Medewerkers die zich onverwachts ziek melden, zorgen voor problemen in de productie en planning van het werk. Werkgevers moeten de werknemer doorbetalen en voor vervanging zorgen. Dat kost veel geld, maar zorgt ook voor extra werkdruk bij collega’s die wel op het werk verschijnen. Met de juiste aanpak, kan HR onnodig verzuim tegengaan.

Met een geïntegreerde verzuimaanpak, kan HR de algehele productiviteit van de organisatie verbeteren en tegelijkertijd de kosten verlagen. Bovendien draagt het bij aan meer vertrouwen op de werkvloer en een betere werksfeer.
Consultancybedrijf MMHR onderzoekt bij bedrijven de oorzaak van onverwacht ‘grijs’ verzuim en geeft een oplossingsrichting voor HR-professionals.

Onverwacht verzuim verstoort de productie
Werkgevers weten best dat personeel niet altijd beschikbaar is. Medewerkers gaan op vakantie, volgens een cursus of moeten soms afmelden vanwege dringende zorgtaken. Ook kunnen mensen vervelende kwalen hebben, waarbij de werkgever rekening moet houden met inzetbaarheid die niet altijd 100 procent is. Deze in te plannen afwezigheid, kunnen werkgevers over het algemeen goed opvangen.

Dat is anders met onverwacht ziekteverzuim, omdat dit de productie plotseling in de war kan schoppen. Want hoe hoger het onverwachte verzuim in de organisatie, hoe lager de productie.

Grijs verzuim zonder medische noodzaak
Uit onderzoek blijkt dat ongeveer de helft van het ongeplande verzuim geen puur medische oorzaak heeft. Dergelijk ‘grijs’ verzuim heeft vaak een oorzaak van factoren die bij elkaar opgeteld tot verzuim leiden. Bijvoorbeeld de noodzaak om een familielid bij te staan, in een langzaam opgebouwde, lastige situatie die plotseling acuut wordt.

Maar soms is de oorzaak van verzuim ook heel plat en verzuimen medewerkers bijvoorbeeld om een belangrijke sportwedstrijd mee te maken.

Werken aan cultuur, waardering en ontwikkeling
Een regeling voor zorgverlof, betaald en onbetaald, helpt al aanzienlijk bij het terugdringen van onverwacht verzuim. Maar werkgevers moeten ook investeren in werksfeer en familiegevoel: successen vieren, waardering geven aan personeel, zorgen voor ontwikkelingsmogelijkheden.

Want een gevoel van gezamenlijke trots en verantwoordelijkheid voor de productie en de organisatie, kunnen grijs verzuim helpen terug te dringen.

Werknemers claimen soms 'recht op verzuim'
Maar er is meer beleid nodig. Daarvoor moet eerst worden onderzocht wat de huidige cultuur is rondom verzuim op de werkvloer. Daar leeft soms het idee dat werknemers gewoon ‘recht hebben op af en toe verzuim’. Het komt wel voor dat daar onderling informele afspraken over worden gemaakt, zodat iedereen een beetje extra kan verzuimen, terwijl de planning van de productie toch niet in gevaar komt.

Met een nadere analyse van verzuimdata, komen soms opmerkelijke patronen aan het licht die bijvoorbeeld samenvallen met belangrijke sportwedstrijden, festivals of rondom vrije feestdagen. Dat zijn belangrijke aanwijzingen, dat een ongewenste verzuimcultuur is ingeslepen.

Prikkels helpen niet, gezamelijke verantwoordelijkheid wél
Wat niet helpt, zijn individuele financiële prikkels, zoals het uitbetalen van ‘niet opgenomen ziektedagen’ (want daarmee is ziekteverzuim kennelijk toch een norm) of een beloning voor ‘niet afwezig zijn’. Dit laatste kan stress in de hand werken of aanwezigheid bevorderen waar nauwelijks productie tegenover staat.

Wat wel helpt is om teams verantwoordelijk te maken voor productie en resultaten. Wanneer deze verbeteren, kan een (team-)beloning een mooie prikkel zijn voor meer aanwezigheid. Maar ook managers moeten vaker worden afgerekend op het verzuim binnen hun afdelingen. Zij moeten de juiste managementstijl hanteren, met medewerkers in gesprek gaan (ook over hun verzuim) en de juiste werksfeer bevorderen. De organisatie moet zorgen voor duidelijk beleid, heldere procedures en de juiste doelstellingen voor managers, teams en medewerkers.

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Doorsturen: