03 maart 2020 09:50 Personeelsbeleid Arbo Arbo Flexibel personeel

7 focuspunten voor coronacrisis: HR speelt cruciale rol

Omdat het COVID-19 virus onrust blijft zaaien, is er een taak voor HR weggelegd om bedrijven aan het werk te houden. Dat kan bijvoorbeeld met toegesneden personeelszorg, door slim roosteren, een brede inzet van thuiswerk en het stimuleren van flexibiliteit bij managers en medewerkers. Organisaties krijgen het advies om hun noodplannen te richten op 7 focuspunten, waarin HR een cruciale rol moet vervullen.

Bij heel wat internationaal werkende bedrijven komen de noodplannen uit de la, bijvoorbeeld omdat de toelevering van goederen stokt of omdat productielocaties elders in de wereld plat liggen door het coronavirus. Zij moeten naar alternatieve productielijnen zoeken, andere leveranciers vinden, of zaken verleggen naar afzetgebieden die niet getroffen zijn door het virus.

Noodplan coronavirus: 3 scenario’s
Internationaal adviesbureau McKinsey adviseert bedrijven om in hun noodplannen goed na te denken over drie mogelijke scenario’s:

Scenario’s coronavirus voor bedrijven

1. Een snelle oplossing: in dit (minst waarschijnlijke) scenario duurt de coronacrisis nog tot de zomer. In China dalen de besmettingen namelijk al en de verdere verspreiding komt dan in april onder controle in Europa. Vanaf de zomer draait de economie dan weer als normaal.

2. Wereldwijde vertraging: hierbij duurt de impact door tot in het derde kwartaal. Hierdoor reizen minder mensen in de zomer en verdampt het consumentenvertrouwen. Midden derde kwartaal zou het weer mogelijk moeten zijn om wereldwijd te reizen en handelen zonder restricties.

3. Pandemie en recessie: in dit pessimistische scenario vertraagt de economie bijna het gehele jaar. Het virus verspreidt zich in 2020 over de hele wereld en zorgt voor harde maatregelen die de wereldhandel verlammen. Pas eind 2020 zou het weer mogelijk zijn om wereldwijd te reizen.

Sectoren als luchtvaart en toerisme moeten rekening houden met daadwerkelijk uitval van vraag (mensen boeken geen reizen, geen hotels, eten niet in restaurants). Andere sectoren krijgen eerder te maken krijgen met uitgestelde vraag (consumenten worden angstig en stellen aankopen uit tot het weer ‘rustiger’ wordt en zij weer aankopen doen).

Zeven focuspunten waar bedrijven zich op moeten richten
McKinsey ziet in deze coronacrisis 7 focuspunten waar organisaties zich op moeten richten. Bij veel van deze punten speelt HR een cruciale rol:

7 focuspunten voor de coronacrisis

1. Bescherming van het personeel: ‘business as usual’ is geen optie voor bedrijven als medewerkers zich zorgen maken over hun gezondheid. De juiste personeelszorg staat nu op de eerste plaats en directie, managers en professionals moeten hierover op een duidelijke manier communiceren met hun personeel.

2. Zet een multidisciplinair coronateam op: maak een directielid verantwoordelijk voor de aanpak van de coronacrisis met aandacht voor:

a) de gezondheid en het welzijn van medewerkers zodat zij hun taken kunnen blijven vervullen.
b) breng de financiële positie van de organisatie in kaart: voer een stresstests uit en zorg voor de ontwikkeling van een rampenplan.
c) zorg voor spreiding van toeleveranciers en afzetmarkten: breng in kaart hoe veerkracht ook op lange termijn kan worden verbeterd.
d) aanpassing van marketing- en verkoop: stel bij aan de hand van veranderde vraag;
e) coördinatie en communicatie: zorg voor heldere boodschappen aan alle relevante actoren en luister ook naar wat zij kunnen vertellen.

3. Zorg voor voldoende geld: om de storm te doorstaan moet de organisatie voldoende financiële middelen vrijmaken in elk scenario. Bezuinig waar dat nodig is.

4. Maak de supply chain stabieler: ook los van de coronacrisis is het verstandig om niet afhankelijk te zijn van toeleveranciers in één land of regio. Nu is het zeker de tijd om rond te kijken naar alternatieve toeleveranciers, zodat het bedrijf kan blijven draaien.

5. Zorg dat de klant blijft bestellen: het is belangrijk om dicht bij de klant te blijven. Online dienstverlening is daarvoor essentieel. De vraag verschuift tijdens de coronacrisis sterker naar online diensten. Volgens McKinsey is het overigens aannemelijk dat deze verschuiving na de crisis in stand blijft en klanten dus daarna niet ineens weer offline zullen gaan.

6. Oefenen: doordenk de plannen in de verschillende scenario’s goed. Waar mogelijk ook oefenen met simulatie. Anders brede feedback vragen van medewerkers in het veld, die immers beter weten hoe plannen in de praktijk kunnen uitwerken.

7. Draag bij aan de oplossing: neem de juiste maatregelen en draag dat ook uit. Bedrijven die verantwoordelijkheid nemen voor de bestrijding van de crisis mogen rekenen op een groter draagvlak bij het personeel, klanten en de omgeving waarin zij opereren.

Medewerkers ondersteunen met personeelszorg
De berichten over het coronavirus kunnen voor onrust zorgen onder het personeel. Management en HR moeten laten zien dat het welzijn en de gezondheid van het personeel voorop staan. Als deze fundamentele personeelszorg goed op orde is, kan de organisatie verder bouwen aan andere initiatieven om de coronacrisis te bezweren.

Geef duidelijke richtlijnen over beschermingsmaatregelen, zorg voor contactpersonen waarbij medewerkers terecht kunnen met vragen, stel ruim voldoende beschermingsmiddelen beschikbaar. Geef mensen zo veel mogelijk de vrijheid om hun werk(plek) zelf vorm te geven, op een manier waardoor zijn prettig kunnen (door)werken.

Van nood een deugd maken
HR heeft een belangrijke rol in het waarborgen van de veiligheid en welzijn van de werknemers. Verder kan HR flexibiliteit faciliteren: alternatieve werklocaties, thuiswerken en flexibele werktijden. Het is belangrijk om de resultaten van deze maatregelen te monitoren, inclusief de kosten en baten. Want daarmee is feitelijk te onderbouwen of de juiste koers is ingeslagen.

De crisis kan daarmee een kans bieden om te experimenteren met (samen)werken op afstand, flexibele teams en zelfwerkzaamheid van medewerkers. De ervaring die hiermee wordt opgedaan, kan zo op de middellange termijn zorgen voor een verdere vertaling naar het algemene HR-beleid.

Targets even on hold zetten
Het verschilt natuurlijk per bedrijf, maar wanneer medewerkers worden gedongen om bepaalde mijlpalen te halen, terwijl zij vooral bezorgd zijn om hun gezondheid, is het wellicht beter om de bedrijfsprestaties even op het tweede plan te zetten.

Het is nu belangrijker dat medewerkers inzetbaar blijven, dan dat zij moeten blijven voldoen aan allerlei omzet, productie- en winstdoelstellingen. Liever medewerkers die vanuit hun huis werken, dan dat zij uitvallen door dwang om opgelegde doelen te behalen.