Als op 25 mei 2018 de nieuwe privacywet AVG definitief ingaat, moeten werkgevers en recruiters er op letten dat sollicitanten expliciet akkoord gaan met de bewaar- en bezwaartermijn van sollicitaties. Dat kan met een privacy statement, waarin de rechten van de sollicitant, de verwerking van zijn of haar cv, de bewaartermijn en de doeleinden van deze verwerking worden vastgelegd. Wie dat niet doet, mag cv’s van sollicitanten niet meer bewaren of gebruiken.

Om het wissen te voorkomen, zouden recruiters en werkgevers de betrokkenen die in database staan alsnog moeten vragen om toestemming. Zonder toestemming zal wissen de enige oplossing zijn. Anonimiseren mag ook, maar dat is alleen relevant voor statistische doeleinden.

Arbeidsmarktadviseur Intelligence Group deed onderzoek naar privacy statements van de grootste Nederlandse werkgevers en intermediairs. Op basis van de uitkomsten, moeten minimaal 1 op de 3 intermediairs en minimaal 40% van de werkgevers alle verzamelde cv’s wissen of anonimiseren.

Er gebeuren soms gekke dingen met cv’s
Sommige organisaties hebben hun privacybeleid helemaal niet op orde, ook niet op grond van de al bestaande wetgeving. Zo merkten de onderzoekers dat recruiters soms cv’s bewaren ‘zolang als ze zelf denken dat nodig is’. Het komt ook voor dat een bedrijf wisselende bewaartermijnen voor cv’s hanteert die verschillen per database.

Verder werden ten onrechte bijzondere persoonsgegevens verwerkt, zoals het BSN-nummer en nationaliteit. Ook werden persoonsgegevens soms ‘standaard’ doorgegeven aan verzekeraars, event organisaties en andere commerciële partijen.

Recruitment is nog niet AVG-proof
Van de grootste werkgevers heeft 39 procent geen privacy statement met verwijzingen naar de verwerking van cv’s en of gegevens van sollicitanten en zijn daarmee niet ‘AVG recruitment proof’. Bij 1 op de 3 werkgevers wordt geen privacy statement voorgelegd of wordt niet om toestemming gevraagd (op-in) bij de sollicitant voorafgaand aan de sollicitatie.

Bij de 25 grootste intermediairs, hebben er 23 een privacy statement waarin wordt omgeschreven wat er met de cv’s gebeurt na sollicitatie. Maar bij één op de drie (33%) kan de sollicitant solliciteren, zonder dat hij/zij akkoord moet gaat met een privacy statement.

Tegenslag voor niet-professionele recruiters
De AVG heeft veel consequenties voor het vakgebied recruitment, vooral om de privacy van kandidaten te garanderen.

Volgens Intelligence Group gaat de AVG het bestaan van niet-professionele recruitmentbureaus lastig maken, omdat zij nu nog ongevraagd ‘cv’s als warme broodjes over het internet verspreiden’. Dat zal na 25 mei 2018 moeten stoppen, zeker omdat de Autoriteit Persoonsgegevens fikse boetes gaat uitdelen.

Actief toestemming vragen voor bewaren cv’s
Volgens NVP-sollicitatiecode mogen cv’s niet langer dan één maand worden bewaard. Wie cv’s langer wil bewaren, heeft daar nu ook al toestemming van de sollicitant voor nodig. Met de invoering van de AVG, is het wenselijk dat sollicitanten akkoord gaan met een privacy statement met bewaar- en bezwaartermijnen van gegevens van sollicitanten.

In dit privacy statement moeten de rechten van de sollicitant worden benoemd, de verwerking van zijn of haar cv, de bewaartermijn en de doeleinden van deze verwerking. Dit betekent voor honderdduizenden werkgevers en vele duizenden intermediairs dat zij de personen die nu in database staan alsnog moeten vragen om toestemming. Zonder toestemming zal wissen of anonimiseren de enige oplossing zijn, stelt Intelligence Group.

Inhoud privacy statement voor sollicitanten
Voorafgaand aan de sollicitatie, moeten sollicitanten hun akkoord geven op de bewaartermijn van het cv, de verspreiding van het cv, de verwerking van de gegevens uit het cv en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt.

In een goed privacy statement, staan ook de rechten van de sollicitanten, zoals de bezwaartermijn en het recht van inzage en het recht van vergetelheid.

Advies: solliciteert eens bij uw eigen organisatie
Om te bekijken of het recruitmentproces AVG-proof is, adviseert Intelligence Group om zelf eens te solliciteren op de eigen site. Check dan of er een relevant privacy statement is en of niet meer informatie wordt gevraagd dan mag worden verwerkt.

Bekijk met een team mensen het recruitmentproces en bespreek of aanpassingen gemaakt moeten worden. Vraag aan iedereen met cv’s die u wilt bewaren vóór 25 mei opnieuw toestemming. De sollicitant heeft recht op transparantie. Zorg ervoor dat u die op elk moment kunt geven.

AVG VOOR HR: Kijk hier wat je nog moet regelen!

Doorsturen: