Meer dan drie miljoen Nederlanders zijn werkzaam binnen de publieke sector en toch blijft het aantal openstaande vacatures groeien. Werving en selectie heeft voor HR-professionals binnen de overheid dan ook een hoge prioriteit. Maar ook het aan boord houden van huidige medewerkers is ontzettend belangrijk. Toch vertrekken er altijd mensen. En van deze groep medewerkers kunnen organisaties ontzettend veel leren.

Expertbijdrage van Myrthe Hanssen, HR director bij Visma | Raet

Uit ons onderzoek blijkt dat bij minder dan de helft van de medewerkers (47%) actief gevraagd wordt naar hun ervaringen bij de werkgever. Daarnaast vindt slechts een derde van de medewerkers (33%) dat de offboarding goed geregeld is. Verder blijkt dat bij maar twee op de vijf (41%) organisaties achterhaalt wat de reden van vertrek is. Alleen vervolgens wordt dit niet bijgehouden. En dat is zonde, want met een goede offboarding heb je als HR-professional de mogelijkheid om te ontdekken op welke gebieden verbetering nodig is om in de toekomst medewerkers (langer) te behouden. Het is dus hoog tijd voor HR-professionals om het exitgesprek weer af te stoffen en serieus aan de slag te gaan met de input.

Exitgesprek onder de loep
Tijdens zo’n eindgesprek kun je de beweegredenen van de vertrekkende medewerker achterhalen en de pijnpunten blootleggen. Hadden ze bijvoorbeeld behoefte aan meer uitdaging, ontwikkelingsmogelijkheden of hadden ze geen plezier meer in hun werkzaamheden? Of hadden de werkcultuur, collega’s of andere werkomstandigheden invloed op het besluit om te vertrekken? Omdat een medewerker niet bang is dat zijn of haar antwoorden gevolgen hebben voor zijn of haar positie of toekomst in de organisatie, is dit de eerlijkste feedback die je ontvangt. 

Focus je tijdens dit gesprek niet alleen op de laatste maanden, maar kijk ook naar de weg die de medewerker heeft afgelegd. Zo kun je de obstakels in de verschillende fases van de loopbaan boven tafel krijgen. Misschien waren er wel specifieke gebeurtenissen of veranderingen die een negatieve invloed hadden op hun ervaring, bijvoorbeeld een reorganisatie van de afdeling. Om de verkregen inzichten goed te kunnen analyseren, is het belangrijk om eenzelfde set aan vragen bij iedere vertrekkende medewerker af te nemen. 

Van verbeterpunt naar actiepunt
Zodra je de waardevolle informatie hebt verzameld tijdens het exitgesprek, is het tijd om in actie te komen. Verdeel de feedback in verschillende categorieën, zoals loopbaanontwikkeling, werkomgeving, cultuur, managementstijl, arbeidsvoorwaarden en werk-privébalans. Je kunt natuurlijk voor meerdere of andere categorieën kiezen die voor jouw organisatie belangrijk zijn.

Komt in meerdere exitgesprekken dezelfde problematiek naar voren? Dan moet het aanpakken van die feedback prioriteit krijgen. Hoor je bijvoorbeeld bij drie van de vier gesprekken dat veel medewerkers meer ruimte wilden hebben voor ontwikkeling, kijk dan kritisch naar de opleidingsmogelijkheden. Onderzoek ook hoe je deze verbeterpunten kunt integreren in het jaarplan of in bestaande initiatieven. Op die manier zorg je ervoor dat deze punten direct worden verankerd in de lopende processen.

Staygesprekken introduceren
Het exitgesprek is dus een handig instrument om inzicht te krijgen in de situatie binnen je organisatie. Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk om te voorkomen dat mensen je organisatie verlaten. Uit ons onderzoek blijkt dat slechts dertien procent van de organisaties gesprekken voert, waarin de mogelijkheden om binnen de organisatie te blijven worden besproken. Om dit effectiever aan te pakken, kun je tijdens de periode dat medewerkers werkzaam zijn bij jouw organisatie staygesprekken voeren.

Deze gesprekken zijn in principe vergelijkbaar met exitgesprekken, maar door ze in een vroegtijdig stadium te voeren, kun je sneller ontdekken wat er beter kan en waar de knelpunten liggen. Op deze manier kun je tijdig ingrijpen om ervoor te zorgen dat medewerkers blijven en tegelijkertijd de organisatie versterken. Geef daarbij ook terugkoppeling aan medewerkers wat er met de feedback gedaan wordt. Kan iets wel of niet worden opgepakt? Waarom wel of niet? Wees duidelijk en communiceer met medewerkers. Zo blijven zij zich betrokken en gehoord voelen en zien zij dat je actief aan de slag gaat met de feedback.

Het verhaal achter het vertrek
Veel organisaties hebben nog geen systematische aanpak voor het verzamelen van feedback van vertrekkende medewerkers, wat waardevolle kansen voor verbetering onbenut laat. Door het serieus nemen van exitgesprekken kun je als HR-professional cruciale inzichten verzamelen die helpen bij het verbeteren van de employee experience en het versterken van het team. Benut dus het potentieel van exitgesprekken, luister actief naar de stemmen van vertrekkende medewerkers en vergeet niet om gedurende hun loopbaan regelmatig bij hen in te checken. Zo werk je aan een werkomgeving die talent aantrekt én behoudt.

EXITGESPREK VOEREN: Doe het met dit handige formulier