HR-systemen bieden steeds meer service aan zowel de werkgever als de werknemer. Je kunt allerlei praktische personeelszaken eenvoudig regelen, vaak zelfs met een app op je telefoon. En vaak is ook een berichtenbox aanwezig. Maar wat als een aanzegbrief voor een tijdelijk contract alleen in de digitale postbus van het HR-systeem staat, maar de werknemer dit niet weet? Dan is het risico voor de werkgever, zo oordeelde de kantonrechter, die de wettelijke aanzegvergoeding aan de werknemer toekende. Dit kan flinke financiële gevolgen hebben voor werkgevers.

Een werkgever moet een werknemer met een tijdelijk contract uiterlijk een maand voor afloop schriftelijk informeren over verlenging. Gebeurt dat niet, of niet op tijd, dan heeft de werknemer recht op een vergoeding van één maandsalaris. Dat recht is er dus ook als de werkgever de aanzegbrief wél op tijd verstuurt, maar er niet op let of de werknemer die brief goed heeft ontvangen én gelezen. Bijvoorbeeld omdat de werknemer niet weet dat de werkgever met hem communiceert via de elektronische postbus van het HR-systeem, zoals (in dit geval) AFAS Insite.

Bewijs van ontvangst was niet aanwezig
Zo’n berichtenbox van het HR-systeem is handig voor HR, maar als je daar belangrijke documenten in plaatst voor de medewerker, moet je er dus wel zeker van zijn dat die post ook aankomt én wordt gelezen. Tijdens de behandeling van de rechtszaak, bleek namelijk dat de werkgever niet kon aantonen dat de werknemer (een senior juridisch adviseur) de aanzegbrief daadwerkelijk had ontvangen of geopend. Er was ook geen mailtje gestuurd, dat er belangrijke post op hem wachtte in het HR-systeem.

Dus hoewel de aanzegbrief op tijd in de berichtenbox was gezet, en de inhoud van de brief aan alle normen voldeed, wist de werknemer van niets. En daardoor had de werknemer recht op betaling van de aanzegvergoeding, blijkt uit de uitspraak van de kantonrechter.

HR had juiste procedure gevolgd
De senior juridisch adviseur was tussen 1 september 2023 en 1 september 2024 werkzaam op basis van een jaarcontract. Omdat de werkgever het contract daarna niet wilde voortzetten, stuurde de afdeling HR ruim op tijd, op 29 juli 2024, een aanzeggingsbrief met die mededeling via AFAS Insite, het HR-softwaresysteem waarin personeelszaken worden beheerd.

AANZEGGEN TIJDELIJK CONTRACT: Doe het goed met deze voorbeeldbrief

Maar de werknemer ontdekte naar eigen zeggen pas op 1 september 2024 – de dag dat zijn contract afliep – dat hij geen verlenging kreeg. Hij was niet op de hoogte van het bestaan van de aanzeggingsbrief en vroeg daarom om betaling van de wettelijke aanzegvergoeding van één maand salaris (€ 8.116 bruto). De werkgever weigerde de vergoeding te betalen, omdat de brief wél op tijd was verstuurd.

Rechter: werkgever draagt het risico
De rechtbank oordeelde dat het risico bij de werkgever ligt als een aanzeggingsbrief de werknemer niet daadwerkelijk bereikt. Hoewel een elektronische mededeling onder de wet wel als een schriftelijke aanzegging kan gelden, moet de werknemer hiervan redelijkerwijs kennis kunnen nemen.

De werkgever stelde dat de werknemer had moeten weten dat belangrijke communicatie via de berichtenbox verliep. Maar de rechter ging hier niet in mee:

• In de arbeidsovereenkomst werd nergens expliciet vermeld dat aanzeggingen en andere belangrijke communicatie via AFAS Insite zouden plaatsvinden.
• De werkgever kon ook niet aantonen dat de werknemer regelmatig via dit systeem berichten ontving.
• Er werd geen notificatie verstuurd om de werknemer te laten weten dat er een bericht klaarstond, bijvoorbeeld met een mailbericht.

Omdat de werkgever geen bewijs kon leveren dat de werknemer wist of had moeten weten dat de brief daar stond, concludeerde de rechtbank dat de aanzegging niet rechtsgeldig was. Daarom werd de werkgever veroordeeld tot betaling van de aanzegvergoeding. Een dure les voor deze werkgever – en een belangrijke waarschuwing voor anderen.

Communicatie via berichtenbox: leerpunten voor werkgevers

Deze uitspraak benadrukt het belang van rechtsgeldige communicatie en een duidelijke en aantoonbare aanzegging bij tijdelijke contracten. Let dus op de volgende punten:

Stuur aanzeggingen en andere officiële communicatie met medewerkers per e-mail met ontvangstbevestiging of per 'ouderwetse' aangetekende post.

Als alternatief, kun je belangrijke brieven persoonlijk uitreiken, waarbij je het besluit ook meteen kunt toelichten. Dat getuigt ook direct van open communicatie en goed werkgeverschap. Laat de medewerker vervolgens wel tekenen voor ontvangst.

Vermeldt in de arbeidsovereenkomst of het Personeelshandboek hoe formele communicatie plaatsvindt.

Check bij elektronische verzending of de werknemer het bericht daadwerkelijk heeft gezien en stuur bij twijfel een extra herinnering.

Bekijk de instellingen in het HR-systeem nog eens goed en stel in dat er ook een mail wordt verzonden als er een bericht voor de medewerker in de elektronische postbus zit.

Ga ook na of het HR-systeem inzicht geeft of berichten daadwerkelijk zijn gelezen, stel een automatische herinnering in voor het geval dat niet gebeurt.

Als je besluit de berichtenbox van het HR-systeem toch te gebruiken voor belangrijke post, zoals een aanzeggingsbrief, is het verstandig om dat middel geregeld te gebruiken voor alle HR-communicatie, zodat medewerkers weten (en eraan wennen) dat dit de aangewezen manier is waarop zij berichten ontvangen van de werkgever.

AANZEGGEN TIJDELIJK CONTRACT: Doe het goed met deze voorbeeldbrief