26 maart 2019 10:08 Personeelsbeleid HR-vakgebied Personeelsbeleid

OVERZICHT: Dit kan HR doen om Agile werken te ondersteunen

Agile werken is aan een opmars bezig, vooral nu organisaties steeds sneller moeten reageren op veranderingen waar klanten om vragen. Het idee om de klant centraal te stelen en van daaruit flexibele projecten in te richten begon in de IT, maar verspreidt zich nu razendsnel. HR kan daar niet bij achterblijven, want inflexibele HR-instrumenten passen niet zo makkelijk bij een organisatie die steeds wendbaarder moet zijn. In dit uitgebreide overzicht geeft Personeelsnet aan hoe HR bij kan dragen aan de ontwikkelingen van een Agile werkcultuur.

Agile werken heeft zich bewezen in de software-industrie. Het werkt daar goed om grote projecten in stukjes te hakken, met steeds een eigen deadline, die door wisselende teams worden uitgevoerd. De grote gemene deler is, dat ze daarbij steeds feedback vragen van de klant en eindgebruiker. Van deze Agile werkpraktijk, blijken ook organisaties te kunnen profiteren die geen software bouwen.

Het Agile Manifesto
Hoewel we er nu dus veel over horen, stamt het oorspronkelijke idee van Agile werken alweer uit 2001. Toen werd door een aantal belangrijke software-ontwikkelaars het Agile Manifesto gepubliceerd, dat nu nog steeds online staat. In dit manifest leggen de auteurs de principes uit:

Principes van Agile werken
Dit is belangrijker	dan dit
Mensen en interactie	Processen en instrumenten
Product of dienst dat goed werkt	Uitgebreide documentatie en uitleg
Klant werkt mee en geeft feedback	Onderhandelingen over contracten en voorwaarden
Reageren op veranderingen	Het plan blijven volgen

Nieuwe ontwikkelingen maken Agile werken nodig
Agile werken neemt de laatste jaren een vlucht. Want organisaties krijgen vaker te maken met verstoring van hun markt en werkterrein doordat nieuwkomers of concurrenten gebruik maken van nieuwe technologie. Bedrijven reageren daar vaak op door ook te investeren in een ‘digitale transformatie’. Zo ontdekken zij dat ze wendbaar moeten zijn en dat Agile werken de invoering van nieuwe technologie beter behapbaar maakt. En dat het ook werkt bij bredere organisatievraagstukken.

Agile werken is dan uitgegroeid tot een organisatiemodel als ‘doorgaande reis’, waarbij geen eindige prestatie het doel is. De focus verschuift van winst maken naar het tevreden stellen van blije klanten.

Drie wetten van Agile werken
Want volgens managementgoeroe Stephen Denning moet de focus van organisaties niet gericht zijn op geld verdienen, maar op blije klanten. Dat is profijtelijk, omdat bedrijven die zich richten op klanttevredenheid in de praktijk juist meer winst maken.

Denning beschrijft in zijn managementboek The Age of Agile drie wetten van Agile organisaties:

3 wetten van Agile werken

De wet van het kleine team: Met deze wet worden moeilijke problemen opgesplitst in beheersbare perioden. Ze worden uitgevoerd door kleine multidisciplinaire, zelfsturende teams, die iteratief werken in korte cycli. Ze zorgen voor snelle feedback naar klanten en eindgebruikers.

De wet van de klant: doordat de markt nu groot en transparant is, bepaalt de verkoper niet meer het aanbod. De macht is verschoven van de aanbieder naar de klant. Daarom moeten organisaties sneller omschakelen en flexibel zijn in hun koers. Zo kunnen ze snel reageren op onverwachte gebeurtenissen en nieuwe klanteisen. Dit gaat verder dan het doorvoeren van wat wijzigingen in de organisatie; eerder is sprake van daadwerkelijk ‘omdenken’, een ware revolutie in het management.

De wet van het netwerk: beschrijft wat er bij komt kijken om de hele organisatie Agile te maken. Daarbij komt het er op aan, de totale organisatie wendbaar in te richten. Simpelweg een paar Agile teams instellen die in een bureaucratische omgeving hun werk moeten doen, levert niet het gewenste resultaat op. Er moet een interactief proces ontstaan tussen klanten, teams en managers. Er is wel sprake van hiërarchie, maar dan op basis van competenties: daarbij is het belangrijker dat de klant tevreden is, dan de manager.

HR-beleid moet wendbare werkcultuur ondersteunen
Agile teams organiseren zich zelfstandig om verschillende deelproducten op te leveren. Ze werken daarvoor in 'sprints' of korte tijdvakken met wisselende deskundigen, testen vervolgens het resultaat en verwerken de feedback van de klant en andere teamleden. Als het proces volgens dit ideaal wordt ingericht, verloopt het sneller en voldoet het beter aan de behoeften van afnemers.

In een organisatie met steeds lossere verbanden en wisselende teams, moet de dienstverlening van HR ook op de schop. Zo moeten zaken als personeelsbeoordeling, het functiegebouw en loopbaanontwikkeling de Agile werkcultuur natuurlijk ondersteunen en niet in de weg zitten. Ook HR zal dus moeten ‘omdenken’ om te bepalen of het strategische personeelsbeleid wel omvattend en flexibel genoeg is en of het nog past bij een organisatie die zich steeds sneller moet omvormen.

Hoe kan HR Agile werken ondersteunen?
We lezen de laatste tijd veel over ‘Agile’, maar opvallend is dat er nog maar weinig theorieën zijn ontwikkeld over de rol van HR voor de ondersteuning van de Agile werkcultuur, schrijft organisatieadviseur Jeff Gothelf in de Harvard Business Review.

