14 december 2020 16:00 Arbo Medezeggenschap en OR Privacy-AVG Hybride werken Hybride werken Arbo Privacy-AVG Arbo

Volgsoftware inzetten om medewerkers te controleren mag niet zomaar

Nu de meeste Nederlanders thuiswerken, zoeken werkgevers naar manieren om hun personeel te controleren. Daarvoor zetten zij soms employee monitoring software in. Maar medewerkers voelen zich met de volgsoftware begluurd. Ze verwachten van hun manager een ondersteunende rol, maar ongezien meekijken schaadt juist het vertrouwen. De privacywetgeving verbiedt het systematisch volgen van personeel als dat in het geheim gebeurt. Bovendien moet de ondernemingsraad ook eerst instemmen voordat u de software mag gebruiken.

Voor veel organisaties ontstond dit jaar een volledig nieuwe situatie waarin er veel vanuit huis moest worden gewerkt. Werkgevers zochten daarom naar nieuwe manieren om vat te houden op de dagelijkse werkzaamheden van hun medewerkers. Een deel van de werkgevers heeft daarvoor employee monitoring software ingevoerd. Hiermee kunnen werkgevers tot in detail bijhouden welke werkzaamheden hun medewerkers uitvoeren.

Softwareverglijker GetApp heeft een enquête gehouden bij 1230 Nederlandse werknemers en leidinggevenden over het gebruik van employee monitoring software, waaruit naar voren komt dat 38% van de ondervraagde medewerkers wordt gemonitord. Voor 22% is het monitoren begonnen tijdens de coronacrisis.

Tweederde van de managers ziet positieve kanten aan personeelsvolgsoftware; het zou volgens hen leiden tot meer vertrouwen in de werknemers. Maar de werknemers voelen juist wantrouwen. Iets meer dan de helft (53%) wordt dan ook liever niet gemonitord.

Medewerkers volgen met software
Met employee monitoring software volgen werkgevers de werkzaamheden van medewerkers. Dit gebeurt door gegevens te gebruiken die door werknemers zijn gegenereerd op bedrijfsapparatuur (computers of apps). Maar video-opnames van de werkplek of audio-opnames vallen ook onder monitoring.

Employee monitoring software heeft verschillende toepassingen:

Computeractiviteit en internettoegang – welke websites er worden bezocht en hoelang. Met een pop-up kan de werkgever zijn personeel waarschuwen als deze op een niet- werkgerelateerde site zijn tijd zit te verspillen.

Actieve versus niet-actieve tijd – bijvoorbeeld door te kijken naar het aantal muisbewegingen of toetsaanslagen van een werknemer.

Aanwezigheidsregistratie – het tijdstip van in- en uitloggen, aanwezigheid en ziekteverlof.

Digitale communicatie – het meelezen van zakelijke e-mails, het bekijken van chatlogs of videoconferenties.

Tijdmanagement – het bijhouden van de tijdsbesteding van werknemers (hoe lang ze bepaalde documenten bewerken/hoeveel tijd ze aan bepaalde taken besteden).

Locatietracking – bijvoorbeeld GPS tracking voor een optimale routeplanning voor koeriers.

Het opnemen van audio- en telefoongesprekken – bijvoorbeeld voor kwaliteitscontrole in de klantenservice.

Werkplekbewaking – bijvoorbeeld video-opnames van de werkplek, screenshots van het computerscherm van medewerkers.

Social media gebruik – gebruik van persoonlijke en zakelijke accounts.

Workloadbeheer – actielijsten, werkschema, doelen en prestatieindicatoren.

Gezondheid en welzijn – draagbare technologieën om het fysieke welzijn te volgen.

Monitoring mag alleen onder strikte voorwaarden
Volgens privacywaakhond Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is het controleren of monitoren van werknemers niet verboden, maar gelden wel strikte voorwaarden. Zo mag het niet in het geheim gebeuren en moeten medewerkers van het gebruik van deze software op de hoogte worden gesteld vóór die wordt ingezet. Verder moet de controle noodzakelijk zijn en mag het alleen als de reden voor het gebruik zwaarder weegt dan de redelijke verwachting van privacy van werknemers.

Voor veel van de functionaliteiten als cameratoezicht, locatietracking, het controleren van internetgebruik en e-mail of profilering moet eerst een DPIA (Data Protection Impact Assesment) worden uitgevoerd. Een DPIA biedt werkgevers een manier om vooraf een afweging te maken tussen de eigen legitieme belangen en de privacybelangen van werknemers.

Vertrouwen: Ondernemingsraad moet instemmen
Als er een ondernemingsraad is moet die vooraf toestemming geven, want de software is een personeelsvolgsysteem. Als de software eenmaal gebruikt wordt, moet aan de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) worden voldaan.

In Nederland is de arbeidsrelatie vooral gebaseerd op vertrouwen. Van managers wordt een ondersteunende rol verwacht. Ongezien meekijken past hier niet bij en schaadt het vertrouwen volgens de meerderheid van alle mensen die meededen aan het onderzoek. Nu er steeds meer datagedreven wordt gewerkt, zouden organisaties rekening moeten houden met de gevolgen van hun databeleid op de arbeidsrelatie. Uit het onderzoek blijkt dat 60% van de ondervraagde werkenden vindt dat monitoring een inbreuk is op hun privacy.