Het opleggen van geheimhouding aan de OR is een bijzondere activiteit, waar u terughoudend mee moet zijn. De reden voor het opleggen van een geheimhoudingsplicht moet goed uitlegbaar zijn.

OR-leden weten veel van de organisatie. Zij moeten daarom voorzichtig omgaan met de kennis die zij hebben. Deze mag bijvoorbeeld niet ‘per ongeluk’ bij de een concurrent terechtkomen. OR-leden moeten dus terughoudend zijn om op informele momenten kennis te delen over de organisatie, net zoals dat geldt voor HR-professionals of mensen van de Financiële administratie.

Geheimhouding opleggen
De bestuurder kan de OR ook nadrukkelijk geheimhouding opleggen, volgens artikel 20 van de WOR. Bijvoorbeeld bij het bespreken van beursgevoelige informatie, bij een ophanden zijnde fusie, of over de ontwikkeling van een bijzonder nieuw product.

De OR-leden, de (ambtelijk) secretaris, ingestelde commissies en geraadpleegde deskundigen zijn dan verplicht tot geheimhouding van alle zaken- en bedrijfsgeheimen die zij in de OR te horen krijgen. Dat geldt ook voor andere zaken waarvan zij, in verband met opgelegde geheimhouding, het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.

Voor wie, wat en hoe lang
De bestuurder moet de geheimhouding zoveel mogelijk vóór de behandeling van de betrokken aangelegenheid opleggen. Daarbij moet hij vermelden welke gegevens onder de geheimhouding vallen en voor welke periode de geheimhouding geldt. Daarbij kan de bestuurder ook aangeven met welke personen wel informatie mag worden gedeeld.

De geheimhoudingsplicht blijft gelden, ook als het lidmaatschap van de ondernemingsraad of commissie is beëindigd en ook als de betrokken werknemer niet meer bij de onderneming werkt. In lid 3 van het WOR-artikel, staat overigens dat de geheimhoudingsplicht niet geldt tegenover personen die gerechtelijk onderzoek doen naar de gang van zaken in de onderneming.