17 februari 2025 om 12:11 Arbeidsvoorwaarden HR Helpcentrum HR Helpcentrum

Deelauto voor werknemers? Let op, want fiscus ligt op de loer

Steeds meer bedrijven bieden hun werknemers deelauto’s aan om flexibel en duurzaam vervoer te stimuleren. Maar hoe zit het met de fiscale gevolgen? Want als je niet goed oplet, moet de medewerker bijtelling betalen voor privégebruik van de deelauto, en dat wil je meestal niet. HR-professionals doen er goed aan de belangrijkste regels te kennen om verrassingen bij de loonheffingen te voorkomen.

De stelling dat de Belastingdienst dingen niet leuker maakt, maar wél makkelijker, is niet bepaald van toepassing op het zakelijk gebruik van auto’s. Daar kunnen je collega’s van de salarisadministratie over meepraten. Want als er ook maar een heel klein financieel voordeeltje dreigt te ontstaan voor een werkgever of werknemer, staat de fiscus klaar om daar belasting over te heffen.

Ken de hoofdlijnen als HR-adviseur
En dus zijn ook deelauto’s in het vizier van de fiscus gekomen. Die worden soms incidenteel ingezet, bijvoorbeeld als aanvulling op een treinreis naar een afgelegen klant. Maar hier en daar is de inzet ook wel dagelijks, bijvoorbeeld door werknemers in de thuiszorg die er zelfstandig mee naar cliënten rijden. Als daar geen sluitende rittenadministratie van is, ligt privévoordeel (en dus belastingheffing) op de loer.

In fiscale wetten en regels staat niets specifiek over deelauto’s, maar in de praktijk gaat het meestal om een auto die beschikbaar wordt gesteld aan de werknemer. De voorwaarden daarvoor, zijn bepalend over hoe die deelauto door de salarisadministratie moet worden verwerkt. De Belastingdienst heeft in een recente publicatie verduidelijkt wanneer sprake is van een ter beschikking gestelde auto en hoe werkgevers kunnen omgaan met bijtelling en andere belastingtechnische aspecten. Verplichte kost voor de salarisadministratie én belangrijk genoeg voor de HR-adviseur om de hoofdlijnen te kennen.

Wanneer is bijtelling van toepassing?
Wie een zakelijke auto meer dan 500 kilometer per jaar privé gebruikt, moet daarover bijtelling betalen. Wil je dat niet, dan moet uit de kilometeradministratie precies blijken hoeveel je waar hebt gereden. En het moet minder dan 500 kilometer zijn, natuurlijk.

Het belangrijkste criterium bij deelauto’s is daarnaast, of de werknemer feitelijke beschikkingsmacht over de auto heeft. Dit betekent dat de werknemer de auto naar eigen inzicht kan gebruiken, zonder expliciete opdracht van de werkgever. In dat geval wordt de auto als ‘ter beschikking gesteld’ beschouwd en geldt in principe de standaardbijtelling, tenzij kan worden aangetoond dat de auto op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé wordt gebruikt.

Geen beschikkingsmacht, geen bijtelling
Bij een deelauto die alleen op basis van zakelijke toestemming wordt ingezet en waarbij de werkgever de controle over het gebruik bewaart, is er geen sprake van een ter beschikking gestelde auto.

In dat geval zijn de kosten van de deelauto onbelast. Dit is bijvoorbeeld het geval als een werknemer een deelauto enkel mag gebruiken voor een specifieke zakelijke reis en de werkgever dit controleert via facturen en de kilometerregistratie.

Voorbeelden uit de praktijk
De Belastingdienst beschrijft verschillende situaties waarin het onderscheid tussen privé- en zakelijk gebruik van deelauto’s van belang is. Lees voor uitgebreide uitleg vooral ook de publicatie van de Belastingdienst:

Deelauto voor een specifieke zakelijke reis: De werkgever reserveert een deelauto voor de werknemer om naar een klant te gaan. De werkgever houdt controle over het gebruik en verbiedt privégebruik. Dit wordt niet gezien als een ter beschikking gestelde auto, en er is dus geen bijtelling.
Abonnement op deelauto’s voor werknemers: Werknemers kunnen zelf, zonder voorafgaande toestemming, een auto reserveren voor zakelijke doeleinden. Hoewel privégebruik verboden is, kan dit niet volledig worden gecontroleerd. Hierdoor wordt de auto als ter beschikking gesteld beschouwd, maar kan een bijtelling van nihil gelden als het privégebruik onder de 500 kilometer blijft.
Werknemer huurt zelf een deelauto, werkgever vergoedt kosten: Wanneer een werknemer een deelauto huurt en de werkgever enkel de werkelijke kosten voor zakelijke ritten vergoedt, is er geen sprake van een ter beschikking gestelde auto. De vergoeding van de werkelijke kosten is dan onbelast.
Werknemer met abonnement, incidenteel zakelijk gebruik: Als een werknemer een privéabonnement heeft en zijn werkgever alle kosten (inclusief abonnement) vergoedt, dan wordt de auto als ter beschikking gesteld beschouwd. In dit geval moet een bijtelling worden toegepast.

Belangrijkste fiscale regels in een overzicht

Situatie	Is er sprake van een ter beschikking gestelde auto?	Bijtelling van toepassing?
Werkgever reserveert een deelauto voor een specifieke zakelijke reis	Nee	Nee
Werknemers kunnen zelfstandig een deelauto reserveren voor zakelijk gebruik	Ja	Alleen als privégebruik boven 500 km uitkomt
Werknemer huurt een deelauto, werkgever vergoedt alleen zakelijke kosten	Nee	Nee
Werknemer heeft een privé-abonnement en werkgever vergoedt alle kosten	Ja	Ja, bijtelling afhankelijk van privégebruik
Deelauto via mobiliteitsbudget zonder strikte controle op gebruik	Ja	Ja

Door deze regels goed toe te passen, kunnen HR-professionals voorkomen dat onverwachte belastingheffingen ontstaan. Werkgevers en werknemers die gebruikmaken van deelauto’s doen er verstandig aan om heldere afspraken te maken over het gebruik en de administratie daarvan goed bij te houden. Overleg goed met de salarisadministratie en de accountant, zodat het gebruik van deelauto’s goed in de administratie staat en er geen onduidelijkheid over komt met de fiscus.