Organisaties die diversiteitsbeleid willen invoeren en meten, zouden daarvoor eigenlijk (bijzondere) persoonsgegevens van medewerkers moeten verwerken. Dat stuit op juridische, morele en praktische bezwaren, zeker voor kleinere bedrijven. Is een breed, inclusief HR-beleid waar iedereen van profiteert, dan geen betere optie? Personeelsnet geeft hier een overzicht van dilemma’s en mogelijkheden.

Wie serieus diversiteitsbeleid wil voeren, zal daarvoor ook persoonsgegevens van doelgroepen moeten registreren. Maar dan komt u in een mijnenveld van privacywetgeving terecht, die het verwerken van bijzondere persoonsgegevens in principe verbiedt en de inzet vraagt van privacyjuristen om registratie van persoonsgegevens mogelijk te maken.

Ondanks alle goede bedoelingen is er ook het dilemma, of het moreel wel te verantwoorden is om werknemers toestemming te vragen voor de verwerking van deze gevoelige gegevens, terwijl er ook andere manieren zijn om de voortgang te meten van inclusief HR-beleid.

Goede bedoelingen van D&I-beleid
Veel organisaties zijn zich ervan bewust dat het belangrijk is om een diverse en inclusieve organisatie te creëren waarin alle medewerkers erbij horen en zichzelf kunnen zijn, ongeacht hun verschillen of overeenkomsten. Maar het opzetten van een gedegen Diversiteits- en Inclusiebeleid (ook wel: D&I-beleid) is nog niet zo eenvoudig, vooral omdat er bezwaren leven tegen de registratie van bijzondere persoonsgegevens van medewerkers.

Nog los van de vraag of je beleid met goede bedoelingen op een wankele basis zou willen invoeren, is het voor kleinere organisaties wellicht een betere optie om een solide, breed geformuleerd inclusief HR-beleid op te stellen, dat rekening houdt met de belangen van álle mensen die bij u werken.

Werken aan vijf dimensies
De Sociaal Economische Raad  (SER) is met een groot project gestart onder de naam Diversiteit in Bedrijf.  Het project moet diversiteit en inclusie op de werkvloer bevorderen. Daarvoor ondersteunt het bedrijven bij het opzetten, uitvoeren en monitoren van hun diversiteitsplannen die aandacht geven aan vijf dimensies: arbeidsvermogen, culturele diversiteit, sekse, leeftijd en LHBTI+.

Werkgevers die werk willen maken van meer diversiteit en inclusie (D&I) op de werkvloer, kunnen zich kosteloos aansluiten bij de Charter Diversiteit van de SER. Het Charter is ondertekend door zo'n 375 grote organisaties in Nederland.

Meten is weten, maar mag meten wel?
Wie op de website van de SER kijkt, kan informatie vinden voor verschillende doelgroepen en sectoren. Maar wat vooral ook opvalt is, dat er heel veel juridisch gepuzzel plaatsvindt over de registratie van persoonsgegevens. Dat komt vooral omdat er geen wet is voor de bevordering van diversiteit in organisaties, waarin staat dat organisaties met dit doel bijzondere persoonsgegevens van medewerkers mogen verwerken. En het ontbreken van zo’n duidelijke wettelijke basis, maakt het moeilijk om de resultaten van het D&I-beleid te meten.

Het verzamelen en verwerken van gegevens als geslacht, leeftijd en nationaliteit zijn in principe toegestaan, omdat de werkgever deze gegevens van de wet al moet bewaren in het personeelsdossier. Maar voor bijzondere persoonsgegevens zoals etniciteit, gezondheid en seksuele gerichtheid, gelden strengere regels. De verwerking hiervan kan extra risico’s meebrengen en daarom is dat verboden, tenzij de werkgever zich kan beroepen op een uitzondering.

Zoeken naar een juridisch geitenpaadje
Omdat diversiteitsbeleid in principe iets positiefs is, waarvan doelgroepen kunnen profiteren, is het voor sommigen moeilijk te aanvaarden dat zij daarom geen persoonsgegevens mogen verwerken. De SER heeft juristen aan het werk gezet, die wijzen op een mogelijk ‘zwaarwegend algemeen belang’ of op het argument dat de werkgever de persoonsgegevens nodig heeft om aan de Algemene Wet Gelijke Behandeling te voldoen. Maar dit lijken toch wel gekunstelde argumenten om een gaatje in de wet te vinden, zodat er toch een rechtvaardigingsgrond is voor het verzamelen van personeelsgegevens voor D&I-beleid.

Met goede informatievoorziening en ‘na uitdrukkelijke toestemming op vrijwillige basis van de medewerker’ zou de organisatie tóch bijzondere persoonsgegevens voor het D&I-beleid mogen verwerken. Maar in de AVG wordt juist uitvoerig stilgestaan bij het feit dat een medewerker nooit volledig ‘uit vrije wil’ kan antwoorden op een verzoek om zijn/haar persoonsgegevens te verwerken.

Registratie moreel op het randje
Naast de juridische obstakels van registratie, voelt iedereen op z’n klompen aan dat een database met queerpersonen, arbeidsgehandicapten en mensen van kleur tot onbedoelde vergissingen kan leiden. Of in het ergste geval, tot grote ongelukken. Dit is helemaal aan de orde, als deze gegevens in het HR-systeem (wellicht per ongeluk) worden gecombineerd met andere data om analyses te maken van het personeelsbestand. Want juist het koppelen van databases kan de privacy van mensen ernstig schenden. De vraag stellen of homomannen vaker ziek zijn dan hun heterocollega’s, is technisch eenvoudig te beantwoorden. Maar in moreel opzicht, is het een onbegaanbaar pad.

Hoe wrang is het dan, dat we mensen toch proberen te overtuigen om hun persoonlijkste gegevens op te laten slaan, voor beleid dat ze ten goede zou komen. Ondanks de goede bedoelingen, komt dit toch enigszins neerbuigend en paternalistisch over. En als mensen uit de doelgroepen voet bij stuk houden en géén toestemming geven om hun bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zit HR met een incomplete database waarmee het beleid niet kan worden gevolgd. Het lijkt in ieder geval verstandig om de uitvoering van de privacywetgeving voor HR eerst helemaal op orde te hebben, voordat de registratie van bijzondere persoonsgegevens ook maar wordt overwogen.

Let niet alleen op instroom, maar ook op uitstroom
In samenhang met het D&I-project door de SER wordt ook onderzoek uitgevoerd, in samenspraak met de Universiteit Utrecht. Daaruit blijkt dat D&I-maatregelen helaas niet altijd leiden tot het gewenste resultaat. Bedrijven en hun HR-afdelingen beginnen vaak met de oprechte intentie om de organisatie aantrekkelijker te maken voor verschillende groepen werknemers, maar lopen daarbij tegen problemen op.

Ze richten zich vooral ook op de instroom van personeel uit ondervertegenwoordigde groepen en letten niet goed op de achterdeur waardoor dezelfde groepen weer uitstromen. Nieuw onderzoek laat ook zien dat HR ervaringen van mensen uit de doelgroepen bij exitgesprekken moet meneemen (PDF).  Dat kan bijvoorbeeld al met de eenvoudige vraag of mensen zich ‘thuis hebben gevoeld’ bij de organisatie.

D&I- beleid of inclusief HR-beleid, hoe het ook kan
Om optimaal gebruik te kunnen maken van de talenten en competenties van al uw medewerkers, kunt u het beste een breed personeelsbeleid voeren waarin iedereen in de organisatie gelijke kansen krijgt om te groeien en zich te ontwikkelen. Een breed inclusief HR-beleid, in een organisatie met een fijne werksfeer, heeft al oog voor de wensen en behoeften van verschillende doelgroepen. Want aandacht voor talentontwikkeling en loopbaanbegeleiding zorgt voor grotere werknemerstevredenheid en vormt de basis voor een succesvolle vervulling van (toekomstige) bedrijfsdoelen.

Om inclusief HR-beleid toe te snijden op verschillende doelgroepen, moet je natuurlijk wel een beeld krijgen van wat er leeft binnen de organisatie.  Verder moet er ook draagvlak zijn om beleid te kunnen voeren waarin de organisatie uitstraalt dat iedereen gelijk wordt behandeld, zichzelf mag zijn en zich mag ontplooien. Net als elk beleid, heeft dit alleen kans van slagen als het van boven naar beneden actief wordt ondersteund. Om bij dit proces te helpen, heeft de SER een handleiding gepubliceerd over draagvlak van D&I-beleid in organisaties (PDF). 

Voor HR is bij het creëren van draagvlak een actieve rol weggelegd:

Gegevens verzamelen voor inclusief HR-beleid
Bij gebrek aan harde data, kunt u de resultaten van inclusief HR-beleid ook meten met andere HR-instrumenten. Het uiteindelijke doel van inclusief personeelsbeleid is dat er een organisatiecultuur ontstaat, waarin iedereen zich vrij en veilig kan uiten. Waar respect is voor elkaars opvattingen en achtergronden, vanuit het besef dat juist de diversiteit van mensen in de organisatie kan leiden tot gelukkige medewerkers die optimaal kunnen presteren.

• Allereerst komt het eenvoudige middel van (informeel) contact maken met medewerkers door de HR-adviseur. Vraag wat mensen beweegt, waar ze tegenop lopen en of ze suggesties hebben om arbeidsvoorwaarden anders in te richten of de werksfeer te verbeteren. Door in de eerste plaats mensgericht te handelen, kan HR veel input krijgen voor de vormgeving van inclusief HR-beleid.
• Een goed instrument om de stand van zaken in de organisatie te meten, is het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). In het MTO kunt u vragen opnemen over diversiteit en inclusie: voelen mensen zich veilig, kunnen zij zichzelf zijn zonder discriminatie, pesten of uitsluiting? Voelen medewerkers hierbij steun van het management? En hoe reageren collega’s en klanten op medewerkers uit de doelgroepen van het diversiteitsbeleid? Door het MTO geregeld te herhalen, komen patronen aan het licht, waarop u het beleid kunt bijstellen.
• Verder kan HR bijvoorbeeld focusgroepen instellen, waarmee van tijd tot tijd wordt besproken hoe zij de organisatiecultuur ervaren, bijvoorbeeld aan de hand van resultaten van het MTO.
• Bij grote organisaties kunnen ook faciliteiten worden verleend aan doelgroepen die zich willen verenigen in een netwerkgroep. Daarmee ondersteunt de organisatie bepaalde groepen werknemers om een inclusieve bedrijfscultuur te bevorderen. HR kan zo’n netwerk gebruiken als vraagbaak, maar ook signalen opvangen over de stand van inclusie in de organisatie
• Ook de vertrouwenspersoon kan een goede graadmeter zijn over de stand van zaken van het diversiteitsbeleid. Zij kan daarover verslag doen in het jaarlijkse overzicht van klachten, maar heeft ook de positie om tussentijds aan de bel te trekken als zaken scheeflopen.
• HR kan exitgesprekken beter benutten om informatie te verzamelen over hoe het is om in de organisatie te werken als je tot een doelgroep behoort. Als daar patronen uitkomen die relevant zijn, kan dat input zijn voor bijstelling van het beleid.
• De ondernemingsraad heeft een wettelijke taak om discriminatie tegen te gaan en gelijke behandeling te bevorderen. HR doet er daarom goed aan om de OR op de hoogte te houden en te betrekken bij beleidsvorming. De OR kan zelf ook een vinger aan de pols houden, bijvoorbeeld door ervaringen te bundelen van medewerkers en die in de overlegvergadering te bespreken. Verder heeft de OR de wettelijke mogelijkheid om onderzoek te (laten) doen naar de uitvoering van het inclusieve HR-beleid van de organisatie.

ZELF HR-BELEID MAKEN: Met deze hulpmiddelen lukt het beter

Doorsturen: