De manier waarop we werken is drastisch aan het veranderen. Steeds meer combineren we onze offline werkgewoonten met online mogelijkheden, waarbij beide dimensies elkaar versterken. Het is echter belangrijk te realiseren dat hoewel ze elkaar aanvullen, offline en online werken niet hetzelfde zijn. Beide hebben unieke voordelen die niet zomaar tegen elkaar kunnen worden afgewogen. Wanneer we het over online samenwerking hebben, moeten we vooral stilstaan bij twee fundamentele elementen: tijd en ruimte.

Expertbijdrage van Kristian Esser | Digital Collaboration Specialist van Local Minds

Hoewel dit misschien abstract of technisch klinkt, is het eigenlijk heel simpel en heeft het grote implicaties. We kunnen tegenwoordig werken waar en wanneer we willen, zolang er maar een internetverbinding is. Maar de echte impact komt pas als we beseffen dat we ook daadwerkelijk online kunnen samenwerken. En nee, ik bedoel niet de traditionele manier van online werken zoals we die al kennen – met eindeloze online vergaderingen en e-mails die heen en weer worden gestuurd om die meetings samen te vatten.

Tijd en locatie
Echte digitale samenwerking benut de voordelen van de digitale dimensie, zoals tijd- en locatieonafhankelijk werken, op een veel efficiëntere manier. Het vraagt echter om een verschuiving in mindset, een herinrichting van processen en het gebruik van de juiste technologieën, in die volgorde. Zonder deze basisvoorwaarden blijft de potentie van digitale samenwerking onbenut, en dat zou zonde zijn.

In mijn boek, 'Waar is je online kantoor?', ga ik dieper in op deze thema’s en bespreek ik hoe bedrijven hun digitale samenwerking kunnen optimaliseren. Laten we een praktijkvoorbeeld bekijken dat ik al eerder deelde op Local Minds om te illustreren wat er mogelijk is.

Hoe onboard je 300 collega’s, online?
Stel, je bent een multinational die jaarlijks 300 nieuwe medewerkers wil onboarden, verspreid over 15 verschillende locaties. De uitdaging is dat deze medewerkers elkaar nauwelijks fysiek kunnen ontmoeten. Je kunt proberen dit op te lossen met Teams-vergaderingen en naslagwerk in de vorm van e-mails, maar dat is vaak niet effectief. De praktijk heeft laten zien dat deze aanpak kan leiden tot een gebrekkige betrokkenheid, met als resultaat dat het hele onboardingprogramma op sterven na dood was.

Daarom hebben we een nieuwe aanpak ontwikkeld, gebaseerd op digitale samenwerking. We creëerden een online kantoor – een community waar nieuwe medewerkers elkaar konden ontmoeten, leren en leiding kregen van ervaren community managers en HR collega's uit het bedrijf. In zeven maanden tijd hebben we deze medewerkers klaargestoomd voor hun nieuwe rollen, en dit alles binnen de veilige omgeving van de online community.

Uit mijn boek:

Om dit nog helderder te maken is het belangrijk te beseffen dat het niet de software maar de mensen zijn die nieuwe werknemers aan boord krijgen. Dus werkten we met een speciaal team in de onboarding community. In een tijdsboog van zeven maanden was het voor de deelnemers mogelijk anderen te ontmoeten, leerprogramma’s te volgen en de bedrijfscultuur beter te leren kennen. Ze konden zich inschrijven voor online cursussen om hun vaardigheden te versterken en deelnemen aan online evenementen om zich voor te bereiden op hun nieuwe carrière. Ons team van human resource- en communityspecialisten werkte op afstand, aangezien het project bestemd was voor medewerkers verspreid over vijftien locaties.

Wat hebben we geleerd uit dit project?
Leidinggeven op afstand vereist proactieve en creatieve vaardigheden, waarbij de mogelijkheden van een online community volledig benut moeten worden. De volgende voorbeelden geven een indruk van wat ik hiermee bedoel:

• Het maken van overzichten van de gedachten van de deelnemers
• Het activeren van gedrag door het inzetten van polls
• Het geven van erkenning in de vorm van 'badges' voor positief en constructief gedrag
• Het organiseren van korte één-op-één gesprekken om mensen verder te helpen wanneer ze vastlopen
• Het opnemen van motiverende video's die je in de community kunt plaatsen
• Het houden van online brainstormsessies via externe platforms zoals Miro
• Het ontwikkelen van rituelen

De lijst kan nog even doorgaan...

Kortom, als leidinggevende in een online omgeving zoals een community, moet je meer de rol van regisseur op je nemen. Zie het project waaraan je werkt als een festival, en zorg ervoor dat mensen het interessant vinden om mee te doen.

De lessen uit dit project zijn breed toepasbaar. Of het nu gaat om het onboarden van 300 medewerkers zoals in het voorbeeld, het leiden van een project, het ontwikkelen van een nieuw product, of het delen van kennis binnen een organisatie: de sleutel ligt in het creëren van een omgeving waar online verbinding mogelijk is. Dit blijkt des te meer uit de uitdagingen waar middelgrote en grote bedrijven mee te maken hebben, vooral als ze verspreid zijn over meerdere locaties.

Nieuwe collega’s
En dan hebben we ook te maken met de instroom van nieuwe generaties! Elke nieuwe medewerker, zeker de jongere, ziet hybride werken als een van de voorwaarden om te willen werken. Niet alleen omdat ze zelf hun tijd beter kunnen indelen, maar omdat ze ook uit hun persoonlijk leven zien dat soms digitale samenwerking veel slimmer is. Dit blijkt ook uit een onderzoek van Michael Page.

De community manager
Een belangrijk onderdeel van digitale samenwerking is de rol van de community manager. Deze persoon is de verbindende factor, degene die ervoor zorgt dat de community functioneert en dat er een gevoel van samenhang ontstaat. De community manager houdt overzicht, ondersteunt de leden en zorgt ervoor dat iedereen betrokken blijft. De vaardigheden van een goede community manager komen sterk overeen met die van een digital leader – weer een reden om de kennis en vaardigheden van je leiders mee te nemen in deze nieuwe manier van werken.

En weet je wat super interessant is? Online cursussen om deze vaardigheden te leren kun je ook heel makkelijk in je community integreren!

We zijn er nog niet
Hoewel we nog in de beginfase zitten van deze digitale transformatie, is het essentieel om het potentieel ervan te erkennen en te benutten. De eerste stap in elk bedrijf is het creëren van bewustzijn en draagvlak op bestuursniveau. Dat is ook de eerste stap die ik bij mijn klanten doe. Het geven van een Keynote aan de board (of breder), om ervoor te zorgen dat er 'awareness' ontstaat. De groei komt vervolgens vanzelf van onderaf. Elk bedrijf zal zijn eigen tempo en aanpak moeten vinden, maar de voordelen zijn duidelijk.

Laten we samen de volgende stap zetten in digitale samenwerking. De toekomst van werk vraagt om een nieuwe mindset, en het begint met het erkennen van de kracht van verbinding – zowel online als offline.

MIS NIKS MEER: Schrijf je hier in voor de gratis HR-nieuwsbrief