02 april 2024 16:18 Ziekteverzuim en re-integratie Privacy-AVG

Videobellen voor een ziekmelding? Werkgever gaat daarmee snel in de fout

Medewerkers die zich ziek melden, moeten dat meestal doen door ’s ochtends kort met hun leidinggevende te telefoneren. Daarbij moet de manager erg opletten, want medische gegevens mag de organisatie op geen enkele manier verwerken, dat moet u aan de bedrijfsarts overlaten. Nu we meer gewend zijn geraakt aan videobellen, zijn er organisaties die willen dat de medewerker zich ook bij ziekte op die manier afmeldt voor het werk. Maar mag een werkgever dat wel verplichten, videobellen voor een ziekmelding? Want voor je het weet, zit de manager toch (onbewust) te beoordelen hoe ziek de medewerker aan de andere kant van het scherm eigenlijk is.

Die vraag behandelde internetjurist Arnoud Engelfriet van juridisch adviesbureau ICTRecht in zijn lezenswaardige weblog Ius Mentis. De vragensteller meldde daarbij ook nog, dat zij de indruk heeft dat het bedrijf videobellen verplicht stelt om daarmee ‘aanstellers bij de ziekmelding eruit te filteren’.

Wat mag u wel en niet vragen bij de ziekmelding?
De wet is bijzonder duidelijk: de privacy van de werknemer staat voorop. U mag als werkgever geen enkel medisch gegeven verwerken, dus ook niet ‘onschuldige’ dingen als ‘koorts’ of ‘gebroken enkel’. Dat geldt ook als de werknemer ‘spontaan’ melding doet van het ziektebeeld. Vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte mag u niet, dat mag alleen de bedrijfsarts of de Arbodienst. Als u dat toch doet, hoeft de werknemer die vraag niet te beantwoorden. En als er toch een antwoord komt, mag u dat dus niet noteren of opslaan.

In het ziekmeldingsgesprek mag de manager wel vragen wanneer de medewerker denkt weer beter te zijn en of er iets geregeld moet worden op het werk door de uitval van de medewerker. Vragen naar de mogelijkheden en beperkingen van de medewerker mag u ook niet, maar u kunt natuurlijk wel zaken faciliteren als de medewerker zelf aangeeft met wat hulp tóch te kunnen werken. Hierdoor leidt het ziekmeldingsgesprek dan uiteindelijk dus niet tot een officiële ziekmelding.

Welke gegevens mag u noteren bij de ziekmelding?

In het verzuimprotocol van de organisatie is meestal geregeld dat de Arbodienst of bedrijfsarts contact opneemt met de zieke medewerker. Daaronder kan ook een huisbezoek vallen.
U mag bij een ziekmelding de volgende zaken noteren:

het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
de vermoedelijke duur van het verzuim;
de lopende afspraken en werkzaamheden;
of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij/zij valt), omdat dan een uitkering bij UWV moet worden aangevraagd;
- vangnetbepalingen zijn: zwangerschap, orgaandonatie, arbeidsongeschiktheidsverleden en ouderen die onder de no-riskpolis vallen;
of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

Videobellen bij ziekmelding is gewoon geen goed idee
Terug naar de vraag aan internetjurist Arnoud Engelfriet of videobellen mag om ‘aanstellers’ eruit te vissen bij een ziekmelding. Zijn antwoord daarop is duidelijk: een verzuimprotocol volgen is prima, maar zelf beoordelen of een werknemer ziek is mag gewoon nooit. Er zit volgens hem logica in de verplichting om te bellen bij de ziekmelding, omdat de werkgever dan snel van alles moet regelen.
Maar videobellen voegt daar een ongewenst element aan toe, namelijk dat de manager wellicht (onbewust) gaat beoordelen of de werknemer er ziek uitziet. Zo wordt het ziekmeldingsgesprek een keuringsgesprek en ‘dat laatste is simpelweg niet de bedoeling’, stelt Engelfriet.

Engelfriet: ‘ziek is ziek, en de werkgever heeft geen enkele beoordelingsvrijheid daarin.’ Hij benadrukt daarbij dat de ziekte duurt tot de werknemer terugkeert of de bedrijfsarts zegt dat de werknemer weer kan werken. 'Hierin kent de wet geen enkele nuance of ruimte voor de werkgever om een “eerste inschatting” te doen of om ziekmeldingen te weigeren.’ Alleen als de werknemer zelf vertelt dat er een andere reden is voor het ziekteverzuim, mag de werkgever de ziekmelding weigeren. Bijvoorbeeld als de werknemer aangeeft dat er onenigheid is op het werk, of dat een familielid ziek is waarvoor gezorgd moet worden. Want daar zijn natuurlijk andere oplossingen voor in het personeelsbeleid.

Verzuimprotocol moet redelijk zijn
In de reacties, wijzen mensen erop dat zij soms zodanige lichamelijke klachten hebben, dat zij echt niet kunnen videobellen (zoals bij migraine). Een ander stelt dat ‘je privacy eraan gaat’ als je moet videobellen terwijl je misschien symptomen hebt waardoor de manager (onjuiste) medische conclusies zou kunnen trekken (blaasjes in het gezicht: wat zou dat nou kunnen zijn?).

Een andere lezer reageert dat de werkgever wellicht sancties oplegt als je de ziekmelding niet doet met videobellen. Volgens Engelfriet zou zo’n sanctie in het verzuimprotocol bij de rechter geen stand houden: ‘Als jij ziek bent en niet verder komt dan een telefoontje of een appje, dan is dat volstrekt redelijk en geen rechter die dan een loonopschorting gerechtvaardigd zal vinden.’ Tenslotte is er ook een lezer die er terecht op wijst dat de OR een rol heeft bij het opstellen of wijzigen van een verzuimprotocol. Want de ondernemingsraad heeft volgens artikel 27 WOR instemmingsrecht op een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid.