Wervende vacatureteksten schrijven, kunnen maar weinig werkgevers. Dat is gebleken tijdens de Vacaturetestdagen, waarbij arbeidsmarkt-experts dit jaar bijna 500 vacatures kritisch hebben beoordeeld. Werkgevers lijken precies te weten wie ze zoeken. Maar vaak schieten ze door in de eisen die ze stellen aan kandidaten. Dat schrijft gastblogger Marloes Reniers van initiatiefnemer Campaign Group in de tweede aflevering van de serie over wervende vacatureteksten schrijven.

Tijdens de Vacaturetestdagen is naar voren gekomen dat werkgevers een redelijk beeld hebben van de ideale kandidaat. Van de vijf dimensies waarop we de vacatureteksten hebben beoordeeld, is ‘wie’ de enige dimensie waar de meeste werkgevers een voldoende scoorden.
Toch blijken veel werkgevers er niet in te slagen de ideale kandidaat te laten solliciteren. Dat is vreemd want in de meeste situaties is de uitspraak van toepassing ‘Als je weet wie of wat je zoekt kun je het ook vinden’.

Als je op zoek bent naar een exotische vakantiebestemming zoekt, dan ga je niet op zoek naar informatie over een wintersportbestemming. Het klinkt heel logisch, maar als werkgevers op zoek gaan naar een geschikte kandidaat dan lijken er andere regels te gelden.

Functie-eisen: waar gaat het dan mis?
Werkgevers die exact weten wie ze zoeken, stellen vaak te veel eisen aan een kandidaat. Natuurlijk moet er goed nagedacht worden over de functie-eisen, maar werkgevers moeten er niet in doorslaan.

Als u op zoek bent naar ‘een enthousiaste kandidaat met een afgeronde opleiding Commerciële Economie, 3 jaar werkervaring als accountmanager die zelfstandig, klantvriendelijk, initiatiefrijk en communicatief vaardig is, goed om kan gaan met mensen, geen 9 tot 5 mentaliteit heeft en zowel de Nederlandse, Engelse, Duitse, Franse en Italiaanse taal uitstekend beheerst’ dan kunt u heel veel geld uitgeven aan het werven van deze kandidaat, maar hij of zij is niet te vinden.

Het schaap met de vijf poten bestaat namelijk niet. Daarnaast worden kandidaten afgeschrikt door een enorme lijst van eisen.
Natuurlijk wil iedere werkgever de beste kandidaten binnenhalen, maar hij moet wel reëel blijven.
Tijdens het opstellen van de functie-eisen moeten werkgevers zich afvragen: ‘Moet de kandidaat echt over al deze eigenschappen en competenties beschikken?’. En ook: ‘Beschikt een huidige medewerker in deze functie over al deze eisen?’.

Uit de onderstaande voorbeelden blijkt dat nog steeds veel werkgevers wél op zoek zijn naar het schaap met de vijf poten.

Voorbeeld 1: product manager bij Stage Entertainment

Stage Entertainment stelt naast de harde functie-eisen (HBO-opleiding marketing en/of communicatie en 3-5 jaar relevante werkervaring) veel competenties en zachte functie-eisen.
Er zullen dan ook maar weinig kandidaten zijn die zich in het totale functieprofiel herkennen. Daarnaast helpt de grote hoeveelheid competenties niet bij het selecteren uit de sollicitatiebrieven. Want een kandidaat kan zichzelf op papier makkelijk alle competenties toedichten. Uit het CV valt immers niet goed op te maken of een kandidaat bepaalde competenties heeft.

Stage Entertainment heeft het voordeel dat veel kandidaten dromen van een baan in de entertainment-wereld. Er zullen dan ook altijd kandidaten zijn die een gokje wagen om in aanmerking te komen voor de functie.
Wat is dan het probleem? Doordat het functieprofiel uitgebreid, maar niet concreet is, komt er ontzettend veel ‘waste’ op af. Er is in Nederland géén recruiter of P&O medewerker die voor zijn of haar plezier 100 sollicitatiebrieven doorworstelt om er vervolgens achter te komen dat de geschikte kandidaat er niet bij zit.

Voorbeeld 2: Coördinator marketing & sales support bij Trigion Beveiliging

Het geluk van een sterk werkgeversmerk heeft Trigion Beveiliging veel minder dan Stage Entertainment. Voor deze organisatie is het nog belangrijker om helder te beschrijven wie de ideale kandidaat is.
In de vacaturetekst gaat het echter al mis in de eerste zin. Er wordt een kandidaat gevraagd met een HBO+ of een Universitair werk- en denkniveau. Door twee opleidingsniveaus te noemen, voelen beide doelgroepen zich niet aangesproken. Een HBO’er denkt namelijk dat de voorkeur uitgaat naar een WO’er en een WO’er denkt op zijn of haar beurt: ‘Ik ga niet solliciteren op een HBO-functie’.

Ook is de opleidingsrichting niet gespecificeerd. Zijn ze op zoek naar iemand met een diploma Commerciële Economie, Bedrijfskunde of International Business?
In de vacaturetekst wordt ook aangegeven dat een aantal jaren relevante werkervaring gewenst is, maar niet duidelijk is wat daaronder wordt verstaan. Is dat twee jaar, vier of zelfs zes jaar? En over wat voor soort werkervaring moet een kandidaat beschikken?
Ook worden er nog eens tien competenties genoemd. Zoals al eerder gezegd, aan de hand van een sollicitatiebrief kunt u niet beoordelen of iemand aan de genoemde competenties voldoet. Een geïnteresseerde kandidaat, zal zeggen dat hij zichzelf herkent in alle competenties. Dat zou u toch ook doen?

Functie-eisen: Hoe moet het dan wel?
Uit ervaring weten wij dat het niet verstandig is om veel functie-eisen in een vacaturetekst op te nemen.

Bij het lezen van de eisen denkt een kandidaat al snel: ‘Ik voldoe niet aan al deze eisen, dus het heeft geen enkele zin om te solliciteren’. De kandidaat herkent zich dus niet in het functieprofiel, terwijl het mogelijk wel een geschikte kandidaat is.
Veel functie-eisen kunnen ook afschrikkend werken. Door het opstellen van te veel functie-eisen loopt u dus geschikte kandidaten mis. Dit heeft tot gevolg dat een vacature langer dan noodzakelijk open staat en dat gaat ten koste van uw kostbare tijd en het budget.

Wij adviseren dan ook om drie, hooguit vier harde functie-eisen op te stellen. Met harde functie-eisen bedoelen wij eisen die uit het CV zijn te destilleren, zoals het opleidingsniveau, het aantal jaren werkervaring en overige criteria zoals een rijbewijs.

Hieronder twee voorbeelden van werkgevers die wèl weten hoe ze met functie-eisen om moeten gaan. Het betekent overigens niet dat de onderstaande vacatureteksten geen ruimte voor verbetering overlaten.

Voorbeeld 3: Adviseur externe communicatie & PR bij Achmea

Achmea beschrijft duidelijk wie de ideale kandidaat is. Het is helder dat de kandidaat in het bezit moet zijn van een HBO diploma en minimaal 5 jaar werkervaring. In het vervolg doet Achmea er verstandig aan om het woordje minimaal weg te laten. Dit impliceert dat ook kandidaten met een WO diploma in aanmerking komen voor de functie. Het noemen van twee opleidingsniveaus schept verwarring. In de vacaturetekst worden wel enkele zachte functie-eisen genoemd, maar die zijn bijna allemaal typerend voor een communicatieadviseur. Het is immers niet meer dan logisch dat een communicatieadviseur over uitstekende mondelinge- en schriftelijke vaardigheden beschikt. In principe hoeven deze functie-eisen dan ook niet genoemd te worden.

Voorbeeld 4: Beleidsadviseur bij de Politie
De Politie heeft in de vacaturetekst twee harde functie-eisen opgenomen. Het opleidingsniveau is namelijk WO (Registeraccountant) en de kandidaat moet de eerste twee jaar van de wettelijke stageverplichting hebben afgerond (werkervaring).

De Politie stelt ook als eis dat de kandidaat aantoonbare ervaring moet hebben met het werken in (multidisciplinaire) auditteams. Deze ervaring is moeilijk uit en CV op te maken en kan dan ook beter weg worden gelaten.
De Politie verhoogt het leesgemak van de functie-eisen door gebruik te maken van bulletpoints. Op die manier kan de kandidaat zich bij wijze van spreken ‘langs’ de functie-eisen leggen om zijn of haar geschiktheid te beoordelen.

Maak functie-eisen specifiek en concreet
Op basis van de vier voorbeelden is het advies dan ook: wees niet alleen specifiek, maar ook concreet. Als u de functie-eisen specifiek en concreet beschrijft, dan werken de functie-eisen sterk selecterend en spreekt u de beoogde doelgroep aan. En dat is toch wat u wilt?

Soms kiezen werkgevers er bewust voor om een uitgebreid functieprofiel op te stellen, bijvoorbeeld als ze verwachten dat er veel sollicitaties op een vacature komen. Zij zetten de functie dan bewust iets zwaarder neer om te voorkomen dat ze veel te veel sollicitatiebrieven ontvangt.
Een voorwaarde is dan wel dat de werkgevers alle eisen concreet beschrijven. Als ze denken dat het moeilijk is om de vacature te vervullen, dan is het beter om drie, hooguit vier harde eisen te stellen anders maken zij de visvijver onnodig klein.

Gebruik functienaam die kandidaten herkennen
Als een werkgever helder voor ogen heeft wie de geschikte kandidaat is, dan kan hij daar ook op inspelen in de functienaam. Een correcte functienaam is essentieel bij het aanspreken van de doelgroep.

Als uit de functienaam niet blijkt wat de functie inhoudt en waar de werkgever naar op zoek is, dan bekijken veel baanzoekers de vacature niet eens. Veel werkgevers hanteren een brede functiebenaming om ‘iedereen’ aan te spreken, maar als je ‘iedereen’ aanspreekt dan komt er niemand.
Als kandidaten een vacaturetekst lezen, dan willen ze het gevoel hebben dat de tekst over hen gaat. Ze willen geen standaard functiebeschrijving lezen, met een heleboel functie-eisen en een nietszeggende functienaam. Werkzoekenden willen door de vacature aangesproken worden en willen zichzelf herkennen in de functie.

Lees ook:
De eerste aflevering van de serie Wervende vacatureteksten schrijven: Wervende vacatureteksten schrijven blijkt niet makkelijk.

Marloes Reniers is campaign manager bij Campaign Group, een bureau gespecialiseerd in “trefzekere jobmarketing”.

Actuele HR-modellen: compleet, duidelijk en direct klaar voor gebruik

HR-beleidsplan: 10 bouwstenen voor strategisch HRM beleid

Opleidingsplan: vul de Checklist in en maak zelf uw Opleidingsbeleid

Hybride werken: gebruik deze leidraad om het goed te organiseren

Ziekteverzuim aanpakken: slim verzuimbeleid zorgt voor lagere kosten

Alle Modellen, Tools en Downloads voor HR-professionals vindt u hier