In 2006 konden werkgevers nog een flinke boete krijgen als ze het vergaten, maar nu vraagt de Belastingdienst juist om op te letten dat u het niet meer standaard doet: de eerstedagsmelding. Deze maatregel, bedoeld om illegale arbeid tegen te gaan, is in 2009 alweer afgeschaft. Toch zijn er nog steeds softwaresystemen die automatisch een onnodige eerstedagsmelding doen zodra een nieuwe medewerker wordt ingevoerd. Dit veroorzaakt extra werk bij de Belastingdienst, die moet controleren of de melding terecht is. Dat is nodig, omdat u de eerstedagsmelding in sommige gevallen nog wél verplicht moet doen.

Vanaf 2006 moesten werkgevers hun nieuwe werknemers één dag voor hun eerste werkdag aanmelden bij de Belastingdienst. Deze maatregel werd toen ingevoerd om illegale arbeid te bestrijden. Maar in 2009 werd de algemene verplichting afgeschaft omdat het ondernemers veel werk opleverde, terwijl de meldingen weinig werden gebruikt bij controles op illegale arbeid.

Automatische meldingen door software
Ondanks dat de algemene verplichting sinds 2009 niet meer geldt, sturen sommige HR- en salarissoftwarepakketten nog steeds automatisch een eerstedagsmelding zodra een nieuwe medewerker wordt aangemeld.

Een eerstedagsmelding is echter alleen verplicht als de Belastingdienst dit specifiek van u verlangt. Onnodige meldingen leiden tot extra uitzoekwerk voor de Belastingdienst, die daarom oproept om te controleren of uw software standaard een melding verstuurt bij elke nieuwe medewerker. Als dit het geval is, moet u deze automatische optie uitschakelen.

Wanneer is de eerstedagsmelding nog wel verplicht?
De maatregel was oorspronkelijk dus bedoeld om zwartwerk en illegale arbeid aan te pakken. Werkgevers die hun personeel niet of te laat aanmeldden, konden daarvoor boetes krijgen van €1.134 (in 2006) en geconfronteerd worden met naheffingen over zes maanden.

Ook nu kan de Belastingdienst werkgevers verplichten eerstedagsmeldingen in te dienen, bijvoorbeeld bij verdenking van malafide praktijken of als uw personeelsadministratie niet op orde is.

Situaties waarin eerstedagsmelding verplicht is:

U hebt een naheffingsaanslag gekregen, omdat u de werknemers niet in de loonadministratie hebt opgenomen.

U hebt een vergrijpboete gekregen, omdat u de loonheffingen niet of te laat hebt betaald.

U wordt strafrechtelijk vervolgd, omdat u: – werknemers in dienst hebt die illegaal in Nederland zijn – het bedrijf niet bij het handelsregister hebt ingeschreven – uw verplichtingen voor de loonheffingen niet bent nagekomen

U hebt een boete gekregen, omdat u illegale werknemers in dienst hebt.

HANDIGE TOOLS VOOR HR: Doe het samen met HR TOOLS & EXTRA'S