Werkgevers met meer dan 100 personeelsleden, moeten vanaf 2024 verplicht gegevens bijhouden van alle kilometers die hun werknemers zakelijk reizen. Deze gegevens moet u vanaf het jaar erna (in 2025) digitaal bij het rijk indienen en worden dan omgerekend naar CO2-uitstoot. Doel van dit alles is, dat werkgevers ‘bewuste keuzes maken over verduurzaming van hun mobiliteit’. Zo moet de milieuvervuiling door zakelijk verkeer omlaag gaan. Hier ziet u welke gegevens u als werkgever moet bijhouden en welke werkenden straks wel en niet meetellen als werknemer voor de in te dienen rapportage.

Onlangs is een handreiking gepubliceerd (PDF) over de gegevens die u bij moet houden en indienen bij het digitale platform van de Rijksdienst voor Ondernemend nederland (RVO). De dienst belooft dat het indienen van het elektronische formulier hooguit één uur kost, mits u alle benodigde gegevens bij de hand heeft.

De verplichting staat in het Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Voor de totstandkoming van het ontwerpbesluit is overlegd met werkgeversorganisaties, belangenverenigingen en overheidsorganisaties.

Besluit gaat 2024 in, rapporteren vanaf 2025
Het ontwerpbesluit ligt nog ter goedkeuring bij de Tweede Kamer. Het is een uitwerking van het akkoord dat overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties sloten om CO2-emissies te verminderen. Eén van de afgesproken maatregelen is een wettelijke norm voor werkgevers met 100 of meer werknemers. Hiermee moet de CO2-emissie door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 met minimaal 1 megaton worden teruggedrongen.

Het ontwerpbesluit treedt naar verwachting op 1 januari 2024 in werking, zodat werkgevers met 100 of meer werknemers vanaf dat moment de zakelijke kilometers moeten bijhouden volgens de systematiek van het besluit.  De verzamelde gegevens moeten voor 30 juni van het opvolgende jaar worden aangeleverd op een digitaal formulier, inclusief het totaal aantal gereisde kilometers per vervoermiddel en brandstof. Dat zal dus voor het eerst in 2025 moeten gebeuren.

Eind 2023 heeft de Raad van State het advies gegeven om het Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit op enkele punten te verduidelijken. Hierdoor is het goed mogelijk dat de rapportageplicht pas vanaf 1 juli 2024 ingaat.

Geen grenswaarden per bedrijf

Het oorspronkelijke idee was om direct een emissiegrenswaarde per werkgever in te voeren, maar werkgeversorganisaties hebben er succesvol voor gelobbyd om een collectief plafond vast te leggen om het doel gezamenlijk te bereiken.

In 2026 wordt de CO2-reductie geëvalueerd. Als organisaties dan niet op koers liggen, kan vanaf 2027 wel een (algemene) wettelijke norm worden ingesteld.

Rapportageplicht: CO2 niet zelf berekenen
Ieder jaar moet de werkgever het totaal aantal gereisde kilometers van werknemers rapporteren per soort vervoermiddel en type brandstof. Ook geeft u op of het om woonwerk- of zakelijke mobiliteit gaat. Na het doorgeven van deze gegevens, wordt de CO2 -uitstoot van de woon-werk- en zakelijke mobiliteit van uw organisatie berekend. Dit hoeft u dus niet zelf te doen! De werkgever krijgt na het indienen een rapportage van alle ingevoerde gegevens en de berekende CO2 -uitstoot.

Het digitale formulier voor het invullen van de gegevens vindt u op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). RVO belooft dat de in te vullen gegevens zoveel mogelijk aansluiten op de administratie die u al bijhoudt. Voor het invullen van het formulier is een Handreiking Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit (PDF) online gezet. De ingevoerde gegevens worden vanaf 2025 naar de (regionale) omgevingsdienst van uw hoofdvestiging gestuurd, die deze steeds zal controleren. Hoewel RVO belooft dat het niet zo moeilijk is, heeft de dienst toch maar een uitvoerige handleiding gemaakt (PDF) voor het indienen van de elektronische gegevens.

Wanneer rapporteren voor welke werknemers?
U moet rapporteren als u 100 of meer werknemers in dienst heeft. Volgens het besluit telt iemand als werknemer mee, wanneer hij/zij op 1 januari bij u in dienst is met een contract dat 20 of meer uren betaald werk per maand garandeert. Komt iemand na 1 januari in dienst, dan telt deze werknemer niet mee voor de rapportageverplichting. Maar als uw organisatie onder de rapportageverplichting valt, dan moet u rapporteren over alle gereisde kilometers van uw werknemers, dus ook over de kilometers van werknemers die na 1 januari in dienst zijn getreden.

Welke gegevens moet u indienen?
De gegevens die u moet indienen, kunt u zien in onderstaande tabel uit de handreiking. U vult steeds het totaal aantal gereisde kilometers van al uw werknemers samen per kalenderjaar in. Het gaat om ritten met een start en/of eindpunt in Nederland. Vliegreizen vallen niet onder de rapportageverplichting.

• Onder jaarkilometers wordt verstaan ‘het totaal aantal kilometers dat alle werknemers samen in een jaar reizen voor woon-werk- of zakelijke redenen’.
• In de categorie ‘elektrisch’ vallen ook auto’s die volledig op waterstof rijden.
• Op het digitaal formulier is het mogelijk om brandstoffen verder uit te splitsen in LPG, aardgas/CNG, et cetera, maar dat is niet verplicht.
• Verder wordt het openbaar vervoer niet uitgesplitst naar type (trein, bus, tram, metro).
• Bij declaraties van ov-reizen wordt alleen gevraagd naar het gedeclareerde bedrag voor vervoersbewijzen. Dit bedrag wordt automatisch omgerekend naar aantal kilometers en CO2 -uitstoot.

MIS NIKS: Abonneer je op de gratis Personeelsnet-nieuwsbrief

Doorsturen: