Overtuig het management van de voordelen.

Er zijn nog P&O-afdelingen die met een verouderde personeelsadministratie moeten werken. Daardoor moeten ze veel tijd besteden aan dagelijks onderhoud als het bijwerken van stamkaarten en vakantieregistratie. Bovendien kost het veel werk om kengetallen over ziekteverzuim of personeelsverloop boven water te halen. Maar wat moet je, als het management de aanschaf van een nieuw HRM-systeem niet goedkeurt? De baas overtuigen met een goed onderbouwde business case, stelt opleidingsbureau Pollak Learning Alliance.

P&O-afdelingen staan in toenemende mate onder druk om aantoonbaar meerwaarde te leveren voor de organisatie. Dat kan alleen als het personeelsbeleid, en de uitvoering daarvan, naadloos aansluit bij de doelen van de organisatie. Om dat te kunnen is inzicht nodig in de belangrijkste personeelskengetallen, die de basis vormen voor verschillende beleidsscenario’s.

Managers hebben eerder antwoorden nodig over het personeelsbestand, omdat zij sneller beslissingen moeten nemen. Dan willen ze bijvoorbeeld morgen weten wie er volgend jaar het bedrijf verlaten, welke competenties dan verloren gaan en of daar al opvolging voor is geregeld. En ze willen overmorgen de kosten weten van het ziekteverzuim over de afgelopen drie jaar bij de ondersteunende diensten in verschillende vestigingen, compleet met een analyse van het soort verzuim met mogelijke oplossingen.

Moderne HRM-software
Wie dat ‘met de hand’ moet uitzoeken, staat voor een lastige klus. Gelukkig biedt moderne HRM-software ontelbare mogelijkheden om uit de personeelsadministratie precies de juiste kengetallen te lichten, te combineren en te analyseren. Niet als vervanging van het eigen gezonde verstand, maar als hulpmiddel om de juiste adviezen te geven (en zo meerwaarde te leveren voor de organisatie).

Maar wat doe je, als dergelijke software wel op het verlanglijstje staat, maar het management de aanschaf ervan steeds doorschuift? Het budget voor automatisering is niet onbeperkt; bovendien hebben wel meer afdelingen verlanglijstjes. Dan gaat het onderhoud van ‘kritische’ processen altijd voor.

Daarom moet de P&O-afdeling duidelijk maken dat er wel degelijk interessante opbrengsten zijn als de nieuwe HRM-software wordt aangeschaft. Dat kan:

met aan te geven wat er nu niet goed gaat;

door voor te spiegelen wat er straks allemaal kan verbeteren;

en duidelijk te maken welke stappen moeten worden gezet.

Pijn linken
Wie met veel moeite gevraagde personeelskengetallen voor de manager oplevert, zal merken dat deze dat niet meer dan normaal vindt. Het analyseren van personeelsgegevens hoort tenslotte eenmaal tot de taak van de P&O-adviseur. Ook de verzuchting dat ‘het toch wel erg veel werk was’, zal weinig indruk maken. De manager heeft helemaal geen oog voor dergelijke argumenten: wat hij/zij vraagt komt uiteindelijk toch wel op tafel.

Het management begint de ‘pijn’ pas te voelen als de gewenste analyse niet geleverd kan worden, wegens gebrek aan capaciteit. Door uw eigen pijn te linken aan die van de manager, ontstaat een mogelijkheid om aan te tonen dat het niet langer gaat zonder betere hulpmiddelen. Zeg uw manager daarom toe om met een uitgewerkt voorstel te komen.

Stap 1: belemmeringen inventariseren
Als eerste inventariseert u waar de personeelsafdeling verbeteringen kan aanbrengen en welke pijnpunten en wensen er leven bij het management. Vraag u vervolgens af hoe of deze punten uitstraling hebben op de rest van de organisatie. Hoe groter de uitstraling, hoe hoger u op het prioriteitenlijstje komt te staan van het management.

Bedenk bijvoorbeeld hoe de gesignaleerde problemen het management raken, de financiële afdeling, of de marketing- en salesunits. Maak er een schema van en zet daar in steekwoorden in hoe de andere disciplines belemmerd worden door de problemen bij de personeelsafdeling. Bespreek deze punten ook met de betrokken afdelingen.

Stap 2: oplossingen zoeken
In de volgende stap zoekt u naar oplossingen. Daar komt de nieuwe HRM-software om de hoek kijken. Beschrijf de opbrengsten van het systeem voor de personeelsafdeling en de andere afdelingen en functies die in uw schema staan.

U kunt bijvoorbeeld beargumenteren dat kosten voor uitzendwerk bij de salesafdeling omlaag zullen gaan, omdat u personeel beter kunt inroosteren. Of dat u een algehele reductie in verzuim(kosten) kunt bewerkstelligen, vanwege een betere analyse van de achterliggende problematiek. Vergeet overigens ook het argument niet dat de personeelsafdeling met de HRM-software veel tijd vrijspeelt om bijvoorbeeld adviestaken (beter) te gaan vervullen en zo direct meerwaarde te leveren voor managers en medewerkers.

Het is overigens waarschijnlijk dat er ook pijnpunten zijn opgedoken, waarvoor de HRM-software níet de oplossing is. Behandel die problemen op eenzelfde manier, waarbij u aangeeft wat de impact is op andere afdelingen en welke oplossingen u hiervoor aandraagt.

Stap 3: voorselectie maken
Managers nemen liever geen beslissing als ze de gevolgen niet kunnen overzien. Ook als de beslissing leidt tot allemaal lastige klussen, schuiven ze deze liever voor zich uit. Het uitzoeken van een systeem is zo’n lastige klus. Daarom helpt het om een goed onderbouwde voorselectie te maken, zodat de beslissing eenvoudiger wordt.

Misschien hebt u al een idee welk systeem u wilt, maar uw manager moet iets te kiezen hebben. Bedenk allereerst dat het vaak eenvoudiger (en goedkoper) is, om het bestaande financiële systeem met een HRM-module uit te breiden. Dat kan bovendien veel voordelen bieden voor de koppeling van gegevens, waar de financiële afdeling ook blij mee zal zijn.

Het loont dus om de financiële afdeling al vroeg te betrekken bij de voorselectie. U kunt uw collega’s dan meteen vragen naar hun ervaringen met de gebruiksvriendelijkheid van systeem, de service van de leverancier, de beschikbare updates, etc. Overigens zijn er ook onafhankelijke adviesbureaus die u kunnen helpen bij het maken van een (voor-)selectie.

Case voorleggen
Als het probleem dat u wilt oplossen groot genoeg is en ver genoeg reikt, is het eenvoudiger om budget vrij te maken voor uw wensen. Met het opstellen deze business case, is een positieve beslissing van het management in ieder geval een stap dichterbij gekomen.

© Ook van dit artikel berust het auteursrecht bij Personeelsnet Media, te Den Haag. U mag dit artikel niet herpubliceren zonder bron- en linkvermelding.