Flexibel werken is voor veel werknemers een ideaal. Maar in de praktijk, blijkt het gemak van thuis werken tegen te vallen. Thuiswerken vraagt om andere managementstijl.

Werknemers willen graag flexibel werken, zodat ze werk en privéleven beter in balans kunnen brengen. Flexibel werken betekent bijvoorbeeld vaker thuis inloggen en daar dat belangrijke rapport schrijven, onderweg zaken met een laptop afhandelen, tijdens de file thuis wat klussen afhandelen en daarna pas naar kantoor.

Maar in de praktijk hebben werknemers die flexibel werken soms nauwelijks meer vrije tijd. Ook kan het scheve ogen geven bij collega’s die wel om half negen achter hun bureau aanschuiven. Verder moeten managers leren om niet op aanwezigheid te sturen, maar op productie. Dat blijkt uit het onderzoek Beyond Boundaries van het Britse telecombedrijf Orange.

Personeelsnet las het onderzoek, gehouden onder 1400 werknemers uit Groot Brittannië, en destilleerde daar opletpunten uit voor de werkgever die overweegt om werknemers flexibel te laten werken.

Niet altijd ideaal
Flexibel werken is voor veel werknemers een ideaal. Maar in de praktijk, blijkt het gemak van thuis werken tegen te vallen. Van de flexibel werkenden, heeft 40 procent niet meer vrije tijd gekregen door de nieuwe werktijden of het flexibele werkpatroon. Integendeel zelfs, want 45 procent geeft aan ze méér werken in hun eigen tijd, ook in de avonduren en het weekend. Ze ervaren dat ze langer en harder moeten werken voor hetzelfde geld, zo meldt het onderzoek.

Driekwart van de werknemers noemt wel als voordeel dat zij zich thuis beter kunnen concentreren. Tweederde vindt het besparen van reistijd een belangrijk voordeel.

Overigens vindt meer dan de helft van de Britse werknemers die (omgerekend) meer dan 60 duizend euro verdienen, al dat ze zelf grotendeels controle hebben over hun werktijden. Dat vindt maar eenderde van de werknemers die minder dan 31 duizend euro mee naar huis nemen.

Effectiviteit herdefiniëren
Het kan zeker profijtelijk zijn om werkgevers meer flexibiliteit te bieden en hun werk anders in te laten richten. Als werknemers productiever worden wanneer zij hun eigen werktijden kunnen inrichten, maakt dat de organisatie ook flexibeler en beter in staat te concurreren ten opzichte van andere bedrijven.

Verder is het een mooie kans om talentvolle werknemers aan de organisatie te binden. Ook de recruitmentafdeling kan potentiële werknemers een onderscheidend aanbod doen met de mogelijkheid voor flexibel werken.

Werkgevers die overwegen om hun medewerkers meer flexibiliteit te bieden, moeten volgens de onderzoekers eerst hun begrip van effectiviteit herdefiniëren. Een effectieve werknemer is niet altijd degene die als eerste het licht op kantoor aanknipt en het bij vertrek als laatste weer uitdoet.

Lange uren draaien, is geen maatstaf voor effectiviteit. Betrokkenheid bij het werk en het leveren van productie zijn dat wel. Werkgevers met een flexibel werkend personeelsbestand moeten zich geen zorgen willen maken over aanwezigheid en werktijden, maar meten welke productie werknemers leveren en met welke kwaliteit.

Opletpunten voor werkgevers
Wanneer medewerkers vaker thuis werken, of onderweg zaken afhandelen, heeft dat gevolgen voor de bedrijfsvoering. Het onderzoek geeft de volgende opletpunten voor werkgevers:

Effectiviteit:

Bij flexibel werken past zorgvuldig monitoren en gedegen evaluatie en beoordeling. Een ‘laat maar waaien’ managementstijl, leidt tot problemen.
Zorg voor een goede planning van taken en activiteiten, juist als mensen niet altijd meer op kantoor zijn.
Houdt er rekening mee dat mensen die vaker thuis werken, ook meer zelf doen: ze hebben daar geen secretariaat en andere ondersteuning om ze te helpen met allerhande klussen.
Denk eraan dat mensen die van buitenaf inloggen, een druk leggen op het bedrijfsnetwerk en de IT-afdeling. Deze moet het werk wel aan kunnen.
Zorg voor een transparante regeling voor flexibel (thuis-)werk, zodat geen scheven ogen ontstaan tussen groepen werknemers.
Niet elk werk leent zich ervoor om flexibel in te vullen. In de regeling moet u daarom opnemen dat u flexibiliteit ook kunt weigeren.
Toezicht houden, motiveren, beoordelen, zijn de HR-instrumenten die managers het meest nodig zullen hebben. Managers moeten beoordelen op helder omschreven doelen.

Lifestyle:

Leg niet té veel druk op medewerkers, houdt het grijze gebied tussen werk en vrije tijd in het oog. Bespreek geregeld met de medewerker hoe het flexibel werken bevalt
Doordat mensen vaker van kantoor zijn, ervaren werknemers dat zijzelf, en hun werk, onzichtbaar worden. Ook worden thuiswerkers soms minder goed geïnformeerd over de zaken die op het werk spelen.
Zorg dat iedereen betrokken blijft: doordat personeel vaker afwezig is, kan de gewenste bedrijfscultuur op de achtergrond raken.
Geef werknemers geregeld de mogelijkheid elkaar te ontmoeten, in het ‘echt’, maar eventueel ook online.

Ruimte:

U bent als werkgever verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van werknemers, ook als ze vanuit huis (of buitenshuis) werken. Kantoorartikelen, bureaus, lichtinval en dergelijke moeten voldoen aan de Arboregels.
Geef de werknemers wel keuzemogelijkheden: het bureau komt tenslotte in zijn/haar huis te staan en dat willen ze graag een beetje gezellig houden.
Als personeel vanuit verschillende plekken werkt, let er dan op dat u niet overal extra spullen en apparaten neerzet. Een portable PC kan overal mee naar toe. Laat kantoorvestigingen zo inrichten dat er altijd ‘gasten’ van een andere locatie kunnen aanschuiven en inloggen.
Natuurlijk zorgt u voor automatische backups van alle gegevens, zodat bij een computercrash niet al het werk verdwenen is.

© Ook van dit artikel berust het auteursrecht bij Personeelsnet Media, te Den Haag. U mag dit artikel niet herpubliceren zonder bron- en linkvermelding.