06 december 2017 10:14 Personeelsbeleid HR Helpcentrum HR Helpcentrum

Wat staat er in een personeelshandboek?

Het samenstellen van een personeelshandboek is een intensieve en omvangrijke opdracht voor de HRM afdeling. Hier vindt u een uitgebreide inhoudsopgave van het handboek personeel, met opletpunten.

Twee doelen
Veel bedrijven werken met een personeelshandboek, personeelsreglement of handboek personeel en organisatie dat arbeidsvoorwaarden en ordevoorschriften bevat. Het handboek personeel kan twee doelen dienen:

Als het bedrijf niet onder een CAO valt, worden in het personeelshandboek de arbeidsvoorwaarden en andere ‘huisregels’ vastgelegd.
Bij bedrijven die wel onder een (bedrijfstak-)CAO vallen, is het personeelshandboek een handzame uitwerking van of toelichting op de CAO.

Doorgaans is het personeelshandboek onderdeel van de arbeidsovereenkomst. De werknemer is daarom gehouden om de voorschriften en regels in het handboek na te leven, want deze heeft immers zijn/haar handtekening gezet onder de arbeidsovereenkomst.

Hoe schrijf ik een handboek personeel
Het samenstellen van een personeelshandboek is een intensieve en omvangrijke opdracht voor de HRM afdeling. In HR Tools & Extra`s van Personeelsnet staat een volledig uitgewerkt en actueel handboek personeel dat u eenvoudig kunt downloaden en aanpassen aan de wensen van uw organisatie. Zo kunt zelf een maatwerk handboek personeel maken.

Verder vindt u in Tools & Extra`s de bijlagen en regelingen die het personeelhandboek compleet maken. De abonnees van Tools & Extra`s hebben het handboek personeel al meer dan 10 duizend keer gedownload.

Aan de hand van onderstaande inhoudsopgave kunt u natuurlijk ook zelf aan de slag. Bij de verschillende onderdelen vindt u opletpunten voor het schrijven van het personeelshandboek. Deze, en andere punten, zijn in het model handboek Personeel in Tools & Extra’s vanzelfsprekend al compleet uitgewerkt, inclusief meerdere keuzemogelijkheden.

Inhoud personeelshandboek
Het personeelshandboek bestaat onder meer uit een opsomming van de belangrijkste primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals salarissen, pensioenregelingen, bonussen en lease-autogebruik). Verder kunnen daarin ook huisregels worden verwerkt. U kunt dan denken aan de wijze van ziekmelding, pauzes, werktijden, aanvragen van vakantie en een gedragscode voor het aannemen van geschenken.

Wijzigingen in het personeelshandboek
Het handboek personeel bewijst zijn nut als de werkgever regels wil veranderen, omdat dan niet alle individuele arbeidsovereenkomsten aangepast hoeven te worden.

ZELF DOEN: Handboek Personeel

In het personeelshandboek regelt u dat de werkgever de bevoegdheid heeft om zaken in het handboek te wijzigen. Overigens kan dat niet zo maar; wijzigingen moeten wel aan de Ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging worden voorgelegd.

Inhoud handboek Personeel

1. Inleiding
Licht hier ondermeer toe op welke wijze het handboek beschikbaar wordt gesteld en de manier waarop de medezeggenschap is betrokken.

2. Onderdeel ARBEIDSVOORWAARDEN

2.1 Begripsbepalingen
Geef een beschrijving van de verschillende termen die in het personeelshandboek worden gebruikt.

2.2 In dienst treding
Denk aan de wijze van aanstelling en de verhouding van de inhoud van het Personeelshandboek tot de arbeidsovereenkomst.

2.3 Werktijden
Een regeling van de reguliere werktijden en de uitzonderingen hierop.

2.4 Ziekte en arbeidsongeschiktheid
Denk aan de wijze van ziekmelding en let bij langdurige ziekte ook op de termijnen van de Wet verbetering Poortwachter en de eisen van het UWV. Let ook op flexwerkers, want als deze aan het eind van hun dienstverband de Ziektewet in zouden gaan, moet u meer premie betalen.
Let op de compensatieregeling transitievergoeding per 2020, met terugwerkende kracht naar juli 2015

2.5 Vakantie
Regel hier ondermeer de vakantierechten en de manier waarop vakantiedagen worden opgenomen. Denk ook aan de regelgeving tav. het vakantieverlof bij langdurige ziekte.

2.6 Vakantietoeslag
Welke grondslag heeft de vakantietoeslag, hoeveel wordt uitgekeerd en wanneer.

2.7 Ambtsjubileum
Wanneer wordt uitgekeerd en wat zijn de fiscale consequenties.

2.8 Pensioenregeling
Waar en hoe zijn pensioen geregeld.

2.9 Bijzondere uitkeringen
Denk hierbij aan overlijden van een medewerker.

2.10 Nevenactiviteiten
Onder welke voorwaarden mag een medewerker naast zijn werk andere werkzaamheden verrichten.

2.11 Overige verplichtingen medewerker
Denk aan de naam en faam van de werkgever, bijvoorbeeld ook op internet.

2.12 Beëindiging dienstverband
Bijvoorbeeld vergoedingen, getuigschrift en de teruggave van bedrijfsmiddelen.

2.13 Bedrijfseigendommen
Regel de zorgplicht.

2.14 Salaris
Hoe worden salarissen vastgesteld en wanneer wordt uitbetaald.

2.15 Bonus
Normen vastleggen, of verwijzen naar regeling voor variabel belonen.

3. Onderdeel SECUNDAIRE ARBEIDSVOORWAARDEN

Sinds 1 januari 2015 moeten alle werkgevers verplicht de Werkkostenregeling toepassen voor het toekennen van vergoedingen en verstrekkingen.

3.1 Regeling woon- werkverkeer
Voorwaarden vastleggen, ook wat er moet gebeuren bij langdurige ziekte.

3.2 Dienstreis
Denk aan vergoeding reiskosten, verblijfskosten en boetes.

3.3 Lease-auto
Relatie leggen met de Autoregeling. Vanaf 2020 ook mogelijkheden voor lease-fiets.

3.4 Verhuiskostenregeling
Wat valt er onder.

3.5 Mobiele communicatiemiddelen
Verwijs naar bruikleenovereenkomst.

3.6 Overwerk
Voorwaarden en wijze van compensatie (tijd/geld).

3.7 Functionerings- en beoordelingsgesprekken
Regels, procedures en formulieren.

3.8 Opleiding
Voorwaarden voor deelname aan opleidingen. Denk ook aan eventuele terugbetaling en de relatie met de transitievergoeding bij ontslag.

3.9 Bijzonder verlof
Denk onder meer aan huwelijken, overlijden en gezinsuitbreiding. Verwijs naar schema verlofvormen.

3.10 Reparatie WW-duur
Het derde WW-jaar kan in de cao worden gerepareerd. Daarvoor gaan werknemers dan premie betalen.

3.11 Tegemoetkoming in de ziektekosten
Werkgeversbijdrage en eventuele collectieve verzekering.

3.12 Ongevallenverzekering
Voorwaarden collectieve ongevallen verzekering met aandacht voor positie deeltijdwerkers.

3.13 ANW-verzekering
Verwijzing naar pensioenreglement formulieren.

3.14 Kinderopvang
Bijdrage werkgever.

3.15 Flexibiliteit in secundaire arbeidsvoorwaarden
Opsomming van arbeidsvoorwaarden die flexibel ingezet kunnen worden.

4. SLOTBEPALINGEN
Toepassing en wijzigingen regelen.

5. BIJLAGEN
Het handboek personeel kan verschillende bijlagen bevatten. Ook hierbij geldt dat organisaties naar eigen behoefte bijlagen kunnen toevoegen. De onderstaande bijlagen zijn vaak onderdeel van een handboek personeel.

Schema verlofvormen: diverse verlofregelingen rondom bevalling en zwangerschap zijn gewijzigd
Salaristabel (specifiek voor sector/organisatie);
Roosterschema’s (specifiek voor organisatie)

De volgende bijlagen van het handboek personeel zijn in Tools & Extra’s van Personeelsnet volledig uitgewerkt. Abonnees kunnen zelf kiezen welke ze willen downloaden en gebruiken:

Bijzondere vormen van verlof: handig schema met daarin de verschillende verlofvormen
Huisregels personeel: uitgewerkt boekje met huisregels
Privacyreglement personeelsgegevens
Formulier ziekmelding: inclusief contactmomenten
Verzuimprotocol: beleidsvoorschrift voor het omgaan en beheersen van ziekteverzuim
Reglement functioneringsgesprekken: uitgewerkte regels en instructie voor managers
Reglement beoordelingsgesprekken: uitgewerkte regels en instructie voor managers
Formulieren beoordelings- en functioneringsgesprekken: praktische formulieren om deze gesprekken gestructureerd te laten verlopen en vast te leggen
Model verlofkaart: praktisch hulpmiddel voor verlofregistratie
Reglement alcoholbeleid: regels voor omgaan met drank en drugs op de werkplek
Rookbeleid: regels voor rokers en niet rokers
Protocol seksuele intimidatie: beleidsvoorschrift voor correcte omgangsvormen op het werk
Regeling vergoeding studiekosten: geven duidelijkheid over scholingmogelijkheden, compleet met formulieren
Autoregeling en Berijdersovereenkomst: voorbeelden voor leaseregelingen
Bruikleenovereenkomst laptop, GSM: regels voor gebruik productiemiddelen, inclusief formulier
Bonusregeling: voorbeeld bonusregeling, met varianten
Regeling variabel belonen: regeling voor anders belonen, met varianten.

Zelf het handboek personeel downloaden
Heeft u interesse om het personeelshandboek en de bijlagen die hierboven beschreven staan zelf te gebruiken? In Tools & Extra`s van Personeelsnet staat een volledig uitgewerkt en actueel handboek personeel dat u eenvoudig kunt downloaden en aanpassen aan de wensen van uw organisatie. Zo kunt zelf een maatwerk handboek personeel maken.

Klik op de link voor meer informatie over een abonnement.

© Ook van dit artikel berust het auteursrecht bij Personeelsnet Media, te Rotterdam. U mag dit artikel niet herpubliceren zonder bron- en linkvermelding.