Vorige week heeft Personeelslog in het tweeluik over interne weblogs geschreven over de voordelen. Deze week: zeven ideeën voor weblogs in de interne communicatie. Met slimme, onverwachte toepassingen voor P&O. Directie-weblog De directeur kan in zijn interne weblog laten zien waarmee hij bezig is. Op deze manier bereikt hij met zijn boodschappen eenvoudig grote groepen medewerkers. Medewerkers blijken het te waarderen als zij door de directeur zelf worden bijgepraat over de actuele ontwikkelingen. Voor nieuwe medewerkers is er geen snellere manier om het bedrijfsbeleid te leren kennen. En de ivoren directietoren kan zo aan de weet komen hoe werknemers reageren. Overigens schept een weblog wel verwachtingen. Dat de directeur zelf zijn weblog schrijft bijvoorbeeld en dat hij regelmatig (minimaal eens per week) iets nieuws publiceert. Voor sommige directeuren zal het wennen zijn. Niet alleen om frequent te schrijven, maar ook om rechtstreeks te communiceren met medewerkers. Project-informatie In een weblog van de projectleider of een groepsblog waaraan alle projectmedewerkers meeschrijven, worden de koers en achtergronden, de activiteiten en de (tussen)resultaten vastgelegd. Zo blijven de projectmedewerkers en de andere werknemers eenvoudig op de hoogte. De kennis die het project oplevert, wordt zo opgeslagen in het geheugen van de organisatie. Nieuws Relevant nieuws over de organisatie, haar omgeving en klanten; eventueel verdeeld in specifieke onderwerpen waarop medewerkers zich kunnen abonneren. Service-alerts Veel dienstmededelingen die nu vaak per mail worden verstuurd, kunnen per thema (of afdeling) in een weblog worden gebundeld (bijvoorbeeld Automatisering met het nieuws over het onderhoud aan het netwerk, mededelingen van Interne Zaken over het gebouw en van Communicatie over publicaties en PR-acties). Ook voor de P&O-afdeling liggen de onderwerpen voor het oprapen: informatie over nieuwe en vertrekkende medewerkers, vacatures, informatie voor managers over HRM-onderwerpen (van ervaringen met wervingsacties, opleidingen tot en met informatie over functionerings- en beoordelingsgesprekken). Nieuwe thema's Met een weblog kan ook een nieuw thema binnen de organisatie worden geïntroduceerd. Over de mogelijkheden hiervan, de kansen en de risico's kunnen werknemers op deze manier ideeën verzamelen (een digitale manier van brainstormen dus). Klanten Sommige bedrijven laten medewerkers van hun service-desk via een weblog aan de organisatie teruggeven welke ervaringen de klant heeft met het product. Anderen houden intern weblogs bij over grote klanten, zodat bijvoorbeeld alle activiteiten voor de klant worden vastgelegd om interne coördinatieproblemen te voorkomen. Persoonlijke weblogs Medewerkers die veel weten over een specifiek onderwerp en daarover de literatuur bijhouden, publiceren hun kennis en besparen hun collega's hiermee veel tijd. Zoals je ziet, kun je met weblogs en de onderliggende techniek eigenlijk veel meer dan je op het eerste gezicht denkt. Weblogs kunnen een belangrijke aanvulling zijn op bestaande communicatiemiddelen, maar zijn niet het wondermiddel voor alle kwalen. Om te kunnen profiteren van de voordelen, is het belangrijk om ervaring op te doen. Liefst door gewoon kleinschalig te beginnen. Enkele vragen om vooraf over na te denken: is je organisatie toe aan een open tweerichtingsverkeer, zijn medewerkers gemotiveerd (te krijgen) om regelmatig in weblogs te publiceren? Meer informatie: The Corporate Blogging Book van Debbie Weil en haar weblog Preparing for Intranet 2.0: how to integrate new communication technology into your intranet van Kathleen Gilroy (interessant, gratis pdf-bestand van een hoofdstuk in het boek Transforming your Intranet).

Vorige week heeft Personeelslog in het tweeluik over interne weblogs geschreven over de voordelen. Deze week: zeven ideeën voor weblogs in de interne communicatie. Met slimme, onverwachte toepassingen voor P&O.

Directie-weblog
De directeur kan in zijn interne weblog laten zien waarmee hij bezig is. Op deze manier bereikt hij met zijn boodschappen eenvoudig grote groepen medewerkers. Medewerkers blijken het te waarderen als zij door de directeur zelf worden bijgepraat over de actuele ontwikkelingen. Voor nieuwe medewerkers is er geen snellere manier om het bedrijfsbeleid te leren kennen. En de ivoren directietoren kan zo aan de weet komen hoe werknemers reageren.
Overigens schept een weblog wel verwachtingen. Dat de directeur zelf zijn weblog schrijft bijvoorbeeld en dat hij regelmatig (minimaal eens per week) iets nieuws publiceert. Voor sommige directeuren zal het wennen zijn. Niet alleen om frequent te schrijven, maar ook om rechtstreeks te communiceren met medewerkers.

Project-informatie
In een weblog van de projectleider of een groepsblog waaraan alle projectmedewerkers meeschrijven, worden de koers en achtergronden, de activiteiten en de (tussen)resultaten vastgelegd. Zo blijven de projectmedewerkers en de andere werknemers eenvoudig op de hoogte. De kennis die het project oplevert, wordt zo opgeslagen in het geheugen van de organisatie.

Nieuws
Relevant nieuws over de organisatie, haar omgeving en klanten; eventueel verdeeld in specifieke onderwerpen waarop medewerkers zich kunnen abonneren.

Service-alerts
Veel dienstmededelingen die nu vaak per mail worden verstuurd, kunnen per thema (of afdeling) in een weblog worden gebundeld (bijvoorbeeld Automatisering met het nieuws over het onderhoud aan het netwerk, mededelingen van Interne Zaken over het gebouw en van Communicatie over publicaties en PR-acties). Ook voor de P&O-afdeling liggen de onderwerpen voor het oprapen: informatie over nieuwe en vertrekkende medewerkers, vacatures, informatie voor managers over HRM-onderwerpen (van ervaringen met wervingsacties, opleidingen tot en met informatie over functionerings- en beoordelingsgesprekken).

Nieuwe thema's
Met een weblog kan ook een nieuw thema binnen de organisatie worden geïntroduceerd. Over de mogelijkheden hiervan, de kansen en de risico's kunnen werknemers op deze manier ideeën verzamelen (een digitale manier van brainstormen dus).

Klanten
Sommige bedrijven laten medewerkers van hun service-desk via een weblog aan de organisatie teruggeven welke ervaringen de klant heeft met het product. Anderen houden intern weblogs bij over grote klanten, zodat bijvoorbeeld alle activiteiten voor de klant worden vastgelegd om interne coördinatieproblemen te voorkomen.

Persoonlijke weblogs
Medewerkers die veel weten over een specifiek onderwerp en daarover de literatuur bijhouden, publiceren hun kennis en besparen hun collega's hiermee veel tijd.

Zoals je ziet, kun je met weblogs en de onderliggende techniek eigenlijk veel meer dan je op het eerste gezicht denkt. Weblogs kunnen een belangrijke aanvulling zijn op bestaande communicatiemiddelen, maar zijn niet het wondermiddel voor alle kwalen.
Om te kunnen profiteren van de voordelen, is het belangrijk om ervaring op te doen. Liefst door gewoon kleinschalig te beginnen. Enkele vragen om vooraf over na te denken: is je organisatie toe aan een open tweerichtingsverkeer, zijn medewerkers gemotiveerd (te krijgen) om regelmatig in weblogs te publiceren?

Meer informatie:
The Corporate Blogging Book van Debbie Weil en haar weblog
Preparing for Intranet 2.0: how to integrate new communication technology into your intranet van Kathleen Gilroy (interessant, gratis pdf-bestand van een hoofdstuk in het boek Transforming your Intranet).