Zo werkt Agile met korte cycli, regelmatige feedback en koerswijzigingen aan de hand van ervaringen in het werkproces. Maar HR werkt meestal nog met jaarplannen en evalueert die op zijn best per kwartaal, maar meestal ook pas aan het eind van het jaar. In een wendbare organisatie moet HR nog steeds dezelfde diensten leveren die het altijd biedt (zoals recruitment, talentontwikkeling, opleidingen) maar dan op een manier die beter inspeelt op de voortdurende veranderingen in de cultuur en werkstijl van de organisatie.

Woorden alleen maken HR-beleid niet Agile
Gothelf beschrijft de praktijksituatie bij een grote bank, waarin iedereen weliswaar de bewoordingen van Agile gebruikte, zoals samenwerking, klantgerichtheid, teamcultuur en continue verbetering. Maar de personeelsinstrumenten bleken daar totaal niet op aangepast.

Zo werd het personeel nog steeds afgerekend op individuele prestaties, het halen van deadlines en het voldoen aan cijfermatige doelstellingen (al dan niet bewezen). Terwijl Agile HR gericht moet zijn op de inzet van de juiste mensen om nieuwe processen uit te voeren en bij te slijpen.

Agile werken gaat om mensen met de juiste instelling
Hoe het anders moet bewijst ING-bank, waar het HR-beleid drastisch is veranderd. De bank moet blijven veranderen vanwege steeds nieuwere technologie, maar vooral omdat de klant om verandering vraagt. Elke medewerker op het hoofdkantoor werd daarom opnieuw beoordeeld, waarbij vier van de tien is herplaatst of bij de bank moest vertrekken. Veel van hen beschikten wel over de juiste vaardigheden, maar misten de klantgerichte instelling om in een onzekere situatie te zoeken naar nieuwe en betere manieren om de gewenste service te leveren.

Het HR-team speelde een belangrijke rol in het begrijpen en vertalen van die mindset en hoe die het beste kon worden vastgesteld. Op basis daarvan werd besloten welke personeelsleden de juiste instelling hadden, wie daarin kon worden getraind en wie uiteindelijk niet kon blijven.

Dit kan HR doen om Agile werken te ondersteunen
Zoals vermeld, kent Agile werken geen einddoel, maar is het een voortdurend proces van verbeteringen die tevreden klanten opleveren, zowel extern als intern. Gothelf adviseert HR-afdelingen om te leren van organisaties die al Agile werken. De top van ING is daarvoor bijvoorbeeld op bezoek gegaan bij wendbare organisaties als Netflix en Spotify, maar dat is natuurlijk niet voor iedereen weggelegd.

Maar een kernpunt van hoe HR daar werkt, kan elke HR-afdeling wel invoeren. Laat HR iedere twee weken terugkijken naar de eigen prestaties en de impact die is gemaakt op de klant. Vraag altijd feedback en leer daarvan. Stel de uitvoering van taken en instrumenten bij aan de hand van de opgedane ervaringen. Dat hoeven per keer echt geen grote stappen te zijn, maar bijvoorbeeld wel het toevoegen van een specifieke vraag bij de werving van kandidaten, als blijkt dat die vraag in een recruitmentprocedure goed heeft gewerkt. Het hoeft allemaal niet ineens, maar zorg dat er volop ruimte is voor nieuwe ideeën en experimenten.

Agile werken voor HR: praktisch en strategisch
Om de wendbare organisatie te ondersteunen, kan de HR-afdeling Agile werken benutten als praktische en als strategische benadering.

Agile HR in de praktijk

Leer van Agile werkende teams en probeer het zelf ook uit in het HR-team. Probeer nieuwe methodieken uit door een HR-project in scrums uit te werken, in korte cycli, met echte aandacht voor de wensen van de klant.

Leer prioriteiten te stellen door te focussen op de behoefte van de klant, want dat is de belangrijkste voorwaarde voor het beste resultaat. Het is de sleutel tot Agile werken.

Verplaats de aandacht van kengetallen en het behalen van cijfermatige doelen, naar aandacht voor flexibele organisatiedoelen, waarden en gedrag.

HR kan zich verder ontwikkelen door te luisteren naar feedback en te bekijken hoe klanten omgaan met de HR-instrumenten. Zorg sneller voor verbeteringen en ontwikkel HR-instrumenten die daar ook de vrijheid voor bieden.

Agile HR als strategie

Strategisch HR-beleid moet gericht zijn op het maximaal faciliteren van de wendbare organisatie. Het basisontwerp van de organisatie, prestatiebeoordelingen, functies en loopbaanpaden moeten een Agile cultuur ondersteunen.

De HR-jaarcyclus moet flexibeler worden. Dit betekent dat de evaluatie van beleid voor beloning, prestaties, talent, leren en recruitment vaker moet worden uitgevoerd. Door constante verbetering, kan het HR-beleid nauwer aansluiten op de behoefte van de interne klant, waardoor externe klanten ook beter worden bediend.

HR-beleid moet de cultuur van samenwerkingsnetwerken ondersteunen door continue verbetering en een steeds hogere kwaliteit van de HR-instrumenten.

Agile werken is niet hetzelfde als een flexkantoor inrichten en af en toe een dagje thuiswerken. Het is eerder een mindset van samenwerkingsgerichtheid, de bereidheid om te luisteren en te veranderen, om te willen presteren voor de klant. Dat vraagt ook om een cultuur van zowel teamwork áls zelfwerkzaamheid die kritiek en creativiteit mogelijk maakt.

Agile werken is ook niet de ongerichte inzet van zelfsturende teams: het is nog steeds noodzakelijk om een punt op de horizon te plaatsen in een langetermijnplanning die aangeeft waar de organisatie naar toe wil werken. Dat punt staat alleen minder vast dan voorheen en kan verplaatsen als de klant daarom vraagt.

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief