10 oktober 2022 18:21 Hybride werken Arbo Arbo Hybride werken

Niet storen: Zo kunnen managers en thuiswerkers omgaan met onderbrekingen

Er zitten onmiskenbaar veel voordelen aan hybride werken, zowel voor de werknemer als de werkgever. Maar bij de keuze voor de werkplek, op kantoor of thuis, moet rekening worden gehouden met mogelijke onderbrekingen die het thuiswerken kunnen verstoren. Bijvoorbeeld als een collega belt met een probleem, maar ook wanneer een bezorger aan de voordeur staat of een ziek kind je werkkamer binnenloopt. Onderzoekers vonden uit dat er 6 typen verstoringen zijn voor thuiswerkers. Het onderzoek bevat ook aanbevelingen voor managers en medewerkers, waarmee thuiswerken in de praktijk zo soepel mogelijk kan verlopen.

Onderzoek gepubliceerd in de Journal of Applied Psycholgy laat zien dat onderbrekingen bij thuiswerken zijn toegenomen, nu meer collega's niet op meer op kantoor werken. Dit heeft invloed op het welzijn van thuiswerkers, de kwaliteit van hun werk en de totale productiviteit.

Thuiswerken vaker onderbroken door thuis
Mensen die thuiswerken doen dat vaak omdat zij zich daar beter kunnen concentreren en zo meer werk gedaan krijgen. Maar nu blijkt dat er ook veel verstoringen zijn tijdens het werk, waardoor het werk wordt onderbroken. De verstoringen komen aan de ene kant door het werk: een telefoontje van een klant of collega’s, problemen met het bedrijfsnetwerk, of dringende werkmailtjes die voorrang krijgen.

Maar aan de andere kant, zijn er de verstoringen die door de thuissituatie komen. Vooral thuiswerkende vrouwen geven aan vaker te worden onderbroken door verstoringen in hun eigen huis. Ze krijgen daar vaker te maken met onverwachte gebeurtenissen (‘mamma ik ben gevallen’) en moeten daarbij meer multitasken dan mannen. Dit soort onderbrekingen zijn extra vervelend, omdat ze vermoeiend zijn, de grens tussen werk en privéleven verder vervagen en optimale prestaties in de weg zitten.

Zes verschillende soorten onderbrekingen
Bij hybride werken, moeten manager en medewerker de afweging maken wanneer het zinvol is om thuis te werken en wanneer het beter is om op het werk te verschijnen. Veel mensen geven aan dat zij zich thuis beter kunnen concentreren, maar dat blijkt door de verschillende onderbrekingen toch niet altijd de praktijk.

De onderzoekers hebben zes soorten onderbrekingen in kaart gebracht die het thuiswerken kunnen verstoren.

ZES SOORTEN ONDERBREKINGEN BIJ THUISWERKEN

Persoonlijk (online) contact - onderbroken worden door een andere persoon tijdens het werk, zoals collega’s die (beeld)bellen om iets te bespreken.

Afleiding – afgeleid worden door externe stimuli, zoals achtergrondgeluid, of door stof in de hoeken dat 'roept om een stofzuiger'.

Pauzes – even stoppen met werken voor herstel of andere behoeften en dan een drempel over moeten om weer aan het werk te gaan.

Aandacht moeten verdelen – multitasken door aandacht te verdelen, bijvoorbeeld een stuk schrijven en ondertussen kinderen helpen met huiswerk.

(Onaangename) verrassingen – onverwachte problemen waarbij moet worden besloten hoe het verder moet, zoals het verlies van de internetverbinding of een kind dat met een bloedende knie de werkkamer binnenloopt.

Vergaderingen (op afstand) – gedwongen moeten deelnemen aan vergaderingen die als tijdverspilling worden beschouwd.

Thuiswerken van vrouwen vaker onderbroken
De onderzoekers stelden open vragen naar de problemen waar thuiswerkende werknemers zoal tegenop lopen en hoe ze die oplossen. De onderzoeksdeelnemers vonden de onderbrekingen waardoor ze werden gestoord bij het werk het allervervelendst. Het thuiswerk van vrouwen werd vooral onderbroken door onaangename verrassingen, afleiding door thuissituaties, vergaderingen en aandacht vragende collega’s.

Overigens hebben de thuiswerkers ook last van andere zaken die doorwerken soms lastig maken. Zo zijn hun huizen vaak ongeschikt: te warm of juist te koud, thuiswerkplekken met slechte voorzieningen of met weinig licht. Ook voelen de thuiswerkers soms druk om extra alert te zijn op mailtjes of appjes van collega’s, om te laten merken dat ze ‘echt aan het werk zijn’. Dat gebeurt dan ook buiten hun vastgestelde werktijden, omdat collega’s ervan uitgaan dat je als thuiswerker altijd beschikbaar bent.

Tips voor het omgaan met onderbrekingen
Het is natuurlijk onmogelijk om verstoringen tijdens thuiswerken volledig te beheersen, maar werknemers kunnen wel duidelijk maken aan collega’s en huisgenoten hoe ze met verstoringen om zullen gaan. Hieronder staan tips voor werknemers en managers om ervoor te zorgen dat thuiswerken zo productief mogelijk is, zonder al te veel verstoringen.

TIPS: OMGAAN MET VERSTORINGEN TIJDENS THUISWERKEN

Ideeën voor managers:

Gebeurtenissen kunnen zich plotseling aandienen, zoals een verzoek om feedback door een collega of medewerker, maar dat betekent niet dat ze ook even plotseling moeten worden afgehandeld. Koppel terug dat u het verzoek heeft gezien en geef aan wanneer u het in behandeling zal nemen.

Maak tijd vrij in uw dagelijkse agenda om te reageren op plotselinge verzoeken en problemen. Zo heeft u tijd om erover na te denken en een zorgvuldige reactie te geven. En als er een dag geen verrassingen zijn, heeft u tijd over voor andere dringende zaken.

Biedt steun aan medewerkers door ze op weg te helpen met problemen. Zo kunt u voorkomen dat een slechte situatie alleen maar erger wordt.

Moedig medewerkers aan om vooruit te plannen, zodat ze alleen thuis werken op momenten dat het voor hen optimaal is, bijvoorbeeld als een kind bij de opvang is en niet thuis. Wees naar de medewerker flexibel met werktijden en werkuren, zodat die zelf de meest optimale thuiswerksituatie kan creëren.

Stimuleer medewerkers om op vaste momenten bij te praten. Door daar vooraf ruimte voor in te plannen, wordt de noodzaak minder om tussendoor contact met elkaar op te nemen.

Geef ruimte aan werknemers om zelf het werk te plannen waarbij zo min mogelijk afleiding is en laat hen daar ook daar verantwoordelijkheid voor te nemen.

Beperk het aantal vergaderingen tot een minimum en zorg voor een duidelijke agenda, zodat uw medewerkers vooraf begrijpen waarom ze moeten deelnemen en wat er per agendapunt van hen wordt verwacht (brainstormen, informatie geven, luisteren, meebeslissen, etc.). Houd vergaderingen kort, want beeldvergaderen is vermoeiend.

Bespreek met medewerkers wanneer ze beschikbaar moeten zijn en wat u dan wel en niet van hen verwacht.

Ga werknemers niet (stiekem) controleren door ze te bellen, mailen of appen waardoor zij zich onder druk gezet voelen om direct te reageren. Als u er teveel bovenop zit, neemt de stress van werknemers alleen maar toe en duwt u het verzuim zelf omhoog.

Spreek in plaats daarvan juist af dat e-mails en app-berichten die buiten werktijd aankomen, binnen werktijd worden afgehandeld (op een specifiek moment). Zo verloopt contact veel gestructureerder en kunnen medewerkers hun vrije tijd gebruiken om bij te komen.

Ideeën voor medewerkers:

Bespreek met de manager wat er nodig is voor het inrichten van de thuiswerkplek, zoals een goede stoel, verlichting, laptop en internet.

Bedenk voor welke taken het zinvol is om thuis te werken en wanneer het beter is om naar kantoor te gaan.

Ga flexibel om met de thuissituatie en het werk. Ga bijvoorbeeld aan de slag als de kinderen naar bed zijn, of handel taken af die minder inspannend zijn wanneer de kinderen aandacht vragen.

Geef thuis ook duidelijk je grenzen aan: niet storen als je in het thuiskantoor zit, bijvoorbeeld. Privézaken bespreken we tijdens het eten. Vraag ook aan andere thuiswerkers hoe zij thuiswerken en privéleven combineren, zodat je van elkaar leert.

Beeldbellen kan soms slecht uitkomen, maar bedenk dat het contact met anderen daardoor wel veel beter verloopt. Doe het daarom zeker als er lastige dingen te bespreken zijn.

Neem voldoende pauzes tussen online vergaderingen en stel een maximum voor jezelf. Zo houd je voldoende tijd over om bij te komen.

Zet afspraken in je agenda en maak duidelijk welk doel ze hebben (bijpraten, overleggen, vergaderen, beslissingen nemen, etcetera)

Beschouw de thuiswerkdag als een reguliere werkdag. Stel een begin- en eindtijd in, plan pauzes en deel je werkdag in zodat er structuur en houvast is. Check de werkmail 2 of 3 keer per dag en zorg dat je niet door de mail geleefd wordt. Plan elke dag momenten in je agenda om mail en verzoeken af te handelen. Als er die dag niks is, heb je meer tijd over voor andere taken.

Zorg dat je verstoringen zoveel mogelijk buiten de deur houdt. Zet geen radio aan, zet je privémail uit en stel je privételefoon in op de vliegtuigstand zodat je niet gestoord wordt.

Maak afspraken met je manager en collega’s over beschikbaarheid. Je hoeft niet op elk verzoek direct te reageren, dat geeft alleen maar extra druk. Reageer eventueel wel kort terug dat je een verzoek hebt gezien en er later op terugkomt.