Functioneringsgesprekken en personeelsbeoordelingen vormen nog steeds de ruggengraat van personeelsbeheer bij veel organisaties. Maar er is ook kritiek, want zijn deze traditionele HR-instrumenten nog wel relevant op de moderne werkplek? Personeelsnet onderzoekt de voor- en nadelen aan de hand van publicaties van academici, die ook weten hoe het er in de praktijk op de Nederlandse werkvloer aan toe gaat.

Door: Jaap van der Moolen, MSc | Redactie Personeelsnet

Met functioneringsgesprekken en personeelsbeoordelingen kunnen onderbouwde keuzes worden gemaakt over ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers en de organisatie. Personeelsbeoordelingen zijn essentieel bij het nemen van zwaarwegende beslissingen, vooral wanneer geschillen voor de rechter komen. Toch pleiten sommige adviseurs ervoor om deze methoden af te schaffen, omdat ze ouderwets, belastend en slecht uitvoerbaar zouden zijn.

Personeelsnet zet hier de voor- en nadelen op een rij, ondersteund door inzichten van (hoofdzakelijk) Nederlandse hoogleraren en andere bronnen.

Voor: betere communicatie en grotere betrokkenheid
Functioneringsgesprekken bieden een gestructureerde gelegenheid voor leidinggevenden en medewerkers om wederzijdse verwachtingen uit te spreken. Professor Jaap Paauwe van de Universiteit van Tilburg maakte een uitgebreide analyse van prestatiemanagementsystemen binnen organisaties, met een focus op de effecten van functioneringsgesprekken en personeelsbeoordelingen. Pauwe betoogt dat regelmatige feedback duidelijkheid geeft over individuele en bedrijfsdoelstellingen, wat leidt tot verbeterde prestaties en hogere medewerkerstevredenheid.
In plaats van minder functioneringsgesprekken, is het waarschijnlijk beter om er meer te houden. Want op die manier hebben manager en medewerker regulier overleg over taken, verwachtingen en de inzet van hulpmiddelen zoals scholing en begeleiding.

Medewerkers die geregeld feedback ontvangen over hun prestaties, voelen zich vaak meer betrokken bij hun werk. Professor Annet de Lange van de Open Universiteit stelt dat bedrijven met frequente feedbacksessies een lager personeelsverloop hebben. Uit het meta-onderzoek waaraan zij een bijdrage leverde, bleek het belang van onderbouwde HRM-praktijken. Georganiseerde feedback heeft impact op de betrokkenheid en motivatie van medewerkers, waardoor zij tot op latere leeftijd gezond aan het werk kunnen blijven. Functioneringsgesprekken zijn daarmee een platform om de prestaties van medewerkers te erkennen en hen te motiveren door waardering en gerichte ontwikkelingsmogelijkheden te bieden.

Tegen: managers zijn subjectief en onvoorbereid
Het voorbereiden en uitvoeren van functioneringsgesprekken kan veel tijd in beslag nemen. Dit kan een belasting vormen voor zowel leidinggevenden als medewerkers. Professor Lidewey van der Sluis van Nyenrode Business Universiteit geeft aan dat beoordelen een vak op zich is. En de tijd die leidinggevenden moeten investeren in prestatiebeoordelingen, gaat ten koste van belangrijke begeleidende taken. De grote valkuil is dat managers er niet in geschoold zijn en zich (dus) niet goed voorbereiden. Dan gaan ze ‘uit de losse pols beoordelen’ en dat is ‘levensgevaarlijk’, legt professor Van der Sluis helder uit in een video-interview bij De Telegraaf.  

Het ‘ouderwetse’ beoordelen van professionele medewerkers past ook niet meer bij hun zelfstandige werkopvatting. De manager hoeft hen niet te vertellen wat zij moeten doen (en hoe), om daar vervolgens een oordeel over uit te spreken. Managers moeten volgens Van der Sluis daarom inzetten op een warme relatie met hun medewerkers en hen vooral stimuleren om (nog) beter te presteren.

GOED ONDERBOUWD: Handleiding beoordelingsgesprek

Voor: ‘time-to-talk’-gesprekken en traditioneel beoordelen
Onderzoekers van de Vrije Universiteit toonden aan dat het heel goed mogelijk is om innovatie te stimuleren met ‘traditionele’ HR-instrumenten. Dat laten zij zien in omvangrijk onderzoek bij een farmaceutisch bedrijf met een miljardenomzet en 30 duizend werknemers. 

Om hoge prestaties, flexibiliteit en innovatie te bevorderen, houdt farmaceut AbbVie geregeld 'Time-to-Talk'-gesprekken met medewerkers. Deze gesprekken zijn gebaseerd op onderzoek dat aantoont dat feedback over de voortgang van het werk de prestaties verbetert (Amabile & Kramer, 2011). Managers worden aangemoedigd om minimaal twee van deze feedbackgesprekken met hun medewerkers te voeren. Ze kunnen daarbij gebruik maken van checklists om de gesprekken effectiever te maken. Deze aanpak zorgt ervoor dat managers met hun teamleden open(er) communiceren, waarbij alles in vrijheid kan worden besproken.

Naast deze voortgangsgesprekken, houdt AbbVie nog steeds vast aan eindejaarsevaluaties en formele beoordelingen, zodat alle werknemers duidelijkheid hebben over hun prestaties. Onderzoek van Wiles (2018) bevestigt namelijk dat traditionele prestatiemanagement-instrumenten betere feedback bieden aan werknemers dan nieuwere benaderingen. En omdat feedback essentieel is voor gedragsverandering en cultuurontwikkeling, besloot AbbVie om de formele beoordelingsgesprekken in stand te houden.

Voor: samen ontwikkelingsbehoeften bespreken
Functioneringsgesprekken helpen bij het ontdekken van trainings- en ontwikkelingsbehoeften. Diverse publicaties van HRD-professor Rob Poell van de Universiteit van Tilburg, benadrukken dat leidinggevenden daarmee gebieden kunnen ontdekken waar medewerkers extra ondersteuning of opleiding nodig hebben, wat leidt tot gerichte en effectieve leerprogramma's. Het is belangrijk dat managers en medewerkers voortdurend met elkaar in gesprek blijven en er een leercultuur ontstaat waarin zij elkaar waardenvrij kunnen aanspreken op positieve en negatieve punten.

Ook onderzoek van HR-professoren Dorien Kooij (Universiteit Tilburg) en Corine Boon  (UvA, Amsterdam) laat zien dat sterke werkrelaties een positieve invloed hebben op zowel de werksfeer als de productiviteit. Regelmatige en open communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers bevordert vertrouwen en samenwerking en zorgt dat medewerkers zich meer op hun plek voelen. Dat geldt zeker voor organisaties die veel eisen van hun medewerkers: hoe beter de medewerker op de juiste plek zit, hoe meer binding er is met de organisatie én hoe beter de prestaties. Dat geldt overigens vooral voor medewerkers die nog aan het begin staan van hun carrière.

Tegen: beoordelen leidt soms tot stress en uitval
Negatieve beoordelingen kunnen leiden tot een verslechterde werksfeer en motivatieproblemen, waarschuwt professor Arbeids- en Organisatiepsychologie Toon Taris (Universiteit Utrecht). Medewerkers kunnen ontmoedigd raken als zij consequent negatieve feedback ontvangen zonder adequate ondersteuning. Dat leidt tot stress en uitval, waarmee veel verloren gaat.

Hoewel functioneringsgesprekken nuttig kunnen zijn voor korte termijn doelen, hebben ze maar een beperkte invloed op de verdere ontwikkeling van medewerkers. Ook hebben managers nogal eens moeite om de resultaten van functioneringsgesprekken te vertalen naar duurzame veranderingen in gedrag en prestaties. Ze kijken vaak alleen naar het economische perspectief, maar vergeten dat het arbeidspsychologische perspectief even belangrijk is als het gaat over productiviteit. Managers moeten faciliteren dat medewerkers op een plek functioneren waar ze het beste tot hun recht komen en tegelijk het meeste nut hebben voor de organisatie. Dat vereist aandacht voor mensen, waarbij het belangrijk is om stress bij hen weg te nemen.

FUNCTIONERINGSGESPREK VOEREN: Gespreksagenda en verslagformulier

Voor: helpt bij strategische beslissingen over personeel
Hoewel professor Lidewey van der Sluis dus zeker geen voorstander is van (onvoorbereid) beoordelen, benadrukt zij wel dat personeelsbeoordelingen belangrijk zijn voor het ontwikkelen van talentmanagementstrategieën. Objectieve beoordelingen helpen HR-afdelingen zo bij het nemen van strategische beslissingen over personeelsbeheer, zoals het identificeren van high potentials en het plannen van opvolging.

Personeelsbeoordelingen geven medewerkers bovendien gerichte feedback over hun sterke punten en ontwikkelingsgebieden. Professor Annet de Lange stelt dat dit kan bijdragen aan gerichte ontwikkelingsplannen en loopbaanontwikkeling. Zo kunnen deze HR-instrumenten zorgen voor betere werkrelaties en ondersteunen ze strategische HR-beslissingen. Door continue verbetering en aanpassing van deze processen kunnen organisaties zorgen voor een positieve en productieve werkomgeving.

Voor: formele evaluatie van prestaties vastleggen
Personeelsbeoordelingen bieden een formeel kader voor het evalueren van de prestaties van medewerkers over een bepaalde periode. Emeritus professor Jaap Paauwe toonde aan dat deze beoordelingen helpen om objectieve criteria vast te stellen voor bijvoorbeeld promoties, salarisverhogingen en andere beloningen.

In sommige gevallen kunnen personeelsbeoordelingen leiden tot juridische geschillen, vooral als medewerkers de beoordeling als onrechtvaardig of discriminerend beschouwen. Professor Jeroen Delmotte benadrukt daarom het belang van transparantie en objectiviteit in het beoordelingsproces om dergelijke risico's te minimaliseren.

Het blijkt voor (mkb-)bedrijven sowieso profijtelijk om te investeren in heldere HR-procedures, berekende onderzoeker Jeroen Delmotte (ea):  een krachtig HRM-systeem geeft duidelijke signalen aan medewerkers over belangrijk gedrag, gewenste resultaten en competenties. Organisaties presteren gewoonweg beter als hun HRM-beleid is afgestemd op strategische doelen, zoals kwaliteitsoptimalisatie. Ook kan het innovatievermogen in kennisintensieve organisaties verbeteren door goed ingeregeld personeelsbeheer.

Open cultuur en modern management
Op de egalitaire Nederlandse werkvloer is er al volop (informeel) contact tussen managers en medewerkers. Modern management vraagt van leidinggevenden dat zij mensgericht handelen en hun aansturing individueel toepassen. In een open werksfeer weten manager en medewerker elkaar te vinden en zijn resultaten en verwachtingen over en weer bespreekbaar. In deze setting is een functioneringsgesprek slechts een vastgesteld moment waarbij voortgaande werkafspraken op papier worden bekrachtigd. Op die manier kan de personeelsbeoordeling daarna dan geen grote verrassingen meer opleveren.

Maar misschien kan het ook anders: bij een open cultuur passen ook andere vormen van personeelsbeoordeling, zoals de 360-gradenbeoordeling, waarbij ook de inzichten van anderen worden betrokken. Collega’s, teams en klanten kunnen daarbij beter inzicht geven in het algemeen functioneren. Let wel op, dat deze vorm van personeelsevaluatie ook de nodige uitdagingen kent. Zo moet er daadwerkelijk sprake zijn van een cultuur waarin feedback geven de norm is en geen bedreiging. Want ook hier kan een slechte uitvoering meer nadelen hebben dan voordelen. HR-professionals moeten HRM-praktijken functioneel inrichten en er duidelijk over communiceren. Op die manier vormen individuele wensen van medewerkers, samen met verwachtingen van de organisatie, een homogeen organisatieklimaat, stelden onderzoekers van de KU Leuven al in 2004 vast.

Conclusie: beoordelingssystematiek nog maar niet afschaffen?
Functioneringsgesprekken en personeelsbeoordelingen blijven waardevolle HR-tools voor personeelsmanagement, met duidelijke voordelen zoals verbeterde communicatie, motivatie en onderbouwing voor strategische HR-beslissingen. Door geregeld functioneringsgesprekken te voeren, kunnen manager en medewerker over en weer verwachtingen uitspreken over het functioneren en wensen aangeven over ontwikkeling, begeleiding en training. Maar het brengt ook uitdagingen met zich mee, zoals de tijd die het kost, de investering in de opleiding van managers, de aandacht voor mogelijke vooringenomenheid en het voorkomen van onnodige stress bij medewerkers.

Het is daarom belangrijk om managers en medewerkers optimaal te informeren over verwachtingen, rechten en plichten. Een correcte uitvoering van functioneringsgesprekken en personeelsbeoordelingen is essentieel om het vertrouwen tussen de leidinggevende, de organisatie en de medewerkers in stand te houden. Het voeren van een beoordelingsgesprek is niet alleen spannend voor medewerkers, maar ook voor managers. Maar als het goed gebeurt, legt de personeelsbeoordeling een degelijk fundament voor formele personele beslissingen, zoals het toekennen van een hoger salaris of een bonus.

En mocht het (helaas) ooit nodig zijn om een onderbouwing te geven voor negatieve beslissingen, zoals een ontslag wegens disfunctioneren, dan is een compleet dossier met de resultaten van manager-medewerkergesprekken (en afspraken over een verbetertraject), essentieel voor de juridische bewijslast.

RECHTSPOSITIONEEL BESLUIT NEMEN: Beoordelingsformulier

Doorsturen: