Peter Oomen over de mogelijkheid om de organisatiecultuur met Email te veranderen.

Peter Oomen schrijft periodiek in deze column over organisaties en HRM in de vorm van een persoonlijk verhaal. Hij doet dit geïnspireerd door zijn clienten. De persoonlijke verhalen zijn fictief en niet herleidbaar tot personen.

Peter Oomen is psycholoog en organisatie-adviseur.

Nora rende haar kamer binnen om even urgente Emails af te werken. Ze had net een tweedaags HRM-seminar over cultuurverandering en communicatie achter de rug. Er was een leuke workshops over vorm, inhoud en het betrekkingsniveau van Email-communicatie en hun effecten op de samenwerking. Maar op haar vraag: “Hoe verander je hiermee een organisatiecultuur?” kreeg ze een zeer vaag antwoord.
“Eens even m’n mailbox bekijken”
- Klik -

Postvak IN:
“Kun jij overmorgen een arbeidsvoorwaardengesprek voeren? Reken op je!” Was het verzoek in de 1ste.
“Heb jij nog een kopie van die competentieprofielen? Zet maar op de Mail”, zo luidde de 2de .
“Ik heb tegen Pieter van Gerven gezegd dat je hem vanmiddag nog terug belt” las ze in de 3de.
“Kun jij nog even in een paar regels je reactie op het standpunt van de OR verwoorden. Ik spreek ze morgen” had haar baas in de 4de gemailed. En in een volgende: “Vergeet die samenvatting over dat cultuurcongres niet onder je collega’s te verspreiden!

Ze zakte achterover in haar stoel en liet deze berichten even op haar inwerken. “Hallelujah, wat voor een betrekkingsniveaus zijn dit??” zuchtte ze. Ze moest nu naar een bespreking en bedacht zich: “Urgent of niet ik ga pas vanmiddag antwoorden. Zij hebben er niet van uit kunnen gaan dat ik op weg naar die bespreking mijn Inbox nog zou checken. Dus een late reactie hebben ze ingecalculeerd”

Postvak uit
Die middag beantwoordde ze de 1ste Email als volgt:
“Een goed arbeidsvoorwaardengesprek is in het belang van ons allen. Een reden te meer om mijn aanwezigheid via direct telefonisch contact en niet met een Email zeker te stellen. Ik zal er zijn en je niet teleurstellen, maar daar had je niet op kunnen rekenen”
Op de 2de luidde het antwoord:“Je familiaire toon geeft aan dat ik je vertrouwd ben, dat stemt me gelukkig. Ook overviel me de onbedoeld gebiedende toon en het tekort aan vriendelijkheid en plezier in de toon. Ik hoop dat de digitaal aangehechte profielen je helpen bij de klus en bel gerust voor een collegiaal consultje”
.
Tevreden leunde ze achterover. Als ik nu eens iedere mail op deze speelsbeleefde vorm met gevoel voor het betrekkingsniveau beantwoord verander ik misschien de cultuur wel. Hoeveel gedonder hebben we in deze organisatie al niet gehad over verkeerd opgevatte Emails.
Ze klikte op de 3de en vervolgens op beantwoorden:
“Ik heb Pieter zojuist gebeld. Hij was er niet. Kun je me even toelichten waarover hij belde en wat de noodzaak was om vandaag al terug te bellen. Pieter is goddelijk ik weet het, maar ook goden hebben tegenwoordig een agenda.

En nu de reactie op haar baas even goed raak: formuleren, 4de Email; beantwoorden: Ik ben gevleid door je vertrouwen in mijn oordeel, maar evenzeer van opvatting dat we zo’n gevoelige zaak beter even kunnen bespreken. “Een paar regels staan snel op het scherm of op papier, ze zijn ook snel onjuist geïnterpreteerd en overgedragen. Ik kan tussen 4 en 5! Wanneer schikt jou?
En op zijn 2de: Vanwaar je twijfels over mijn geheugen of anders het vermoeden van een wens kennis bij me te houden? Wijd daar eens over uit in onze eerstkomende ontmoeting.
Overigens ging het congres o.a. over het betrekkingsniveau in de Email communicatie. Ik zou graag onze Emailgebruiken eens bespreken in een eerstvolgend teamoverleg.
Op die wijze verwacht ik dat de congres-informatie maximaal wordt benut voor ons team en hopelijk ontstaat er een kettingreactie in de hele organisatie.

Voor meer informatie over Peter Oomen, kunt u op de link onder dit artikel klikken.