CFO ziet weinig in strategische rol van HR-directie.

Wanneer de organisatie besluit om HR-taken buiten de deur uit te laten voeren, leidt dat vaak tot een flink robbertje vechten met de financieel directeur (de CFO). Waar de HR-manager outsourcing ziet als een kans om meer aandacht te besteden aan strategische advisering, denkt de CFO voornamelijk aan de opbrengsten van het uitbesteden van HR-taken. Ook denkt de financieel directeur dat de HR-afdeling te weinig in huis heeft om de kwaliteit te verbeteren.

Dat blijkt uit het onderzoek 'Optimalisering van HR dienstverlening met behulp van BPO' dat onderzoeksbureau IDC uitvoerde in opdracht van HR-dienstverlener Raet onder tweehonderd HR-managers en CFO's.

Bijna een kwart van de organisaties doet al op enige manier aan outsourcing, terwijl de helft van die groep op zoek gaat naar verdere mogelijkheden van uitbesteding van taken. Nog eens 19% van de organisaties oriënteert zich daar nu voor de eerste keer op.

Beperkt vertrouwen in HR-manager
Uit het onderzoek komt naar voren dat de CFO en HR manager een cruciale rol spelen bij het besluit tot het uitbesteden van HR-taken. Over de voordelen van outsourcing zijn de CFO en de HR-manager het wel eens. Maar daar houdt het dan zo ongeveer wel mee op.

Zo ziet de HR-manager outsourcing vaak als een kans om meer tijd te besteden aan strategische kerntaken van de HR-afdeling. De CFO ziet weinig meerwaarde in het vrijmaken van tijd en ruimte voor de kerntaken van HR.

De financiële man of vrouw hecht wel veel waarde aan ruimte voor innovatie en kwaliteitsverbetering. Maar hij (of zij) heeft er maar weinig vertrouwen in dat het zittende HR-management die kwalitatieve verbeteringen kan realiseren. De CFO vertrouwt veeleer op de kennis van externe deskundigen.

Samenwerking tussen CFO en HR cruciaal
De HR-manager moet de leidende rol hebben bij outsourcing van HR-activiteiten, vindt ook de CFO. De totale directie moet, samen met de HR-manager, zorgen voor consensus en draagvlak binnen de organisatie.

Voorafgaand aan het uitbesteden van HR-taken moet daarom veel aandacht worden besteed aan het ontwikkelen van een gezamenlijke visie op HRM en de rol van outsourcing daarin. Daarvoor moeten ook de visies van de CFO en de HR-manager op één lijn worden gebracht.

De onderzoekers waarschuwen dat outsourcing alleen succesvol kan zijn wanneer het als een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt beschouwd. Waneer dat niet gebeurt, is het niet veel meer dan een operatie om kosten te besparen. In dat geval profiteert de organisatie niet van mogelijke innovaties en raken de afnemers na verloop van tijd ontevreden.

Gefaseerd beginnen
HR-managers weten in hun achterhoofd best dat het aansturen van een derde partij die taken overneemt, niet vanzelf gaat. Organisaties vrezen daarbij vaak voor het verlies van kennis en ervaring. Daarom moet er een vertrouwensbasis zijn tussen de outsourcer en de inlenende organisatie. Wel moeten zij afspraken duidelijk vastleggen, ook over de relatie en eventuele conflicten.

Veel organisaties beginnen klein met outsourcing, door eerst enkele specifieke taken uit te besteden. Vaak gaat het dan om de relatief zelfstandig werkende salarisadministratie. Dat is een verstandige strategie, volgens de onderzoekers. Outsourcing van een afgerond takenpakket kan een goede leerschool zijn, voordat het op grotere schaal wordt toegepast.

Harde afspraken
HR-dienstverlener Raet merkt dat veel organisaties bij outsourcing harde afspraken willen maken over de controle van de uitbestede processen. Maar nadat de taken zijn uitbesteed, blijkt in de praktijk dat de aandacht voor de aansturende en controlerende rol juist verslapt.

Jammer, vindt Raet, want outsourcing biedt volop de mogelijkheid om méér controle mogelijk te maken. Dat kan doordat resultaten en doelen helder én meetbaar zijn gemaakt en er geregeld over wordt gerapporteerd.