Mag je een werknemer zomaar alles vragen over ziekte en gezondheid? Sommige verzuimverzekeraars vinden van wel. Maar de Autoriteit Persoonsgegevens denkt daar heel anders over. Uit een overzicht van de wettelijke regels, blijkt dat de werkgever wel degelijk moet oppassen met vragen over de gezondheid van medewerkers.

 

Uit onderzoek van een verzekeringsmakelaar, kwam eerder al naar voren dat werkgevers terughoudend zijn met doorvragen als een werknemer zich ziek meldt. Ze zijn bang de pivacy van de werknemer te veel aan te tasten. Maar de verzekeringsmakelaar vindt dat ‘onzin', met als argument dat de werkgever alles mag vragen, 'maar dat de medewerker alleen niet tot antwoorden verplicht is.'

Nu heeft een verzuimverzekeraar natuurlijk een commercieel belang, omdat ziekteverzuim de verzekeraar geld kost. Mogelijk verklaart dat de wat 'lossere omgang' met de regels. Want de stelling dat werkgevers alles mogen vragen aan de medewerker (en ook alles mogen gebruiken wat hij zelf zegt), is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens in strijd met de wet.

Wat mag je vragen, wat sla je op?
Zodra een werknemer ziek wordt, wisselen diverse partijen daar gegevens over uit. De belangrijkste betrokken partijen zijn de zieke werknemer zelf, de werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV en de verzuimverzekeraar.

Omdat het gaat om zeer privacygevoelige informatie, beschermt de wetgever allereerst de belangen van de werknemer. Dat legt de Autoriteit Persoonsgegevens nogmaals uit in een nieuwe versie van de beleidsregels ‘De zieke werknemer’. Daarin staan voorschriften voor de verschillende fases van de arbeidsrelatie: de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers.

Dit mag de werkgever niet vragen tijdens een sollicitatie
In de wet is vastgelegd dat een (toekomstige) werkgever tijdens de sollicitatieprocedure geen vragen mag stellen over:

• De gezondheid van een sollicitant of diens ziekteverzuim in het verleden. De werkgever mag hierover ook geen informatie inwinnen, bijvoorbeeld bij de vorige werkgever.
• Een werkgever mag een sollicitante ook niet vragen of zij zwanger is (of wil worden). Mocht de werkgever hier toch naar vragen, dan mag de sollicitante hierover onjuiste informatie verstrekken.
• De sollicitant hoeft tijdens het sollicitatiegesprek ook geen gegevens over zijn gezondheid te verstrekken die niet rechtstreeks van belang zijn voor de uitoefening van de functie waarnaar hij solliciteert. Een sollicitant is overigens wél verplicht melding te maken van gezondheidsklachten waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem ongeschikt maken voor de functie.

Aanstellingskeuring mag alleen als er medische noodzaak is
Een aanstellingskeuring is in de regel verboden, maar is soms toegestaan aan het eind van een sollicitatieprocedure of bij een wijziging van de arbeidsverhouding.

Deze keuring is alleen toegestaan wanneer aan de vervulling van de functie, met het oog op de bescherming van de gezondheid en de veiligheid van de werknemer of van derden, bijzondere eisen op het punt van de medische geschiktheid moeten worden gesteld. Als een medische keuring onderdeel is van de sollicitatieprocedure, dan moet de werkgever dat vooraf wel aan de sollicitant melden, bijvoorbeeld in de advertentietekst.

Deze vragen mogen niet bij ziekmelding
Bij een ziekmelding mag de werkgever een beperkt aantal vragen stellen aan de zieke werknemer. Dat mag hij, omdat de werkgever wettelijk verplicht is de voortgang van de ziekte van de werknemer bij te houden.

Vanwege de Wet bescherming persoonsgegevens moet de werkgever zich bij de ziekmelding beperken tot gegevens die noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld:

• voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst,
• om een wettelijke verplichting na te komen,
• dan wel voor de bedrijfsvoering.

De werkgever mag bij de ziekmelding niet vragen naar:

• de aard en/of de oorzaak van de ziekte van de werknemer en
• mag niet zelf vragen naar de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer.

Dit mag de werkgever wél vragen bij een ziekmelding
De werkgever mag bij de ziekmelding van de werknemer alleen de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en registreren:

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres, want dit kan nodig zijn voor controle. Als de medewerker in een ziekenhuis of een andere specialistische kliniek is opgenomen, mag de werknemer volstaan met de mededeling dat hij door ziekte in een zorginstelling verblijft.
• de vermoedelijke duur van het verzuim. Als de werknemer hier niets over kan zeggen, mag de werkgever deze informatie ook vragen aan de bedrijfsarts.
• de lopende afspraken en werkzaamheden, zodat de werkgever kan beoordelen of hij vervanging moet regelen.
• of de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt). In deze gevallen hoeft de werkgever wellicht geen loon door te betalen omdat de werknemer dan onder de Ziektewet valt. Dit geldt voor:
• >werkneemsters die door zwangerschap arbeidsongeschikt zijn;
• >werknemers die door orgaandonatie arbeidsongeschikt zijn;
• >werknemers met een arbeidsongeschiktheidsverleden die binnen vijf jaar na indiensttreding opnieuw arbeidsongeschikt worden en oudere werknemers die voorafgaand aan de indiensttreding minimaal 52 weken een uitkering op grond van de Werkloosheidswet hebben ontvangen en die binnen vijf jaar na indiensttreding (langdurig) ziek worden (zogenoemde no-riskpolis).
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval. In dat geval bestaat mogelijk een meldplicht voor de werkgever.
• of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (zodat de werkgever de schade kan verhalen).

Maar de werknemer vertelt het me zelf!
De wetgever beschermt werknemers die niet weten dat ze niet alles hoeven te vertellen over hun ziekte en gezondheidssituatie. Want de werkgever mag in principe geen andere dan de bovenstaande gegevens over de gezondheid van de werknemer in zijn eigen administratie registreren, of doorgeven aan de bedrijfsarts/arbodienst.

Dit mag ook niet als deze gegevens vrijwillig door de werknemer zijn verstrekt. In een enkel geval mag dat wel, of is het zelfs noodzakelijk: bijvoorbeeld als een werknemer in ernstige mate last heeft van suikerziekte of epilepsie en dit zelf of via de bedrijfsarts heeft aangegeven bij de werkgever. Het kan dan noodzakelijk zijn dat de directe collega’s van de zieke werknemer op de hoogte zijn van de ziekte en wat zij in geval van nood moeten doen.

MIS NIKS MEER: Alle HR-tools en modellen bij elkaar