Er is een grote uitstroom van kennis en ervaring door toenemende vergrijzing, wat de toch al krappe arbeidsmarkt extra onder druk zet. HR-afdelingen moeten daarom niet alleen de leeftijdsopbouw in kaart brengen, maar ook bepalen welke functies sterk afhankelijk zijn van specifieke expertise bij oudere werknemers. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een senior beleidsmedewerker of technisch specialist met unieke kennis en ervaring vertrekt? Door deze risico’s tijdig te signaleren met strategische personeelsplanning, kunnen bedrijven gerichter inspelen op de gevolgen van vergrijzing en de continuïteit waarborgen.

Expertbijdrage van: Myrthe Hanssen, HR Director bij Visma | Raet

De vergrijzing in Nederland wordt een steeds groter maatschappelijk probleem. Zo legt de toenemende groep ouderen een behoorlijke druk op de gezondheidszorg. Ook op de Nederlandse werkvloeren zien we steeds meer ervaren krachten die aan de vooravond van hun pensioen staan. In 2023 behoorde namelijk al 27 procent van alle werkenden tot de leeftijdscategorie 55 tot 75 jaar, en de verwachting is dat deze trend de komende jaren doorzet. Met hun naderende vertrek wacht ons een grote uitstroom van kostbare kennis en vaardigheden, wat de toch al krappe arbeidsmarkt nog verder onder druk zal zetten. 

Voor HR-professionals lijkt deze uitstroomgolf misschien een onvermijdelijke uitdaging, maar er is goed nieuws: het kan ook juist kansen opleveren. Maar hoe verzilver je die dan? Met strategische personeelsplanning. Hiermee kijk je namelijk verder dan de nabije toekomst en werk je doelgericht toe naar een toekomst waarin niet alleen voldoende medewerkers beschikbaar zijn, maar waarin ze ook de juiste vaardigheden hebben. Helaas laten veel HR-afdelingen hier nog kansen liggen. Uit ons onderzoek blijkt namelijk dat slechts 39 procent van de overheidsorganisaties serieus bezig is met strategische personeelsplanning.

In deze blog laat ik zien welke stappen je als HR-professional kunt zetten om strategische personeelsplanning effectief in te zetten en zo de impact van vergrijzing te beperken.  

Analyseer je personeelsbestand
Allereerst is het belangrijk om een helder beeld te krijgen van je huidige personeelsbestand. Breng daarbij niet alleen de leeftijdsopbouw in kaart, maar identificeer ook functies waar specifieke kennis, vaardigheden of ervaring geconcentreerd zijn bij een klein aantal medewerkers. Bijvoorbeeld: wat gebeurt er als een senior beleidsmedewerker vertrekt met jarenlange ervaring in een specifiek beleidsdomein? Of als een technisch specialist met diepgaande kennis van de overheidsinformatiesystemen met pensioen gaat? Dit zijn rollen waarvan de continuïteit in gevaar komt als deze medewerkers uitstromen.

Door dit goed in kaart te brengen, krijg je inzicht in waar de grootste risico’s liggen en welke functies je scherp in de gaten moet houden om te voorkomen dat er een kennisgat ontstaat als iemand met pensioen gaat. Dit inzicht helpt je dan ook om werving of interne vervanging te prioriteren. Met behulp van software wordt dit steeds eenvoudiger. Hiermee kun je namelijk data over leeftijdsopbouw, competenties en functies automatisch analyseren, wat helpt om risico’s sneller én nauwkeuriger te identificeren.

Investeer in doorstroom en kennisoverdracht
Een van de risico's bij vergrijzing is dus kennisverlies. Maar hoe zorg je er dan voor dat waardevolle kennis niet verloren gaat? Stel samen met medewerkers die binnen enkele jaren met pensioen gaan tijdig een plan op om kennisoverdracht binnen de organisatie te borgen.

Dit kan bijvoorbeeld door programma’s op te zetten waarin de ervaren medewerker in verschillende projecten zijn expertise en relaties actief deelt met de nieuwe generatie. Door hier al ruim voor het pensioen op in te zetten, kunnen opvolgers zich beter voorbereiden op hun toekomstige rol. Daarnaast is niet alleen kennisoverdracht belangrijk, maar ook het tijdig intern opleiden van mensen voor een volgende functie die essentieel is voor de continuïteit.

Bepaal toekomstige personeelsbehoeften
Strategische personeelsplanning is niet alleen het antwoord op vergrijzing vandaag de dag, maar het helpt je ook voorbereiden op de toekomst. Kijk dan ook vooruit naar wat je organisatie nodig heeft in de komende jaren en neem daarin de veranderingen in de wereld en de markt mee. Denk daarbij na over welke rollen mogelijk verdwijnen en welke functies er ontstaan door technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. In de overheidssector, bijvoorbeeld, kan de digitalisering van dienstverlening leiden tot een grotere vraag naar data-analisten en cybersecurityspecialisten, terwijl traditionele functies zoals baliemedewerkers mogelijk afnemen door de opkomst van selfserviceportalen.

Door scenario’s te schetsen en toekomstbeelden te bespreken met verschillende afdelingen, zoals finance en het sociaal domein, krijg je inzicht in de vaardigheden en de functies die straks essentieel zijn. Dit stelt je in staat om opleidingsprogramma’s en recruitmentstrategieën te bepalen. Op deze manier kun je zowel reageren op de vergrijzing, als proactief bouwen aan de toekomst.

Maak van vergrijzing een kans
Door te werken aan een strategische personeelsplanning met bovenstaande stappen, maak je van vergrijzing geen onoplosbare uitdaging maar een kans om je organisatie te versterken. Het behoud van kennis, de ontwikkeling van talent en het proactief inspelen op toekomstige veranderingen zorgen ervoor dat je als organisatie veerkrachtig bent. Welke stap zet jouw organisatie vandaag nog?

TOOL: STAPPENPLAN PERSONEELSPLANNING HR TOOLS & EXTRA'S