Ze zijn overal om ons heen en het worden er ook steeds meer. Ze zitten verborgen in deurbellen, auto’s en huishoudelijke apparaten. En camera’s verschijnen ook steeds vaker ook op de werkvloer. Wie in een winkel werkt, bij een bank, of in de horeca weet al dat je als werknemer overal in de gaten kan worden gehouden. Maar er hangen soms ook camera’s op plekken die minder bekend zijn. Meestal uit veiligheidsoverwegingen, maar ook wel om diefstal op te sporen of om te bekijken of werkprocessen goed verlopen. Werkgevers mogen dat doen, maar er zijn wel strenge regels voor het toezicht dat je met camera’s mag houden op het werk.

Door: Hans de Zwager, MSc, BEd – Redactie Personeelsnet

Cameratoezicht op de werkvloer kan noodzakelijk zijn voor de beveiliging van werknemers en bedrijfseigendommen. Maar er zijn belangrijke voorwaarden aan verbonden die u moet kennen, voordat u overgaat tot cameratoezicht. Want klanten en bezoekers hebben ook recht op privacy, net als uw werknemers. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het hoe en wat van cameratoezicht geregeld.
De Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht en neemt klachten over privacyschendingen in behandeling.

Probleem: het kost bijna niets meer
Een tijdje geleden had je als ondernemer nog een fors budget nodig voor cameratoezicht. Een specialistisch bedrijf moest kabels trekken naar een aparte ruimte met videorecorders en monitoren. Het verdient nog steeds de aanbeveling om een specialist in te schakelen, omdat die deskundig is op het gebied van privacy en databeveiliging. Maar wie even op internet zoekt, kan vaak al onder de 100 euro vier Chinese camera’s vinden. Een handig neefje of nichtje verbindt die binnen korte tijd via WIFI met een app op uw telefoon. Door die lage kosten, is cameratoezicht nu voor iedereen bereikbaar, ook kleine ondernemers die eenvoudig hun winkel, kantoor of werkplaats willen beveiligen.

Maar de beveiliging van dergelijke camera’s voldoet vaak niet; er zijn bijvoorbeeld websites waar je zomaar live beelden kunt vinden van slecht beveiligde camera’s, ook in Nederland. Het is duidelijk dat dergelijke camerasystemen niet voldoen aan de eisen van de privacywetgeving. U moet er dan ook serieus rekening mee houden, dat privacygevoelige persoonsgegevens van uw klanten en personeel daarmee in verkeerde handen komen. Dan bereikt u bovendien het tegenovergestelde effect van wat u wilde: duidelijke beelden over de beveiliging van uw bedrijf komen in verkeerde handen en maken het eenvoudig om daar foute dingen mee te doen.

Werknemers voelen zich belemmerd door cameratoezicht
Bedenk ook wat cameratoezicht doet met de werksfeer. Werknemers die zich voortdurend bekeken voelen, zullen minder vrij functioneren en zich voortdurend bespied voelen. Dat is voor een deel natuurlijk ook de bedoeling als u camera’s ophangt, maar soms worden wel (ethische) grenzen overschreden.

In de praktijk komt het namelijk wel voor dat de baas het personeel op afstand in de gaten houdt. Dat kan ook heel laagdrempelig, bijvoorbeeld via een app op je telefoon. Medewerkers krijgen dan bijvoorbeeld te maken met een afwezige baas die via appverkeer allerlei op- of aanmerkingen maakt over zaken die hij op afstand ziet door het cameratoezicht. U moet zich afvragen of dat past in verhoudingen waarbij managers en medewerkers op basis van wederzijds vertrouwen optimaal proberen te functioneren. Soms hangen camera’s ook op de gekste plekken. Vakbond CNV krijgt hier veel klachten over en heeft zelfs een meldpunt opgericht waar werknemers misstanden met (verborgen) camera’s kunnen melden.

Cameratoezicht en privacy van werknemers
Voordat u camera’s installeert, moet u een weging maken tussen de privacybelangen van uw werknemers tegenover uw bedrijfsbelangen. Dit betekent dat er een duidelijke en noodzakelijke grondslag moet zijn voor het inzetten van cameratoezicht. Meestal is dat een gerechtvaardigd belang. Net zoals alle middelen die inbreuk maken op de privacy, moet u eerst overwegen of u het doel niet kunt bereiken met andere middelen, die minder invasief zijn (bijvoorbeeld spiegels ophangen, betere zichtlijnen creëren, verlichting ophangen, andere organisatie van werk en verantwoording afleggen, etcetera). Als u toch besluit tot cameratoezicht, moet u werknemers daar duidelijk over informeren. Dat kan in algemene zin, maar bijvoorbeeld ook door bordjes op te hangen die aangeven dat er camera’s aanwezig zijn.

PRIVACYREGLEMENT PERSONEEL: Doe het zelf met dit voorbeeld

Verder moet u zorgen dat op papier alles goed geregeld is, met een verwerkersovereenkomst, een register en een privacyverklaring. En uiteraard moet de beveiliging perfect op orde zijn, zodat de camerabeelden die u verwerkt niet kunnen lekken. Zo’n lek moet u verplicht melden en kan boetes opleveren als blijkt dat u het beleid en beveiliging niet op orde had.

Als u camera’s installeert, moet dat zodanig gebeuren, dat u de privacy van werknemers zo min mogelijk schendt. U mag bijvoorbeeld geen camera ophangen in het toilet, de kleedkamer of kolfruimte, omdat dit een té grote inbreuk op de privacy is. Let er ook op, dat u geen camera’s mag ophangen die geluid registreren, want u mag uw werknemers niet afluisteren. U moet camerabeelden op tijd wissen en mag ze niet voor langere tijd bewaren. De bewaartermijn is in het algemeen maximaal 4 weken. Als u op grote schaal cameratoezicht invoert, moet eerst een Data Protection Impact Assessment (DPIA) worden uitgevoerd.

Vraag toestemming aan de OR
Voordat u camera’s plaatst, moet u vooraf toestemming vragen aan de ondernemingsraad. De basis hiervoor staat in Artikel 27 Wet op de ondernemingsraden , lid 1 sub l (een regeling voor voorzieningen die gericht of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van personeel.) Verder is ook WOR-artikel 27 lid1, sub k van toepassing (een regeling voor het verwerken van persoonsgegevens van werknemers). Ook kan het zijn, dat u het cameratoezicht moet melden bij de Autoriteit persoonsgegevens.

In Artikel 27 WOR, lid g, staat verder nog dat de OR  toestemming moet geven voor een regeling op het gebied van personeelsbeoordeling. In dit verband is het nuttig om te onthouden, dat de werkgever camerabeelden die gemaakt worden voor de beveiliging, nooit mag gebruiken voor het volgen en beoordelen van personeel. U mag dus wel een camera richten op de kassa om diefstal tegen te gaan, maar de gefilmde beelden mag u niet gebruiken voor een beoordeling over het functioneren van de kassamedewerker. Want camerabeelden mag u alleen gebruiken voor de grondslag waarvoor u ze heeft opgenomen.

Als de camerabeelden bovendien worden verbonden met volgsoftware, moet u er dus ook voor waken dat dit niet zomaar mag. Bovendien zijn er alternatieven om de prestaties van medewerkers te monitoren. 

Verborgen camera’s alleen als uiterste redmiddel inzetten
In het uiterste geval mag u ook gebruik maken van verborgen camera’s, bijvoorbeeld bij ernstige situaties zoals diefstal, ernstige integriteitsschendingen of fraude. Voordat u dit doet, moet u kunnen aantonen dat alle andere mogelijkheden zijn geprobeerd. Hier hoeft u medewerkers uiteraard niet vooraf te informeren dat er camera’s hangen, maar u moet dat wél achteraf doen, zodra de noodzaak is verdwenen. U moet dan ook de verborgen camera’s weghalen; permanent toezicht met verborgen camera’s mag niet. Ook de camerabeelden moet u vernietigen, nadat de aanleiding is verdwenen.

U mag overigens nooit stiekem filmen voor training van het personeel, zoals ‘mystery shopping’ met een verborgen camera. Dat is een veel te zwaar middel, waarvoor geen grondslag bestaat. Kijk dus uit met trainingsbureaus die op deze manier diensten aanbieden, want dit is niet toegestaan. Dezelfde terughoudendheid is overigens ook op zijn plaats bij een bedrijfsrecherchebureau dat te snel aanbiedt om in het geheim te filmen bij diefstal en andere criminaliteit. Een betrouwbaar bureau zal eerst adviseren om op een minder invasieve manier bewijs te verzamelen.

Verwerken van biometrische gegevens
Sommige camerasystemen zijn in staat om te werken met gezichtsherkenning. Daarmee kunt u bijvoorbeeld bepaalde medewerkers toegang geven tot beveiligde zones en anderen niet. Het camerasysteem verwerkt op deze manier biometrische gegevens van uw personeel en dat is aan zeer strikte regels gebonden. De hiervoor grondslag extra zwaar en het verwerken van biometrische persoonsgegevens mag het alleen als het niet op een andere manier kan.

VERWERKERSOVEREENKOMST: Leg afspraken vast met dit model

De Autoriteit Persoonsgegevens staat op het standpunt dat de verwerking van deze gegevens van klanten en personeel alleen in zeer uitzonderlijke gevallen is toegestaan. In een informatiebrief aan de supermarktbranche  waarschuwt de |AP voor het verwerken van biometrische gegevens van klanten en personeel.  Er bestaat immers het gevaar dat deze gevoelige en zeer persoonlijke gegevens in verkeerde handen komen. Daar weegt het belang van een supermarkthouder niet tegenop. ‘Normaal’ cameratoezicht is wel mogelijk, als aan de voorwaarden van de wet is voldaan. In de brief noemt de AP een voorbeeld dat wel voldoet als gerechtvaardigd doel: de toegangsverlening in kerncentrales met gezichtsherkenning.

PRIVACY OP HET WERK: Regel het goed met deze HR-Tools

Samengevat: Regels cameratoezicht voor werkgevers
Wilt u als organisatie cameratoezicht inzetten om eigendommen, personeel of gebouwen te beveiligen? Dan stelt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) daar eisen aan. Hieronder vindt u een overzicht van de regels.

PRIVACY-TOOLS VOOR HR: Zorg dat u voldoet aan de wet!

Doorsturen: