Hartje, duimpje: in vijf stappen naar 360 graden feedback
Aan het eind van het jaar, vragen HR-adviseurs aandacht voor functioneringsgesprekken, waarin manager en medewerker afspraken maken over werkdoelen en persoonlijke ontwikkeling. Maar de traditionele cyclus van functioneringsgesprekken en beoordelen, sluit niet altijd meer aan bij de werkwijze van moderne organisaties. En nu we op sociale media voortdurend hartjes en duimpjes uitdelen aan elkaar, verwachten we in het dagelijks leven ook opbouwende feedback van managers en collega’s om ons heen.
Grotere organisaties maken vaker gebruik van strategisch prestatiemanagement, waar de traditionele beoordelingscyclus niet meer zo goed bij past. In plaats van functioneringsgesprekken en een beoordelingen, maken deze bedrijven gebruik van regelmatige feedbacksessies waarbij ook het oordeel van anderen wordt betrokken.
Doordat de feedback niet wordt ‘opgespaard’ tot het eind van het jaar, kunnen knelpunten in het functioneren eerder worden opgelost, zodat prestaties en productiviteit sneller vooruit gaan. Uitgangspunt voor de gesprekken is, dat werknemers hulpmiddelen krijgen om met feedback hun ontwikkelingsproces zelf uit te voeren en zo hun werk kunnen verbeteren.
Wat is 360 graden feedback?
Bij een systeem van 360 graden feedback, krijgt de werknemer van verschillende mensen te horen hoe hij/zij functioneert. Dit kunnen managers zijn, maar ook collega’s of klanten. Daardoor ontstaat een compleet plaatje over het functioneren vanuit verschillende invalshoeken.
Een vooraf geselecteerde groep mensen (bijvoorbeeld 3 tot 5) vult feedback in op een vragenlijst. Deze gaat in op algemene (werk)prestaties en ontwikkelingsmogelijkheden, maar kan ook een specifiek aspect van het functioneren bevragen. De werknemer vult voor 360 graden feedback zelf ook een formulier in over het eigen functioneren.
De voordelen van 360 graden feedback
Het grootste voordeel van 360 graden feedback is, dat de medewerker feedback krijgt van mensen waar hij/zij geregeld mee samenwerkt. Een oordeel is dus niet alleen afhankelijk van de formele leidinggevende, die het dagelijks werk van de medewerker misschien niet zo heel goed kent.
Door de 360 graden feedback-methode krijgt de medewerker ook meer inzicht in eigen talenten en ontwikkelingspunten. Die vormen een mooi startpunt voor verdere persoonlijke groei. Doordat de medewerker zich kwetsbaar opstelt, verloopt een 360-gradenprocedure vaak in een opbouwende, collegiale sfeer. Daar kunnen zowel de feedbackvrager, als de feedbackgevers van leren.
Kanttekeningen bij 360 graden feedback
De belangrijkste voorwaarde voor een goed verloop van de 360-graden feedback is, dat de deelnemers eerlijk en oprecht moeten zijn en niet mogen handelen uit eigenbelang. Een werkomgeving die zeer competitief is, waar mensen tegenover elkaar staan, is niet geschikt omdat deze niet gericht is op vrije talentontwikkeling binnen het team.
Verder wordt soms het beeld geschetst dat er in organisaties met de traditionele beoordelingscyclus geen ruimte is voor tussentijdse feedback, terwijl daar natuurlijk volop ruimte voor is in werkoverleg, dagelijkse gesprekken tussen manager/collega’s/klanten en de medewerker, of in reguliere werkbesprekingen. Met een open werkcultuur, hoeft u dus niet persé een systeem voor 360 graden feedback op te zetten om hiervan te profiteren.
Maar de 360-gradenmethodiek is wél goed in te passen tussen meer traditionele beoordelingsinstrumenten.
|
In vijf stappen naar 360 graden feedback |
|
In het systeem van 360 graden feedback, krijgt de werknemer van verschillende mensen om hem/haar heen te horen hoe hij/zij functioneert. Dit kunnen managers zijn, maar ook collega’s of klanten. |
|
1. Bepaal de doelen voor feedback voor de werknemer |
|
De eerste stap is om per medewerker vast te stellen op welke doelen hij/zij beoordeeld gaat worden. Stel vast welke doelen, vaardigheden of competenties het belangrijkst zijn. De doelen voor de medewerker zijn een afgeleide van de bedrijfsdoelen en het functieprofiel van de medewerker, zodat er geen feedback wordt gegeven over aspecten die niet ter zake doen. Nog wel van belang is het, om rekening te houden met de frequentie van de 360 graden feedback. Wanneer die slechts enkele malen per jaar plaatsvindt, kan deze uitgebreider zijn dan wanneer maandelijks een oordeel wordt gevraagd. Let wel op, dat feedback vragen een fors beroep doet op de tijd en aandacht van feedbackgevers. Als te vaak een beroep op hen wordt gedaan, zal de animo om het instrument in te zetten waarschijnlijk verminderen. |
|
2. Feedbackteam instellen |
|
Selecteer nu minstens 3 mensen die de feedback gaan geven. Dat kunnen directe collega’s zijn, maar ook andere managers, klanten of betrokkenen die regelmatig met de werknemer te maken hebben. Valkuilen hierbij zijn mensen die te gehecht zijn aan de medewerker, of mensen die juist een conflict met hem/haar hebben (gehad).
|
|
3. Gebruik een feedbackformulier |
|
Stuur alle leden van het feedbackteam een formulier dat snel in te vullen is en geef ook ruimte voor extra feedback. Laat de werknemer ook een formulier invullen, bij wijze van zelfbeoordeling. |
|
4. Structureer de feedback |
|
Verzamel de feedback en probeer overeenkomsten te zoeken. Als individuele feedback afwijkt van de rest, vraag dan om nadere toelichting en beoordeel of dit relevant is. Bepaal aan de hand van de feedback of het genoeg is voor de verdere ontwikkeling van de medewerker. Zoek eventueel extra feedback of cijfers (bedrijfsresultaten) om een oordeel te onderbouwen. |
|
5. Geef de definitieve feedback |
|
Bespreek in een feedbackgesprek de resultaten. Leg ook de ingevulde vragenlijst van de medewerker ernaast. Probeer kansen te benoemen die er zijn om de prestaties te verbeteren én de groeimogelijkheden voor een volgende periode. Daarmee motiveert u de medewerker om beter te presteren en zich verder te ontwikkelen. |
FORMULIER 360 GRADEN FEEDBACK: Compleet voor manager en medewerker
Doorsturen:
