22 maart 2021 14:44 Arbo Arbeidsvoorwaarden Hybride werken Hybride werken

Voorbeelden: Dit mag u vergoeden voor de werkplek thuis

De Belastingdienst krijgt veel vragen van werkgevers over wat zij mogen vergoeden aan hun thuiswerkende medewerkers, zonder dat ze daarvoor een enorme belastingaanslag aan hun broek krijgen. Daarom zijn de vergoedingsmogelijkheden voor de thuiswerkplek nog eens op een rijtje gezet, met daarbij enkele praktijkvoorbeelden.

U kunt als werkgever binnen de Werkkostenregeling (WKR) ruimte zoeken voor uw thuiswerkende medewerkers. U kunt een thuiswerkvergoeding geven, maar ook een goede bureaustoel vergoeden, of een daglichtlamp. U bent tenslotte in principe ook verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden op de thuiswerkplek.

Gerichte vrijstellingen en arbovoorzieningen
Binnen de WKR zijn er gerichte vrijstellingen voor Arbovoorzieningen, gereedschappen, computers en ook voor smartphones en tablets. Voor deze laatste voorzieningen geldt wel dat ze moeten voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium uit het Handboek Loonheffingen paragraaf 20.1.7 (noodzakelijkheidscriterium) en paragraaf 20.1.9 (Arbovoorzieningen).

Als het niet gaat om een Arbovoorziening, of deze niet noodzakelijk is volgens de normen van de Belastingdienst, moet u deze onderbrengen in de vrije ruimte. Let wel op, want als u de vrije ruimte overschrijdt, moet de werkgever 80% eindheffing afdragen.

Voorbeelden van fiscale gevolgen thuiswerkvoorzieningen
De belastingdienst geeft nu enkele praktijkvoorbeelden van thuiswerkvoorzieningen en de fiscale gevolgen ervan.

Vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur

Alle werknemers ontvangen een vergoeding van € 500 voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

Zonder factuur komt de vergoeding van € 500 ten laste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen voor Arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.

Vaste thuiswerkvergoeding

Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2 per dag zijn. Deze kosten zien op koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

De vaste vergoeding van € 2 per dag komt ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.

Kosten internet

Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting nodig heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Dit geldt ook als de werkgever slechts een deel van de internetkosten vergoed. Dit kan bijvoorbeeld bij een deeltijdmedewerker voorkomen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is dan geen loon.

Internet in 3-in-1-pakket

Een werkgever kan de kosten van internet thuis aan zijn werknemer vergoeden als dat voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. Vaak heeft de werknemer een abonnement voor een 3-in-1-pakket met internet, telefoon en televisie. In dat geval moet de werkgever uitzoeken wat een enkel internetabonnement kost en alleen dat gedeelte vergoeden, om onder de gerichte vrijstelling te vallen.

Als de werkgever het hele 3-in-pakket vergoedt, is het overige deel belast loon. Als de werkgever het aanwijst als eindheffingsloon, gaat het af van de vrije ruimte.

Abonnementskosten (mobiele) telefoon

Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. De gerichte vrijstelling geldt ook als de werknemer een eigen bijdrage voor het abonnement voor de mobiele telefoon betaalt.