblemen.

Vier oplossingsrichtingen voor personeelstekort
Het TNO-rapport onderscheidt vier oplossingsrichtingen om het personeelstekort aan te pakken. Per oplossingsrichting kunnen verschillende maatregelen worden genomen. Verder is meestal een combinatie nodig van oplossingsrichtingen en maatregelen, gerelateerd aan de drie oorzaken van het personeelstekort (kwantiteit, kwaliteit en motivatie). De maatregelen zijn zeker niet nieuw, maar wel effectiever als ze met de systeemaanpak in samenhang worden ingezet.

Oplossingsrichting	Doelstelling personeelstekort
Inzet technologie	Het versterken of vervangen van personeel door de inzet van technologie, zoals: automatisering en digitalisering (computers, rekenkracht, algoritmes), virtualisatie en hyperconnectiviteit (internet, mobiele apparaten, simulatie) en autonomisering en artificiëring (robots, AI, autonome systemen)
Organiseren van werk	Sneller, efficiënter en effectiever organiseren van werk en personeel. Bijvoorbeeld door geografisch spreiden van werkzaamheden, functieroulatie en taakverbreding. Maar ook: ‘Job engineering’: taken anders verdelen over banen en functies ‘job carving’: een opknippen in stukjes die worden herverdeeld, zodat werknemers hun expertise kunnen inzetten waar dat écht nodig is ‘job crafting’: aanpassen van bestaande banen aan behoeften van werknemers
Inzetbaarheid en ontwikkeling	Personeel beter en sneller inzetbaar krijgen en ook duurzaam inzetbaar houden door de flexibilisering van de personele keten van instroom tot uitstroom. Goede arbeidsvoorwaarden, ontwikkelingsmogelijkheden en werkomstandigheden zorgen ervoor dat medewerkers cognitief, mentaal en fysiek duurzaam inzetbaar blijven om het werk goed te kunnen blijven uitvoeren.
Inzet externen	Overgaan op inhuur, uitbesteding of andere manieren van externe samenwerking. De organisatie kan kiezen voor de inhuur van (tijdelijk) personeel (bv. uitzendwerk, detachering en platformwerk) of voor zelfstandige opdrachtnemers. Ook is het wellicht gunstig om bepaalde werkzaamheden te outsourcen naar externe partijen.

Goed nadenken over de systeemaanpak
Voor de systeemaanpak is een systematisch analyse nodig van onderlinge afhankelijkheden en hun verwachte effecten op het personeelstekort. De analyse is behoorlijk complex, stelt TNO, want uit onderzoek blijkt dat bedrijven het lastig vinden om een goede balans aan te brengen tussen technologie, duurzame inzetbaarheid, arbeidsorganisatie en de werving van personeel. Het is dan ook de bedoeling dat deskundigen uit verschillende disciplines meerdere combinaties van maatregelen in ogenschouw nemen, die passen bij specifieke oorzaken van het personeelsprobleem.

De maatregelen krijgen een plus als het personeelstekort wordt teruggedrongen, maar scoren een min als het personeelsprobleem juist erger wordt. Dat kan gebeuren als door die maatregel bijvoorbeeld weer tekorten in andere functiegroepen ontstaan. Ook worden bepaalde effecten pas op langere termijn zichtbaar, of zijn extra maatregelen nodig voor andere neveneffecten. Organisaties kunnen elkaar helpen door ervaringen en lessen uit het verleden over effectieve maatregelen met elkaar te delen, stelt TNO voor.