Wie eerstedagsmelding vergeet, kan zware boete krijgen.

Vanaf 3 juli 2006 moeten werkgevers personeel dat in dienst treedt, aanmelden bij de Belastingdienst. Dat gebeurt met een ‘Opgaaf eerstedagsmelding’. Aanmelden van nieuw personeel bij het UWV is vanaf deze datum niet meer nodig (en zelfs niet meer mogelijk). Personeel dat op 4 juli in dienst treedt, moet dus de dag ervoor worden aangemeld. De data 3 en 4 juli zijn gekozen omdat 1 juli in een weekend valt en maandag 3 juli voor veel werkgevers de eerste dag van die maand zal zijn waarop zij de eerstedagsmelding kunnen doen.

De maatregel is bedoeld om illegale arbeid en zwartwerkers harder aan te pakken. De Belastingdienst gaat op de werkplek controleren of de werknemers zijn aangemeld. Wie personeel niet, of te laat, aanmeldt, krijgt een boete van 1134 euro (in 2006). Bovendien gaat de Belastingdienst er in dergelijke gevallen van uit dat de werknemer al zes maanden in dienst is, en zal de premies over deze maanden naheffen.

De eerstedagsmelding omvat gegevens over de bedrijfsnaam en het loonheffingennummer, naam en sofinummer van de werknemer en de datum van indiensttreding. De melding verloopt altijd elektronisch. Dat kan, net als bij de aangifte loonheffingen, op 3 manieren:

via het beveiligde gedeelte van de internetsite van de Belastingdienst;

met aangifte- of administratiesoftware;

via uw belastingconsulent (of administratiekantoor).

Eén uitzondering
De eerstedagsmelding moet uiterlijk een dag vóór het begin van de werkzaamheden gebeuren. Als een werknemer op zondag begint met het werk, mag u de werknemer dus niet pas op maandag aanmelden. Dat moet dan uiterlijk op de vrijdag ervoor gebeuren. Er bestaat één uitzondering: als u met de werknemer afspreekt dat hij nog dezelfde dag bij u komt werken, dan mag u de werknemer op die dag aanmelden, maar wel vóór het begin van de werkzaamheden.

Hebt u een eerstedagsmelding gedaan die achteraf gezien niet nodig was, dan hoeft u deze niet in te trekken. Ook bij beëindiging van het dienstverband hoeft u de eerstedagsmelding niet in te trekken.

Stappen personeel in dienst nemen
In Tools & Extra’s van Personeelsnet vindt u de checklist ‘In vijf stappen personeel in dienst nemen’, waarin ook de procedure van de eerstedagsmelding is verwerkt. Verder vindt u hier andere zaken die komen kijken bij het in dienst nemen van een nieuwe arbeidskracht, zoals de loonbelastingverklaring, een checklist voor identiteitscontrole en het opnemen van de gegevens van de werknemer in de loonadministratie.