Mkb-ondernemers worden zo langzamerhand moedeloos van medewerkers die uitvallen door ziekteverzuim, meldt verzekeraar Interpolis in het AD. Veel medewerkers raken overwerkt door de toenemende werkdruk en het tekort aan collega's op de afdeling. Velen werken wel door terwijl ze niet fit zijn, vaak ook thuis. Maar dat is geen begaanbare weg, want op een gegeven moment vallen uw medewerkers dan toch uit. Ziekteverzuim lijkt dan soms onoplosbaar, maar met een gerichte aanpak kunt u er wel degelijk iets aan doen.
Dat vraagt wel om beleid op maat en een vasthoudende uitvoering, met oog voor de problemen op de werkvloer.

Als uit de verzuimgegevens blijkt dat een medewerker vaak verzuimt, en er andere signalen zijn dat het met een medewerker niet lekker loopt, is het wellicht tijd om een verzuimgesprek te voeren. De manager bespreekt met de medewerker de oorzaken van het (dreigende) verzuim en de consequenties voor het werk. Het gesprek wordt afgerond met afspraken, die de manager op papier zet.

Aandacht voor achtergronden van verzuim
De bedoeling van het verzuimgesprek is dat de manager informatie krijgt over de achtergronden van het verzuim en belangstelling toont voor de medewerker. Door met elkaar in gesprek te blijven, kan het verzuim op een effectievere manier worden aangepakt.

Een verzuimgesprek is aan de orde als een medewerker vaak en kortdurend verzuimt, bijvoorbeeld na het weekend of opvallend vaak op woensdagmiddag. Als de manager vermoedt dat de medewerker niet ‘echt ziek’ is maar dat er andere oorzaken ten grondslag liggen aan het verzuim, is een gesprek ook op zijn plaats. In dit soort gevallen spreken we van grijs, en soms zelfs van zwart, verzuim.

Praat niet over ziekte, maar over verzuim
Het is niet de bedoeling dat de manager voor bedrijfsarts gaat spelen; medische gegevens mag een manager niet bespreken met de medewerker. Het gesprek is dan ook gericht op de gevolgen van het verzuim voor de medewerker, organisatie en de collega's, en dus niet de gevolgen van de (eventuele) ziekte.

Als blijkt dat er wel degelijk sprake is van een ziektebeeld als oorzaak voor het verzuim, is een ziekteverzuimgesprek minder vanzelfsprekend. De manager mag dan alleen met de medewerker bespreken welke actie er nodig is om de taken van de medewerker op een goede manier voortgang te laten vinden.

Verzuimgesprek preventief voeren
Een verzuimgesprek kan ook preventief worden ingezet, bijvoorbeeld als een werknemer rondloopt met klachten, terwijl deze zich niet ziek meldt (hetgeen bijvoorbeeld in het geval van burnout-situaties nogal eens voorkomt). In dat geval kan de manager met een verzuimgesprek mogelijk ernstige klachten en langdurige uitval voorkomen.

Een kanttekening bij het voeren van verzuimgesprekken is op zijn plaats: de manager moet ervoor waken dat deze niet alle energie richt op de ‘ziektegevallen’ op de afdeling en de overige medewerkers vergeet (die hierdoor extra belast worden). In dat geval kan een domino-effect ontstaan waardoor de ene na de andere medewerker uitvalt omdat de werklast steeds groter wordt en daar te weinig waardering tegenover staat.

Leidraad ziekteverzuimgesprek en andere HR-instrumenten
De volgende leidraad is één van de hulpmiddelen uit het onderdeel ziekteverzuim en re-integratie van HR Tools & Extra's. HR-professionals die abonnee zijn van deze dienst, kunnen gebruikmaken van veel meer instrumenten om het ziekteverzuim in de organisatie goed in kaart te brengen en daarna op een effectieve manier aan te pakken.

Een belangrijk HR-instrument daarvoor is het Ziekteverzuimprotocol, voor de aanpak en werkwijze rond ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie. Verder vindt u in HR Tools & Extra's ook een beknopt Ziekteverzuimbeleidsplan, dat als basis kan dienen voor een eigen invulling van het verzuimbeleid binnen uw organisatie.

Handige HR modellen en checklisten: bekijk het overzicht hier